Пошук  

   

Рубрики  

   

Рекомендуємо відвідати  

       У 2012 році в міській раді
         запроваджено систему
           управління якістю

   

Увійти/Вийти  

   

    

                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                    Рішення  виконавчого комітету 

                                                    міської ради

                                                    06.04.2017 № 63

 

Регламент

виконавчих органів Соледарської міської ради

 

              І. Загальні засади

1. Регламент виконавчих органів Соледарської міської ради (далі – Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Соледарської міської ради (далі – виконкому), відділів, служб та інших виконавчих органів Соледарської  міської ради (далі – виконавчих органів міської ради). 

2. Регламент є нормативно-правовим актом, розробленим на основі чинного законодавства України, що визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради щодо реалізації положень Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативно-правових актів; механізм здійснення організаційного, матеріально-технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює їх внутрішній розпорядок роботи.

3. Затвердження Регламенту, внесення змін до нього здійснюється за рішенням виконкому.

4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх виконавчих органів міської ради та їх посадових осіб.

Систематичне невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для застосування до посадової особи заходів дисциплінарного впливу відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексу законів про працю України.

ІІ. Виконавчий комітет та інші виконавчі органи Соледарської міської ради. Розподілобов’язківміжміським головою, секретарем міської ради,  заступниками міськогоголови, керуючим справами виконавчого комітету

5. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, що утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

6. Виконавчий комітет міської ради є  підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади – підзвітним і підконтрольним  відповідним органам виконавчої влади.

7. До складу виконавчого комітету входять за посадою: міський голова, заступники міського голови, секретар міської  ради, старости та керуючий справами виконавчого комітету. Інші члени виконкому затверджуються міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, інших осіб.

8. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. 

9. Управління, відділи, служби, бюро, створені міською радою для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчих органів міської ради, – виконавчі органи міської ради.

Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконавчому комітету, міському голові табезпосередньо за розподілом обов’язків  заступникам міського голови, секретарю міської ради,  керуючому справами виконавчого комітету.

Порядок роботи й повноваженнявиконавчих органів міської ради визначаютьсяПоложенням про відповіднийвиконавчий орган, затвердженимрішеннямміської ради.

10. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади за розпорядженням міського голови.

11. Діловодство  у  виконавчих органах міської ради ведеться державною мовою.

12. Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів  здійснюється відповідно загальним відділом та відділом бухгалтерського обліку та звітності.

13. Розподіл обов’язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету здій­снює міський голова не пізніше одного місяця з дня реєстрації його на посаді з визначенням:

їх повноважень і функцій;

виконавчих органів, діяльність яких ними  координуватиметься;

переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень;

порядку заміщення міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету у разі їх відсутності.

ІІІ. Планування роботи

14. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

15. Робота виконавчого комітету проводиться за перспективним (річним) і квартальними планами.

16. План роботи виконкому включає такі основні розділи:

основні організаційні заходи, куди включаються підрозділи з розгляду основних питань  та у порядку контролю за раніш прийнятими рішеннями;

засідання дорадчих органів виконкому та міської ради;

проведення нарад, інших заходів з обов’язковим включенням підрозділу культурно-масових заходів.

17. До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:

 про розгляд проектів програм соціально-економічного і культурного розвитку міста, міського бюджету та підсумки їх виконання;

 про роботу виконавчих органів міської ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконкому, розпоряджень, доручень міського голови, здійсненнявласних(самоврядних) та делегованих повноважень; 

про роботу виконавчих органів міської ради з надання адміністративних послуг;

про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста.

18. Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій. Керівники виконавчих органів міської ради надають пропозиції заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому згідно з розподілом обов’язків не пізніше ніж за 25 робочих днів до дати проведення останнього засідання виконкому у попередньому кварталі.

Пропозиції заступниками міського голови, секретарем міської ради подаються  не пізніше ніж за 22 робочих дні до дати проведення останнього засідання виконкому у попередньому кварталі керуючому справами виконкому.

19. Керуючий справами виконавчого комітету складає проект квартального плану роботи виконкому. Квартальний план роботи виконкому приймається за рішенням виконавчого комітету.

20. Проект рішення про квартальний план роботи виконкому міської ради візується заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, начальником загального відділу, начальником юридичного відділу.

План роботи після його затвердження доводиться до відома виконавців загальним відділом не пізніше п’яти робочих днів.

21. Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, загальний відділ. По закінченню кожного кварталу поточного року, керуючий справами виконкому готує проект рішення щодо  виконання плану роботи за  відповідний квартал та виносить на розгляд виконкому.

22. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за:

 планами роботи основних заходів, що складаються за формою: № з/п, назва заходу, термін виконання, – та затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків;

квартальними (додаток 1) та місячними планами роботи (додаток 2), –що складаються за 5 робочих днів до початку нового року, кварталу чи місяця.

23. З метою координації діяльності виконавчих органів міської ради, організаційний відділ, відповідно до поданих планів роботи на місяць начальниками відповідних виконавчих органів, формує узагальнений місячний оперативний план роботи виконавчих органів міської ради та міського голови. Плани роботи виконавчими органами надаються до організаційного відділу не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку нового місяця.

Оперативний місячний план роботи доводиться начальником організаційного відділу до керівництва міської ради та керівників виконавчих органів міської ради.

24. Плани роботи виконавчих органів міської ради затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Керівники виконавчих органів міської ради ведуть облік виконання планів роботи шляхом проставляння позначок-відміток у планах. Щоквартально до 5 числа за звітним періодом надають письмові звіти про виконання планів роботи секретарю міської ради, заступникам міського голови згідно з розподілом обов»язків та  керуючому справами виконкому.

25. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників.

26. Планування діяльності виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому законами України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», «Про місцеве самоврядування в Україні».

27. Виконавчі органи міської ради під час планування своєї діяльності питання, що потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють в окремий план.

               ІV. Порядок підготовки рішень виконкому

28. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Проекти рішень виконкому та рішення виконкому підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

29. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради, представники державних установ та організацій, громадських організацій, а у разі необхідності вчені, науковці, фахівці необхідної галузі.

30. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови,  покладено організацію підготовки проекту рішення та своєчасне його оприлюднення.

31. Проект рішення виконкому повинен містити:

посилання на ініціативний лист, інформацію, довідку, висновок, акт тощо, підготовлений розробником проекту рішення;

обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання виданих раніше власних розпорядчих документів, виконання доручень керівництва тощо);

посилання на норми чинного законодавства за напрямком діяльності виконавчих органів;

посилання на Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» з вказівкою статей;

джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

всі необхідні візи та погодження;

коментар (за потребою);

план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

якщо рішенням затверджується персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, керівники підприємств, бюджетних установ міста їх кандидатури узгоджуються з обов’язковим відображенням в нормативному акті словами „ за узгодженням ”;

повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

інформацію про те, хто особисто буде організовувати (координувати) чи контролювати виконання документа;

аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами щодо цього  питання і порядок їх вирішення (за потребою).

32. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення.

33. В проекті рішення про відміну чи зміну раніше прийнятого рішення чітко зазначається,  яких саме пунктів стосуються зміни чи доповнення. До такого проекту рішення додається рішення, яке пропонується змінити чи скасувати.

 До проектів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

 34. Проекти рішень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів, виконаних з дотриманням усіх вимог інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. Додатки до проекту рішення виконкому візуються в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша проставлянням прізвища, ініціалів і підпису спеціаліста, що готує проект; підписуютьсякерівником  виконавчого органу (підприємства, організації), що його створив, та керуючим справами виконкому  (у разі його відсутності з поважних причин – посадовою особою, яка його заміщує).

35. Посадові особи, які готують проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документу відповідальними посадовими особами, а саме:

спеціалістом виконавчого органу, що готує проект рішення;

керівником  виконавчого органу, що готує проект рішення;

керівниками інших виконавчих органів, якщо рішення стосується їх діяльності;

заступниками міського голови;

спеціалістом-юрисконсультом.

начальником загального відділу;

керуючим справами виконкому.

Проекти рішень виконкому, підготовлені для подальшого розгляду сесією міської ради, підлягають візуванню начальником організаційного відділу та секретарем міської ради.

Проекти рішень з питань затвердження персонального складу комісії чи робочої групи, до складу яких включені керівники комунальних підприємств, бюджетних установ міста підлягають обов’язковому візуванню ними.

Термін перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту або незгоди посадових осіб з проектом, рішення виконкому підписується з викладенням мотивованої своєї думки у письмовому вигляді.

Проекти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, візуються начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності.

36. Проекти рішень, що за письмовим висновком спеціаліста-юрисконсульта, містять суперечності з нормами чинного законодавства, повертаються посадовим особам, відповідальним за підготовку рішення, на доопрацювання.

Проекти рішень з комплектом документів за 7 календарних днів до дня проведення чергового засідання виконкому надаються керуючому справами виконкому разом з підписаним аркушем погодження.

37. Матеріали, підготовлені на засідання виконкому без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, керуючим справами виконкому не приймаються до розгляду.

V. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

38. Відповідно до п. 3 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

39. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

з основної діяльності, адміністративно-господарської діяльності та з кадрових питань (особового складу, про відрядження, про відпустки).

40. Проекти розпоряджень міського голови готуються посадовими особами у межах їх повноважень. Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться відповідно до чинної інструкції з ведення діловодства Соледарської міської ради. Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб виконавчих органів міської ради подаються міському голові спеціалістом з питань кадрової роботи.

 

41. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції міського голови або посадової особи, що на момент  відсутності заміщає його. На цю посадову особу покладаються обов’язки з організації підготовки та виконання розпорядження, узагальнення інформації про хід виконання документу.

42.Проекти розпоряджень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів. Проекти розпорядженьготуються на папері формату А4 (210 x 297 мм), що мають реквізити з дотриманням усіх вимог чинної інструкції з ведення діловодства Соледарської міської ради.

43. Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. Перша частина міститьпосилання на норми чинного законодавства,обґрунтування та підстави прийняття розпорядження,  друга – доручення, завдання, пропозиції, висновки.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

44.Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. До такого проекту додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

45. До проектів розпоряджень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

46. Посадові особи, які готують проекти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх з задіяними у процесі підготовки та виконання документу, а саме:

керівником виконавчого органу, що готує проект розпорядження;

керівниками інших виконавчих органів; підприємств, установ, організацій комунальної власності, якщо розпорядження стосується їх діяльності;

заступниками міського голови;

начальником юридичного відділу

начальником загального відділу;

керуючим справами виконавчого комітету.

47. Якщо проект розпорядження міського голови стосується:

 фінансових питань, то проект підлягає погодженню начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності;

 комунальної власності – начальником відділу з управління комунальною власністю;

 утворення та затвердження персонального складу комісії чи робочої групи – узгоджується в усній формі з особами, кандидатури яких увійдуть до складу комісій, груп з відображенням цієї згоди в нормативному акті словами „за згодою” або з керівником підприємства, установи, організації (в письмовій формі), в якому працює запропонована посадова особа. Прізвище, ім’я, по батькові та місце роботи, посада вказуються повністю в алфавітному порядку.

У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту або незгоди посадових осіб з проектом розпорядження, аркуш погодження підписується з викладенням мотивованої своєї думки у письмовому вигляді.

48. В проекті розпорядження чітко зазначаються завдання, виконавці, терміни виконання та посадові особи, які здійснюють контроль за виконанням документу.

  Якщо проект розпорядження міського голови містить комплексне завдання, у виконанні якого задіяні кілька виконавчих органів міської ради, обов’язковим є зазначення посадової особи, на яку покладається роль координатора з організації виконання документу.

49. Після процедури погодження проект розпорядження подається на підпис міському голові та направляється на реєстрацію в загальний відділ або спеціалісту з питань кадрової роботи.

50. У разі відсутності міського голови розпорядження підписуються  посадовою особою, на яку покладено такі повноваження згідно з законом. Додатки до розпорядження візуються виконавцями та підписуються керуючим справами виконавчого комітету.

51. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження, загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

52. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

53.Загальний відділ протягом 3 робочих днів надсилає враховані копії виконавцям за аркушем «Область розповсюдження». Підписані розпорядження міського голови з питань основної діяльності оприлюднюються виконавцями невідкладно, але не пізніше 5 робочих днів з дня  їх  затвердження.

54. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в загальному відділіта у спеціаліста з питань кадрової роботи (відповідно до розподілу обов’язків) два роки,  після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються протягом  наступних 3 років.Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів розпорядження передаються на зберігання до  міського архіву на постійне зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу.

55. Враховані копії розпоряджень засвідчуються печаткою загального відділу та підписом спеціаліста / начальника загального відділу або спеціалістом з питань кадрової роботи згідно з розподілом обов’язків.

56. У триденний термін з дня підписання розпорядження міського голови, що потребує контролю, працівниками загального відділу вноситься до електронної бази даних. 

VІ. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету

57. Засідання виконавчого комітету скликаються не рідше одного разу на місяць і є правомочними, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України „Про місцеве самоврядування в України”,  заступником міського голови.

Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:

питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконавчих органів міської ради, здійснення делегованих повноважень;

питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами державної влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;

питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;

інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

58. Засідання виконкому проводяться відповідно до плану роботи виконкому та порядку денного, який формує керуючий справами виконавчого комітету та погоджує із міським головою за 22 робочих дні до засідання.

59. Картки з питаннями до порядку денного засідання виконавчого комітету вносяться посадовими особами не пізніше як за 22 робочих дні до засідання.

60. На засідання виконкому вносяться основні заплановані питання та питання виконавчих органів міської ради. Основні заплановані питання, що стосуються важливих проблем у життєдіяльності міста, інтересів значної частини територіальної громади або вимагають для свого розв’язання значних ресурсів, готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.

61. Підготовка основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому може здійснюватися спеціально створеними робочими групами, які очолюють заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.

 Робоча група опрацьовує детальний робочий план підготовки питання.

 Голова робочої групи забезпечує організацію  виконання плану, несе персональну відповідальність за якість підготовки питання на засідання виконкому.

Результати перевірок, з тих чи інших питань, попередньо обговорюються на засіданнях робочих груп, на які запрошуються зацікавлені особи, члени виконкому або представники відповідних виконавчих органів міської ради. Хід засідання роботи робочої групи відображається у протоколі. Робоча група надає рекомендації та може розробити конкретні заходи щодо усунення недоліків, виявлених в ході перевірки.

62. В разі необхідності вивчення громадської думки мешканців міста,  при підготовці основного запланованого питання на засідання виконкому, проводяться громадські слухання.

63. Матеріали з основного запланованого питання, які виносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

проект рішення та аркуш погодження до нього з візами погодження керівників зацікавлених організацій і відповідних виконавчих органів ради;

додатки до проекту рішення (якщо вони є);

довідку по суті питання, підписану працівниками, що її готували та заступником міського голови;

інформацію доповідача, співдоповідача;

матеріали для презентації питання;

список осіб,  запрошених на засідання виконкому;

список осіб, яким запропоновано виступити;

аркуш «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ» з переліком виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття.

64. При розгляді основного запланованого питання доповідачами можуть використовуватися  фотоматеріали.

65. Додаткові питання, що вносяться до порядку денного  засідання виконкому у виключних випадках (питання фінансування, виникнення аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування та інших випадках), розглядаються за наявністю у членів виконкому підготовлених документів. Пропонувати внесення таких додаткових питань до порядку денного засідання виконкому мають право члени виконкому. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом відкритого голосування.

            67. Підготовлені проекти рішень, попередньо погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, начальником загального відділу, начальником юридичного відділу  оприлюднюються виконавчими органами, які їх готують, не пізніше ніж за 20 робочих днів до дати розгляду з метою їх прийняття.

            Порядок денний засідання виконкому, прийняті рішення виконкому оприлюднюються невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня їх затвердження.

            Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров'ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв'язку з цим.

68. Керуючий справами виконавчого комітету контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У разі порушення термінів підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає  про це міському голові. Міський голова приймає рішення про розгляд даного питання чи виключення його з порядку денного.

69. Головує на засіданні виконкому  міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, заступник міського голови з питань житлово-комунального господарства. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від його загального складу.

70. Засідання виконкому проводяться щомісяця, як правило, у перший четвер. Початок засідань – о 10.00 годині.

71. Засідання виконкому проводяться в сесійній залі міської ради. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому покладається на керуючого справами виконкому.

72. На засідання виконкому запрошуються керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міста  відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні в обов’язковому порядку беруть участь начальник загального відділу (складає протокол) та начальник юридичного відділу. Всі запрошені повинні прибути у сесійну залу не пізніше як за 10 хвилин до початку засідання.

73. Інформування про час та місце засідання членів виконкому, представників засобів масової інформації здійснюється загальним відділом.

74. За необхідності міський голова має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень здійснюється не пізніше ніж за 22 робочі дні.

75. Головуючий на засіданні виконкому:

веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

за пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

забезпечує дотримання  регламенту всіма присутніми на засіданні;

вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.

76. Порядок денний затверджується на початку засідання. З основних  запланованих питань доповідають на засіданні заступники міського голови,  керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій і установ, голови робочих груп та комісій. Із співдоповідями можуть виступати голови постійних комісій міської ради та інші.

77. На засіданні виконкому  для доповіді надається:

 при розгляді планових питань – до 30 хвилин;

 при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;

 для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;

 для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

78. Присутні на засіданні виконкому мають право на виступ після надання їм слова головуючим. З одного  і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.

79. Після обговорення, заключного слова доповідача , співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування виносяться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням, головуючий формулює зміст питання, що виноситься на голосування, і у випадку відсутності  заперечень, пропонує розпочати голосування щодо нього.

 Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому.

80. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення відсутні зауваження і на цьому не наполягає жоден з членів виконавчого комітету.

81. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

82. Прийняті рішення на засіданні виконкому з поправками, змінами та доповненнями підписує міський голова.

Доручення, отримані під час засідання виконавчого комітету, оформляються протоколом, підписуються міським головою та доводяться до виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

            83. Підписані рішення реєструються в загальному відділі шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та зазначення дати їх прийняття, після чого, оприлюднюються та розсилаються згідно з аркушем «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ» не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дати їх прийняття. У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, працівниками загального відділу протягом наступних трьох робочих днів проводиться оформлення, засвідчення та надсилання витягу з рішення адресату.

            Датою рішення вважається дата його прийняття виконкомом.

            Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

84. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом двох років, після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються в архіві загального відділу протягом  наступних 3 років.Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів рішення передаються на зберігання  до Бахмутського районного архіву на постійне зберігання.

85.Рішення виконкомуз питань забезпечення життєдіяльності міста, доводяться відділом комунального господарства до відома жителів міста через засоби масової інформації або в  інший спосіб.

86. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу, як правило, начальник. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 15 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому  присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

87. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Враховані копії  рішень засвідчуються печаткою загального відділу.Протоколи засідань виконкомузберігаються в загальномувідділі два роки, після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються в архіві загального відділу протягом  наступних 3 років.Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів протоколи передаються на зберігання до  Бахмутськогорайоного архіву на постійне зберігання.

VІІ. Порядок підготовки та прийняття регуляторних актів

88. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами міської ради, міським головою відповідно до Закону України „Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України „Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта”.

89. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, що або окремі положення яких спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові оприлюднюються разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань. Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений п.90 Регламенту. Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта виконавчим органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;

визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;

визначити цілі державного регулювання;

визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;

аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;

описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;

обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторним актом, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;

оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;

оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

визначити показники результативності регуляторного акта;

визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

90. Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюються шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації, визначених розробником цього проекту, або шляхом розміщення на сторінці офіційного веб-сайта Соледарської міської ради.

91. Обов’язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

92. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями розробникові цього проекту для розгляду.

93. Регуляторний акт не може бути прийнятий міською радою, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

відсутній аналіз регуляторного впливу;

проект регуляторного акта не був оприлюднений.

94. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

виконання заходів з відстеження результативності;      

            підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.  

Для відстеження результативності регуляторних актів можуть бути використані статистичні дані та дані наукових досліджень і соціологічних опитувань.

Одержані при здійсненні повторного відстеження результативності значення показників результативності порівнюються із значеннями цих показників, що були одержані при здійсненні базового відстеження. Періодичні відстеження результативності здійснюються з метою перевірки сталого досягання регуляторним актом цілей, задекларованих при його прийнятті, після здійснення повторного відстеження результативності цього регуляторного акта.

Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до дня набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження результативності може бути здійснене після набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження результативності цього акта.

Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше двох років з дня набрання чинності цим актом або більшістю його положень, якщо рішенням регуляторного органу, який прийняв цей регуляторний акт, не встановлено більш ранній строк.

            Періодичні відстеження результативності регуляторного акта здійснюються раз на кожні три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.

Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта забезпечується виконавчим органом міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт.

Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта не може бути більшим ніж сорок п’ять робочих днів.

Виконавчий орган міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт, готує звіт про відстеження результативності цього регуляторного акта та не пізніш як у десятиденний строк з дня підписання цього звіту, оприлюднює його у спосіб, передбачений п. 90 регламенту.

               VІІІ. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови та доручень

95. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, його заступників покладається на начальника загального відділу міської ради.

Доручення міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому та керівників виконавчих органів міської ради щодо надання інформації або виконання певних заходів для вирішення поставлених завдань надається у письмовій або усній формі.

Організація та стан контролю за виконанням доручень апаратної наради при міському голові покладається на загальний відділ.

96. Фактичний контроль за виконанням рішень, розпоряджень та доручень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради у межах їх компетенції.

97. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень та доручень покладається на посадових осіб, до повноважень та функціональних обов’язків  яких відносяться  питання, що містяться в документах.

98. Начальник загального відділу у триденний термін після засідання виконкому, формує окремий перелік рішень виконкому, що підлягають  контролю .

99. Контролю підлягають рішення виконкому, які приймаються на виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, загальнодержавних, загальноміських програм, міських планових питань, виділення коштів з резервного і цільового фондів; стосуються роботи виконавчих органів міської ради, стану виконання галузевих питань; розрахунків, погашення заборгованості, розвитку інфраструктури міста тощо; затвердження планів роботи, заходів тощо; внесення змін в рішення (про бюджет, в положення тощо); внесення   питань на розгляд сесії міської ради та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки, порядок виконання та відповідне виділення бюджетних асигнувань.

100. Загальний відділ в останній четвер місяця надає інформацію керуючому справами виконкому про стан виконання контрольних документів для подальшого інформування на апаратній нараді при міському голові.

101. Рішення, розпорядження, що підлягають контролю та направляються виконавцям, містять позначку „Контроль”. Наявність такої позначки на документі  офіційно підтверджує  включення даного акту в перелік документів, що підлягають контролю.

102. Загальний відділ готує зведені інформації про хід виконання рішень, розпоряджень, доручень дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень, доручень, веде електронну базу даних.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, доручень без поважних на те причин, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

103. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання розпорядчих документів у загальний відділ за 3 дні до визначених контрольних строків  в документі, а про хід виконання рішень, розпоряджень довгострокової дії – запідсумками кожного календарного року в січні. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень.

Інформація та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень, доручень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

104. У разі неможливості виконати розпорядчий документ у встановлені терміни, особа, на яку покладено контроль, за 22 дні до визначених контрольних термінів, у письмовій формі вносить міському голові обґрунтовану пропозицію щодо продовження строку виконання.

105. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, строки виконання погоджуються та визначаються:

рішень – виконавчим комітетом,

розпоряджень і доручень – міським головою.

106. Контроль за виконанням протокольних доручень, наданих членами виконкому на засіданнях виконкому, здійснюється загальним відділом. Відповідальність за виконання доручень покладається на  посадових осіб, яким надані такі доручення.

107. Здійснення контролю за виконанням доручень міського голови покладається на загальний відділ.

108. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень та доручень є наявність письмової резолюції посадової особи, на яку покладено контроль виконання.

               ІХ. Організація роботи з документами вищих органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

109. Організація роботи з документами вищих органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується загальним відділом у порядку, визначеному цим регламентом.

110. Документи вищих органів виконавчої влади реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – заступнику міського голови  з питань житлово-комунального господарства або виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 09.00 години наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

111. Документи з резолюціями міського голови, а в разі його відсутності – заступника міського голови з питань житлово-комунального господарства або виконуючого обов’язки міського голови беруться на контроль загальним відділом для забезпечення їх виконання.

112. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому у межах їх компетенції.

113. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання цих документів.

114. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися, рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

115. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, здається у загальний відділ для списання.

116. Документи органів виконавчої влади  знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією міського голови „До справи” або „Зняти з контролю”.

               Х. Організація роботи з документами організацій, підприємств і установ та порядок  контролю за їх проходженням і виконанням

117. Усі документи адресовані міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому, начальникам виконавчих органів міської ради приймаються і реєструються у загальному відділі, а вся вихідна документація (надалі – документи) за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, начальників виконавчих органів міської ради приймаються і реєструються секретарем керівника міської ради згідно з вимогами діючої інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. 

Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної  адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

На кожний документ, що надійшов від підприємств, установ та організацій оформляється реєстраційно-контрольна картка встановленого зразка та працівниками загального відділу ведеться електронна база даних.

118. Документи реєструються у загальному відділі один раз – удень отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це робиться відмітка у відповідному журналі загального відділу.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

119. У подальшому, у відповідному журналі загального відділу фіксуються всі резолюції, пов’язані з виконанням документа.

120. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків, подає їх заступникам міського голови, керуючому справами для подальшого розгляду.

121. З документами, відібраними на розгляд міському голові, попередньо ознайомлюється керуючий справами виконкому.

122. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

123. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція складається з елементів відповідно до вимог діючої інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. 

У разі коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо резолюцією не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

124. Після повернення документа з резолюцією міського голови він передається у загальний відділ та виконавцям. 

125. На документі, взятому на контроль, в правому верхньому кутку першого аркуша та реєстраційно-контрольної картки ставиться позначка „Контроль”, поруч з яким зазначається  строк виконання документа.

Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється за оригіналами документів.

126. Під розписку оригінал документа передається на виконання особі вказаній в резолюції. Якщо резолюцією виконання документа було доручено одній особі, то вона одночасно вважається і головним, і безпосереднім виконавцем документа.

127. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою або особа, визначена в резолюції. Для виконання резолюції цій особі надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання виконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 3 дні до встановленого терміну.

128. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

129. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або особа, яка його заміщує.

130. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка виконує її обов’язки.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено міським головою  за обґрунтованою пропозицію виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати  документ у встановлений термін неможливо. Якщо питання, зазначені в документі взяті на контроль за дорученням міського голови або заступників міського голови  і потребують довготривалого терміну виконання, то інформація про хід виконання такого документа подається у загальний відділ щомісячно.

131. Якщо міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді робить запис „Зняти з контролю”, підписується і зазначає дату посадова особа, яка написала резолюцію. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до контрольної картки.

Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді.

Не допускається зняття з контролю документа, коли даються обіцянки, чи вказуються строки виконання робіт, а самі роботи ще не закінчені, чи не виконані. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті або неправильно оформленою, то працівники загального відділу повертають її  виконавцю на доопрацювання.

132. Відповідальність за ведення контрольних картотек несе начальник загального відділу.

Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється згідно з резолюцією міського голови лише через загальний відділ під розписку.

133. Роботу з електронною поштою здійснює загальний відділ, як правило, спеціаліст, на комп’ютері якого встановлено відповідну програму. Спеціаліст загального відділу приймає, реєструє в журналі електронну пошту та веде технічний контроль за її виконанням. 

В обов’язки спеціаліста входить:

            виконання безпосереднього процесу прийому-передачі пошти;

            реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації. 

           Матеріали для пересилання електронною поштою приймаються від посадових осіб в електронному вигляді на Usbнакопичувачі. У друкованому вигляді інформація приймається тільки у випадку відсутності доступу відправника до електронного першоджерела надрукованої інформації.

           Для пошти, що надійшла безпосередньо на адресу міського голови (заступників міського голови) або виконкому міської ради, надіслати електронну копію листа до загального відділу для подальшої роботи як із звичайним документом (у випадку одержання великих баз даних, графічних файлів питання про створення друкованих копій вирішується в робочому порядку). 

           Офіційною електронною адресою вважається та, що вказана в розділі «Контакти» на офіційному веб-сайті Соледарської міської ради.

               ХІ. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних документів

134. Вихідні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

135. Обов'язковим реквізитом  вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені та поштова адреса.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

136. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства.

На всіх примірниках вихідного документа зазначається прізвище, ім’я, по батькові та номер службового телефону його виконавця.

137. Організаційно-розпорядчі вихідні документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів друкуються на бланках Соледарської міської ради встановленого зразка відповідно до діючої інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. 

138. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах.

Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючим справами виконкому, візуються у встановленому цим пунктом порядку у разі наявності виконавця.

Віза складається з прізвища, ім’я, по батькові посадової особи-виконавця, його особистого підпису та номера службового телефону.

139. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, інших нормативних актів органів державної влади, рішень Артемівської райдержадміністрації, Бахмутської районної ради , що направляється відповідно голові обласної ради, голові обласної державної адміністрації  , голові районної ради  підписується міським головою, а у разі його відсутності – виконуючим обов’язки голови або заступником міського голови з питань житлово-комунального господарства.

140. Вихідні  документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис не менше ніж у двох примірниках при наявності необхідних віз. А у разі необхідності взяття на контроль вихідного документу – у трьох примірниках.

141. На підпис міському голові документи подаються керуючим справами виконкому щоденно о 16.30 годині, а у разі неможливості – наступного дня о 8-ій годині. Подані до загального відділу, після 16 години документи передаються на підпис міському голові  наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

142. Усі документи, що надсилаються, приймаються і реєструються у відповідному журналі секретарем керівника щоденно, крім вихідних та святкових днів. Документи, що надійшли до 16 години, надсилаються адресатам цього ж дня.

143. Перед відправкою секретарем керівника перевіряється:

 правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

наявність підпису, посади і прізвища посадової особи, яка підписала документ;

наявність адреси і поштового індексу, заголовка документа;

наявність прізвища, ім’я, по батькові посадової особи-виконавця, його особистого підпису та номера службового телефону.

Неправильно та неякісно підготовлені документи не приймаються і відправляються на доопрацювання.

144. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням або через кур»єра. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Виконавчим органам міської ради, деяким іншим установам документи доставляються під розписку після 15 години працівником загального відділу.

145. Вихідні документи (подання, пропозиції, прохання), службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, та інші документи, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль посадовими особами – виконавцями.

146. Контроль за термінами, повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, начальників виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

ХІІ.  Організація роботи по забезпеченню діяльності міської ради

147.Соледарська міська рада створює сприятливе виробниче середовище для посадовців, необхідне   для досягнення відповідності вимогам до послуг, і управляє ним:

доброзичливий соціально-психологічний клімат;

хороші виробничі умови (вентиляція, кондиціонування, ергономічні робочі місця.

148. Координація роботи виконавчих органів ради по організаційному, правовому, інформаційному, аналітичному, матеріально-технічному забезпеченню діяльності міської ради здійснюється секретарем міської ради.

149. Організаційний відділ міської ради складає і в установленому порядку вносить на розгляд міського голови проекти планів роботи міської ради, координує роботу постійних комісій, виконавчих органів міської ради по забезпеченню їх реалізації; організовує проведення засідань депутатських зборів, навчання депутатів міської ради; аналізує діяльність міської ради, депутатів, постійних комісій, передає цю інформацію для висвітлення засобам масової інформації; сприяє комісіям по виборах у здійсненні ними своїх повноважень; приймає та реєструє звернення, листи, запити виборців до депутатів та постійних комісій міської ради; приймає та реєструє депутатські запити та звернення до виконавчих органів міської ради.

150. Вирішення інших питань, пов'язаних із організаційним, матеріально-технічним та іншим забезпеченням діяльності міської ради здійснюється виконавчими органами міської ради відповідно до їх компетенції у визначеному цим Регламентом порядку.

151. Організаційний відділ міської ради готує проекти розпоряджень міського голови про скликання сесій ради; отримує і узагальнює пропозиції щодо порядку денного сесій ради; підтримує зв'язок з депутатами міської ради, повідомляє депутатів про проведення сесій, засідань постійних комісій ради та про інші заходи, що проводитимуться за їх участю, попередньо уточнює можливості депутатів брати в них участь; збирає пропозиції, складає і погоджує списки осіб, яких необхідно запросити, запрошує їх на сесії, засідання постійних комісій ради та інші заходи; здійснює контроль за роботою із запитами, запитаннями, зауваженнями і пропозиціями депутатів міської ради, що надійшли під час сесій та в інший період, здійснює підготовку сесійної зали.

152. Доведення до відома депутатів міської ради та інших адресатів розпоряджень міського голови про скликання сесій ради, друкування, розмноження і надсилання депутатам та іншим адресатам проектів рішень з питань, що пропонуються для розгляду на сесіях, інших документів, необхідних для забезпечення роботи міської ради, протоколювання сесій, організаційне забезпечення роботи сесій ради, оформлення розмноження і доведення до виконавців прийнятих міською радою рішень, зберігання оригіналів рішень, протоколів сесій міської ради та матеріалів до них здійснюється організаційним відділом міської ради.

153. Розпорядження міського голови про скликання сесій ради доводиться до  відома депутатів  ради,  виконавчих органів міської ради, установ, організацій та населення міста, як правило, не пізніше ніж за 10 днів до їх проведення. Організаційний відділ міської ради забезпечує доведення цього розпорядження до відома населення об»єднаної громади через  офіційний веб-сайт Соледарської міської ради.

154. Прийняті сесією міської ради рішення у термін 5 календарних днів з дати їх прийняття доводяться до виконавців.

155. Контроль за виконанням рішень сесій міської ради здійснюється організаційним відділом міської ради.

156. Організаційний відділ міської ради у десятиденний строк після проведення сесій міської ради узагальнює висловлені депутатами зауваження і пропозиції, забезпечує їх надсилання для розгляду відповідним установам, організаціям, посадовим особам для відповідного реагування.

Відповідальність за реагування на депутатські запити, запитання, зауваження і пропозиції несуть особи, яким доручено їх розгляд і вирішення. Контроль за строками та повнотою розгляду і вирішення цих документів здійснюється організаційним відділом міської ради.

157. Протоколи сесій міської ради оформляються організаційним відділом міської ради протягом 10 днів з дня проведення сесій.

Оригінали протоколів сесій міської ради зберігаються у організаційному відділі міської ради протягом скликання, після чого передаються на зберігання до Бахмутського районного  архіву. Відповідальність за зберіганняпротоколівсесійміської ради покладається на начальника організаційноговідділуміської ради.

               ХІІІ. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

158. Міська рада має гербову печатку встановленого зразка діаметром 45 мм, виготовлення якої забезпечується загальним відділом у встановленому порядку.

159. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою є міський голова.

160. За розпорядженням міського голови, гербова печатка передається керуючому справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, яка його заміщує.

            161. Гербовою печаткою засвідчуються:

            підписи міського голови на оригіналах рішень міської ради та виконкому, розпоряджень міського голови; листах тощо;

            підписи секретаря міської ради,  заступників міського голови та керуючого  справами виконкому,  начальників виконавчих органів міської ради;

            підпис посадової особи на документах,  що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними  цінностями.

            Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначений у додатку 9 діючої інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. 

162. Відбиток печатки загального відділу міської ради ставиться на врахованих копіяхдокументів, щонадсилаються в інші установи, та на розмноженихпримірникахрозпорядчихдокументів у разірозсилання. Відповідальність за зберігання і законність користування цією печаткою і штампом міської ради несе начальник загального відділу.

         163.Відбиток печатки ставиться таким чином, щобвінохоплювавостанні кілька літер  найменування посади особи,  яка підписала документ,  але  не  підписпосадової особи, або на окремовиділеному для цьогомісці з відміткою„МП”.  

         164. Розпорядженням міського голови  визначається порядок використання, місце зберігання печаток міської ради і посадові особи, відповідальні за їх  зберігання,  а  також  перелік  осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

         Облік видачі печаток і штампів міської ради ведеться загальним відділом.

165. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

166. Виготовлення бланків міської ради забезпечується загальним відділом за зразками, передбаченими Інструкцією з діловодства та державним  стандартом.

167. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотної сторони секретарем керівника або працівниками загального відділу при відправці кореспонденції.

168. Копіювання бланків листів міської ради не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

169. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом у встановленому порядку.

170. Документи, складені на бланках міської ради, підписуютьсяміським головою, секретарем міської ради, заступниками міськогоголови та керуючим справами виконкому.

               ХІV. Організація роботи з кадрами

171. У роботі з кадрами міська рада керується Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про службу в органах місцевого самоврядування”, „Про державну службу”, Кодексом Законів про працю України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та рекомендаціями Національного агентства України з питань державної служби, розпорядженнями обласної державної адміністрації, рішеннями обласної та міської рад, розпорядженнями міського голови, рішеннями виконкому та цим регламентом.

172. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування міська рада керується також відповідними рекомендаціями Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Пенсійного фонду України та іншими нормативними документами.

173. Організацію роботи з кадрами у міській раді та ведення кадрового діловодства здійснюють головний спеціаліст з кадрової роботи , спеціаліст  І категорії з кадрової роботи (далі – кадрова служба), які розробляють річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснюють заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

174. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно. У разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених міською радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

175. На службу в виконавчі органи міської ради можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту й професійну підготовку, володіють державною мовою в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків.

176. Щомісяця з жовтня по травень у третю середу проводиться навчання працівників виконавчих органів міської ради. План навчання готується начальником юридичного відділу та головним спеціалістом з  кадрової роботи.

177. Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах, самоосвітою тощо.

178. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на головного спеціаліста з  кадрової роботи.

               ХV. Порядок призначення на посади та звільнення з посад

179. Сесія міської ради у відповідності до п.3 та п.4 ст.26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”затверджує персональний склад виконкому.

180. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:
            на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні”;

на посаду секретаря міської ради шляхом обрання міською радою;

на посади заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради шляхом затвердження міською радою;

на посади начальників , спеціалістів відділів, служб та інших працівників міської ради шляхом призначення міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

181. Проведення конкурсу, випробування та стажування при прийнятті на службу в міську раду здійснюється в порядку, визначеному законодавством України про службу в органах місцевого самоврядування.

182. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду без конкурсного відбору.

183. На час відсутності (відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

184. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду та надається головному спеціалісту з  кадрової роботи на перевірку.

185. Відповідно до Порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови , та цього регламенту проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування міської ради (далі – конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад.

Конкурс на заміщення вакантної посади повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до служби в органах місцевого самоврядування громадян України.

186. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад, розпорядженням міського голови утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Очолює конкурсну комісію секретар міської ради. До складу конкурсної комісії входять заступники міського голови,  керуючий справами виконкому,  головний спеціаліст з  кадрової роботи, начальник юридичного відділу, а також окремі представники ПК та виконавчих органів міської ради.

188. Посадова особа місцевого самоврядування підписує текст Присяги, який зберігається за місцем її роботи. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці. 

189. Після прийняття на роботу, як правило, головний спеціаліст з  кадрової роботи працівникам оформляє та видає посвідчення, які входять до номенклатури міської ради.

Звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради здійснюється у встановленому законом порядку. При звільненні службові посвідчення підлягають обов’язковому поверненню.

Інші працівники міської ради, службовці та робочі, приймаються на роботу та звільняються відповідно до Кодексу законів про працю України.

Облік особових справ посадових осіб місцевого самоврядування та особових карток працівників ведеться кадровою службою міської ради.

               ХVІ. Стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради

190. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись стажування терміном до двох місяців.

Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи виконавчих органів міської ради. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста, згода керівників за місцем його основної роботи та міського голови. Працівники, які досягли встановленого Законом України „Про службу в органах місцевого самоврядування” граничного віку, до стажування не залучаються.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку проходження оформляються розпорядженням міського голови.

Особа, яка не є посадовою особою органів місцевого самоврядування або державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради проходить конкурс в установленому порядку.

Посадова особа міської ради після успішного закінчення стажування може бути переведена на службу до виконавчих органів міської ради за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або може бути зарахована до кадрового резерву.

               ХVІІ. Порядок формування кадрового резерву

191. Формування кадрового резерву передбачає добір осіб, які:

спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина;

мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

Кадровий резерв формується з:

посадових осіб виконавчих органів міської ради, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

державних службовців, які бажають перейти на службу в виконавчі органи місцевого самоврядування;

спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою або відповідною радою згідно із Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні”, не формується. 

На посади інших працівників виконавчих органів місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади керівників виконавчих органів міської ради – не менше двох осіб; на посади спеціалістів цих органів – не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву.

Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

192. Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови.

Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно із особистими річними планами, затвердженими керівниками виконавчих органів, де передбачається:

вивчення і аналіз виконання законів України, нормативних актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування;

систематичне навчання шляхом самоосвіти;

періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

стажування протягом не більш як два місяці у виконавчому органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника;

виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

участь у підготовці проектів нормативних актів.

193. Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників виконавчих органів міської ради, покладається на заступників міського голови , секретаря міської ради, керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, на інші посади – на керівників виконавчих органів міської ради.

194. Головний спеціаліст з  кадрової роботи готує списки кадрового резерву, систематично аналізує та узагальнює практику його формування, вносить пропозиції міському голові щодо вдосконалення цієї роботи.

195. Якщо посада до кадрового резерву, на яку зараховано працівника стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу.

Просування по службі посадової особи виконавчих органів міської ради, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за розпорядженням міського голови поза конкурсом.

Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчого органу. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

               ХVІІІ. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування

196. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування (далі – посадові особи) один раз на 4 роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов’язків, визначених положеннями про виконавчі органи міської ради і відображених у посадових інструкціях. Атестація проводиться відповідно до Положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови.

Атестації підлягають посадові особи виконавчих органів міської ради усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов’язки не змінилися.

Не підлягають атестації:

міський голова;

секретар міської ради;

особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік;

молоді спеціалісти;

вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною;

особи, прийняті на роботу на визначений термін.

Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

            197. Для організації та проведення атестації за розпорядженням міського голови утворюється атестаційна комісія у складі голови комісії, секретаря та членів комісії. Головою атестаційної комісії призначається секретар міської ради.

До складу комісії включаються  заступники міського голови , керуючий справами виконкому, головний спеціаліст з  кадрової роботи, окремі начальники виконавчих органів міської ради. Голова атестаційної комісії може залучати до роботи в комісії незалежних експертів.

Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням міського голови, доводяться до відома посадових осіб, які атестуються, не пізніше ніж за місяць до проведення атестації.

Проведенню атестації має передувати підготовча та організаційна робота. Головним спеціалістом з  кадрової роботи готуються пропозиції щодо складу атестаційної комісії, термінів та графіків проведення атестації, визначається кількість та складаються списки посадових осіб, які підлягають атестації; роз’яснюються цілі і порядок проведення атестації; проводиться підготовка необхідних для атестації документів: атестаційний лист попередньої атестації, бланк атестаційного листа чергової атестації та щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув з часу попередньої атестації. У графіках проведення атестації зазначається прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації.

198. Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації та брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування.

Комісія повинна забезпечувати об'єктивний розгляд і професійну оцінку діяльності посадової особи, яка атестується, зокрема щодо виконання покладених на неї службових обов’язків, а також принциповий підхід у підготовці рекомендацій для подальшого використання її досвіду і знань у роботі органу місцевого самоврядування.

Атестація начальників виконавчих органів та посадових осіб, які увійшли до складу комісії, передує атестації інших працівників цих органів.

199. На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика, що підписується начальником виконавчого органу міської ради або заступниками міського голови, секретарем міської ради, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків і подається до комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації.

Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов'язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. 

Посадова особа ознайомлюється зі службовою характеристикою до атестації під час співбесіди.

У разі незгоди з відомостями, викладеними у службовій характеристиці, посадова особа може подати до комісії відповідну заяву, обґрунтування, додаткові відомості щодо своєї службової діяльності.

Посадова особа ознайомлюється із службовою характеристикою під розпис під час співбесіди  з ним його безпосереднього керівника. В ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи працівника, його слабкі місця, визначатися шляхи подолання недоліків. При цьому працівнику має бути надана можливість задавати запитання, коментувати зауваження та висновки щодо його роботи.

200. Під час кожної атестації до комісії подаються щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув після попередньої атестації, а також атестаційний лист попередньої атестації.

На засідання комісії запрошуються посадова особа, яка атестується, та керівник виконавчого органу, в якому працює посадова особа. Якщо посадова особа не з’явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності.

          Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб’єктивізму.

         Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії. У разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи. Голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується.

Голова атестаційної комісії про результати кожного засідання повідомляє міського голову.

201. Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються головним спеціалістом з кадрової роботи. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає міський голова і видає відповідне розпорядження, в якому визначаються заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період.

Рішення про переведення посадової особи за її згодою на іншу посаду або про звільнення з посади приймається міським головою у двомісячний термін з дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного терміну не допускається. Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього терміну не включається.

Посадова особа, визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи відповідно до пункту 2 статті 40 Кодексу законів про працю України.

Спори, що виникають у зв’язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

Рішення комісії може бути оскаржене посадовою особою в установленому законодавством порядку протягом 10 днів з дня його прийняття без урахування терміну тимчасової непрацездатності.

Перевибориміськогоголови не можуть бути підставою для проведення позачерговоїатестаціїпосадових осіб місцевого самоврядування.

202. У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків.

               ХІХ. Щорічна оцінка виконання посадовими особами  покладених на них завдань та обов’язків

203. Щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків проводиться в період міжатестаціями у січні- лютому місяцяхпоточного року за підсумкамиминулого року у порядку, затвердженим розпорядженням міського голови з урахуванням цього регламенту.

Щорічнаоцінка проводиться безпосередніми керівниками виконавчих органів міської ради, ау разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба тощо…) – секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків, а вразі їх відсутності – міським головою.

Щорічна оцінка виконання заступниками міського голови, керуючим справами виконкому покладених на них обов`язків і завдань проводиться міським головою.

Щорічному оцінюванню не підлягають:

міський голова, секретар міської ради,     молоді спеціалісти, посадові особи, які перебувають на займаній посаді менше одного року, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами чи догляду за дитиною, а також особи, прийняті на роботу на визначений термін.

            Щорічна  оцінка  має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості,  на  засадах  законності,  прозорості,  гласності, об’єктивності, неупередженості, рівноправності.

204. Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на  головного спеціаліста  з кадрової роботи  (далі – кадрова служба).

До початку проведення оцінювання кадрова служба має  ознайомити всіх керівників виконавчих органів міської ради з порядком проведення щорічної оцінки, а також  забезпечити  формою бланка щорічної  оцінки.

205. Процедура проведення щорічної оцінкискладається з таких етапів:

            підготовчий період,

            оцінювання,

            співбесіда та підписаннярезультатівобговорення,

            затвердження  результатівоцінювання міським головою,

            заключний етап.

            Підготовчий період включає аналіз безпосереднім  керівником та  посадовою особою виконання завдань та обов’язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про виконавчі органи міської ради, наданих окремих дорученнях у звітний період, а також  встановлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

            Оцінювання здійснюється посадовою особою через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником,  результати якого  заносяться  до  форми бланка щорічної оцінки.

              Оцінювання безпосереднім керівником має бути обґрунтованим, спиратися на  конкретні  приклади  з відзначенням позитивних показників  роботи  посадової особи,  рівня  його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

            За результатами самооцінювання іоцінюваннябезпосереднім керівникомвиставляєтьсяпідсумковаоцінка.

             Підсумковаоцінкавраховуєсамооцінку, оцінкубезпосереднімкерівником та може бути:

            низька– посадоваособа повиннаполіпшити свою роботу, щобуникнути  постійного   втручаннякерівника для корегуваннярезультату їїроботи;

            задовільна– посадоваособа досяглапевнихрезультатів, володієпевнимобсягомнавичок, необхідних для виконанняпосадовихобов’язків, і повинна спрямовувати свою діяльність на тіскладові, щопримушуютькерівника  часом  вносити  корективи в результатироботи;

            добра– посадоваособа досягларезультатівволодіннянавичками й уміннями,  мінімізувалавтручаннякерівника в результатироботи, спрямувалазусилля на   запровадженняінноваційного стилю пошукурішень;

висока– посадова особа перевищилаочікуванірезультати, виявилаґрунтовнізнання і навички,  застосувалаінноваційний  стиль виконаннясвоїхобов’язків і доручень.

Заповнену  форму  бланка  щорічної  оцінки безпосередній  керівник у тижневий термін передає посадовій особі для ознайомлення.  

206. Співбесіда  безпосереднього   керівника   з  посадовою особою   проводиться з метою обговорення результатів оцінки її роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності  підвищення кваліфікації.

              Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і носитирекомендаційний  та  роз’яснювальний  характер з урахуваннямсамооцінкипосадової особи.

               При  проведенні  співбесіди   необхідно   дотримуватися балансу  між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямків з відповідним обґрунтуванням.
               Співбесіда повинна закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і посадовою особою форми бланка щорічної оцінки на   підтвердження  того,  що  результати  оцінювання обговорені.  

               207. Затвердження міським головою результатів щорічної оцінки здійснюється після  ознайомлення з результатами оцінювання.  Міський голова може  висловити  свої зауваження та пропозиції, а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди.

               208. Заключний етап включає в себе перевірку кадровою службою повноти заповнення форми бланка щорічної оцінки і долучення її до особової справи посадової особи.

               Кадрова служба аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і  готує проект  розпорядження міського голови з питань кадрового менеджменту. Зазначені висновкивраховуються при складаннірічних планів роботи з кадрами, визначенніщорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку,  перепідготовку і підвищеннякваліфікаціїпосадовихосіборганівмісцевогосамоврядування, плануванніїхкар’єри.

                209. Результати щорічної оцінки повинні враховуватися при атестації посадових осіб, розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, встановленні  передбачених законодавством грошової винагороди,  надбавок, премій або змін їх розміру,  формуванні кадрового резерву та інших питань проходження служби в органах місцевого самоврядування.

                       ХХ.Граничнийвікперебуванняна службів органах
          місцевого самоврядування 
      210.Граничнийвікперебуванняна службів виконавчих органах міської ради становить 65 років. Ці обмеженняне 
поширюютьсяна посадовихосібмісцевогосамоврядування, які обираютьсяна відповідніпосади. Після досягненняграничного 
вікуперебуванняна службіпосадовіособи за   рішенням міськогоголови  можуть  бути залишеніна посадах радників чи 
консультантів (патронатна служба), якщотакіпосади передбаченіштатнимрозписом, на умовахстрокового трудового  
договору. 

               ХХІ. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб, службовців та інших працівників виконавчих органів міської ради

211. На кожну посаду відповідно до штатного розпису розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов»язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадові обов’язки  заступників міського голови,  керуючого справами виконавчого комітету затверджуються розпорядженням міського голови.

Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради.

Посадові інструкції працівників виконавчих органів міської ради, у тому числі їх керівників, розробляються і підписуються їх безпосередніми керівниками та затверджуються міським головою,  заступниками міського голови, секретарем міської ради, , керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.

Посадові інструкції начальника юридичного відділу , спеціаліста І категорії -юрисконсульта, спеціаліста з державної реєстрації актів цивільного стану, головного спеціаліста з кадрової роботи,спеціаліста І категорії з кадрової роботи   розробляються і підписуються керуючим справами виконавчого комітету та затверджуються міським головою.

212. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та виконавчого органу міської ради.

Посадові інструкції складаються з п’яти  розділів:

загальні положення;

завдання та обов’язки;

права;

відповідальність;

взаємовідносини за посадою.

213. Розділ посадової інструкції „Завдання та обов’язки” визначає основну мету діяльності та характеризує зміст діяльності службовця.

У ньому зазначається:

відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про виконавчий орган, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;

перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця виконавчих органів міської ради, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

214. У розділі „Права” визначаються засоби, за допомогою яких службовець виконавчих органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

215. У розділі „Відповідальність” визначаються критерії оцінки роботи службовця і ступінь персональної відповідальності. Критеріями оцінки роботи є об’єктивні показники, що характеризують якість та своєчасність виконання роботи, використання наданих прав, дотримання норм етики поведінки та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу до органу місцевого самоврядування та її проходженням.

216. У розділі „Взаємовідносини за посадою”розглядаються питання інформаційних взаємозв’язків працівника з виконавчими органами міської ради, посадовими особами, організаціями, установами.

Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у спеціаліста з питань кадрової роботи, а копії – у керівників виконавчих органів міської ради.

               ХХІІ. Порядок оформлення відряджень працівникам виконавчих органів

                міської ради

217. Направлення у відрядження здійснює міський голова згідно з розпорядженням за погодженням  заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету. В проекті розпорядження міського голови зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається службовець, термін і цілі відрядження.

Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних, обласних органів виконавчої влади або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається головному спеціалісту з  кадрової роботи, як правило, за три дні до дати відрядження.

Відрядження з ініціативи начальників виконавчих органів міської ради, як правило, повинні плануватися заздалегідь та включатися до квартальних планів роботи відповідних виконавчих органів міської ради.

Після повернення з відрядження посадові особи звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.

               ХХІІІ. Порядок надання відпустокпрацівникам виконавчих органів

                міської ради

218. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України, законів України „Про відпустки”, „Про службу в органах місцевого самоврядування”.

Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджує міський голова за погодженням з профспілковим комітетом. Під час складання графіка ураховуються інтереси установи,особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку.

Щорічно до 5 грудня поточного року керівники виконавчих органів міської ради, надають на ім’я міського голови пропозиції щодо графіка щорічних відпусток на відповідний рік, узгоджені з секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.

            Щорічно до 25 груднякадрова служба:

узагальнюєграфікщорічнихвідпусток на відповіднийрік;

надаєграфік на затвердженняміськомуголові та погодження ПК;

доводить графік до відомапрацівниківпідпідпис.

Допускається поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Ініціатором поділу щорічної відпустки є, як правило, працівник, який має звернутися до керівника з відповідною заявою. Керівник має право погодитися з таким поділом або відмовити в поділі.

Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї.

Щорічніосновна та додаткові відпустки надаютьсяпрацівникові з таким розрахунком, щоб вони буливикористані, як правило, до закінченняробочого року. Забороняєтьсяневикористаннящорічнихвідпустокповноїтривалостіпротягомдвохроківпідряд.

Перенесення щорічної відпустки на інший період, її продовження або відкликання у зв’язку з виробничою необхідністю із відпустки здійснюється в тому порядку, що визначенийдля надання відпустки.

219. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює кадрова служба (спеціаліст  І категорії з кадрової роботи).

Заява про надання щорічної відпустки з наданням допомоги на оздоровлення подається працівниками не пізніше, як за два тижні до початку відпустки.

Заява має містити інформацію про вид відпустки (основна щорічна, додаткова, навчальна, без збереження заробітної плати тощо), період та тривалість в календарних днях.

Заяви   в обов’язковому порядку попередньовізуються:

спеціалістів, службовців та робочих начальниками відповіднихвиконавчихорганів;

керівниківвиконавчихорганів– секретарем міської ради, заступниками міськогоголови, керуючим справами виконавчого комітету  згідно з розподіломобов’язків.

   Конкретнийперіод надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і міським головою, який зобов’язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (шляхом ознайомлення в розпорядженні) та виплатити заробітну плату за час відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку.

               ХХІV. Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста 

220. Відділ з управління комунальною власністю міської ради веде реєстр підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади міста.

221. Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за погодженням з   заступниками міського голови  згідно з розподілом обов’язків. Керівники закладів культури , охорони здоров»я призначаються на посаду шляхом укладання з ними трудового договору (контракту), що регулюється виключно законами України.

У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств , установ , організацій застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті передбачаються строки його дії, вимоги до збереження державного майна, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці (виконання робіт), умови розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання прийнятих на себе зобов’язань, з урахуванням галузевих особливостей та фінансового стану підприємства, включаючи обов'язкове підвищення кваліфікації або перепідготовку протягом терміну дії контракту (але не рідше одного разу на  п’ять років).

Контракт складається у двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з заступниками міського голови,  згідно з розподілом обов’язків.

222. Кадрова служба міської ради  на підставі контракту, заяви, подання та інших документів готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.

Трудова книжка керівника підприємства комунальної власності зберігається в кадровій службі міської ради, яка  веде й облік особових справ керівників підприємств комунальної власності.

За два місяці до закінчення терміну контракту кадрова служба готує для міського голови відповідну інформацію, на підставі якої він приймає рішення щодо подовження чи розірвання контракту.

223. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється у встановленому законом порядку.

Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.

224. Штатний розпис комунальних  підприємств, установ , організацій  на наступний рік переглядається та затверджується заступниками  міського голови, згідно з розподілом обов’язків щорічно до 25 грудня. У разі необхідності протягом календарного року до нього можуть вноситись зміни за погодженням з міським головою.

               ХХV.  Порядок  надання відпусток керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста

225. Щорічно до 5 грудня поточного року керівники надають на ім'я міського голови пропозиції щодо графіка щорічних відпусток на відповідний рік, узгоджені з заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків.

Не пізніше як за два тижні до початку відпустки, з урахуванням графіка щорічних відпусток на відповідний рік, керівники надають оригінал письмової заяви на ім’я міського голови до загального відділу.

Заява має містити інформацію про вид відпустки (основна щорічна, додаткова, без збереження заробітної плати тощо), період та тривалість в календарних днях, про особу, яка виконуватиме обов’язки керівника на період його відсутності.

Заяви  в обов’язковому порядку попередньовізуються  заступниками міськогоголовизгідно з розподіломобов’язків.

            Заява з резолюцією міського голови, а в разі його відсутності особи, яка його заміщує,   направляється до кадрової служби міської ради, яка в установленому порядку готує проект розпорядження міського голови про надання відпустки, в якому зазначається дата початку та закінчення відпустки, а також ознайомлення осіб з розпорядженням.

            Керівникам надається врахована копія розпорядження міського голови про надання    відпустки під підпис. На підставі розпорядження керівниками підприємств, установ, закладів, організацій комунальної власності об»єднаної  територіальної громади   видається наказ за місцем роботи про вибуття у відпустку, в якому зазначаються дата   початку, кількість днів наданої керівнику відпустки та особа, яка виконуватиме обов’язки керівника на період його відсутності.

Особа, на яку наказом покладеновиконанняобов’язків, ознайомлюєтьсяпідпідпис із відповідним наказом та посадовою інструкцією керівника.  

Підготовлений наказ передається до бухгалтерії підприємства, установи, організації.

Допускається поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Ініціатором поділу щорічної відпустки є, як правило, працівник, який має звернутися до керівника з відповідною заявою. Керівник має право погодитися з таким поділом або відмовити в поділі.

Перенесення щорічної відпустки на інший період, її продовження або відкликання у зв'язку з виробничою необхідністю із відпустки керівника здійснюється в тому порядку, що визначений для надання відпустки.

               ХХVІ. Нагородження відзнаками міської ради

226. Нагородження відзнаками міської ради (далі – відзнаки) здійснюється відповідно до положень про Почесну грамоту та Подяку Соледарської міської ради.

Відзнаками Соледарської міської ради є Почесна грамота і Подяка.

227. Відзнаки  засновані для відзначення та заохочення громадян за сумлінну працю, високу професійну майстерність та активну громадську і благодійну діяльність.

Вручення відзнаки приурочується до загальнодержавних та професійних свят, ювілейних дат, з нагоди днів народжень.

Рішення про нагородження відзнакою приймається рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови.

Вручення відзнак здійснюється міським головою або уповноваженими ним особами в урочистій обстановці.

Відзнаками нагороджуються органи самоорганізації населення, трудові колективи, окремі громадяни за трудові досягнення, активну громадську та благодійну діяльність.

Відзнак удостоюються за значний особистий внесок у здійснення програми економічного і соціального розвитку, підвищення ефективності виробництва, високий професіоналізм, збереження національної історико-культурної спадщини, зміцнення законності та правопорядку, активну участь у вихованні підростаючого покоління, захист державних інтересів тощо.

Нагородження Почесною грамотою та Подякою проводиться за письмовим поданням секретаря міської ради,  заступників міського голови,  керуючого справами виконкому, начальників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ, організацій,  політичних партій та громадських організацій з зазначенням конкретних трудових заслуг колективу чи окремої особи.

Нагороджені Почесною грамотою і Подякою можуть бути удостоєні цих відзнак повторно за нові заслуги.

Проекти організаційно-розпорядчих документів про нагородження готуються виконавчими органами у межах наданих повноважень.

Про вручення відзнак робиться запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.

Облік  осіб, підприємств, установ та організацій, яких було нагороджено відзнаками,  здійснюють виконавчі органи міської ради у межах наданих повноважень.

             ХХVІІ. Порядок розгляду звернень громадян

228. Розгляд письмових звернень громадян у Соледарській міській раді здійснюється відповідно до Закону України „Про звер­нення громадян”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 та указу Президента України від 13.08.2002 №700/2002 „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”.

Звернення, що надходять міському голові, його заступникам, керуючому справами та секретарю міської ради реєструються у загальному відділі та у день надходження передаються на розгляд міському голові. Усні звернення громадян, отримані на особистому прийомі, під час «Гарячої телефонної лінії» та з використанням мережі Інтернет реєструються і розглядаються у тому ж порядку, що і письмові.

229. Міський голова протягом двох робочих днів розглядає  письмові звернення та накладає відповідні резолюції.

Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати-героїня” розглядаються та приймаються рішення міським головою особисто, а в разі його відсутності –  заступником голови з питань житлово-комунального господарства  або особою, яка його заміщає. Відповіді цій категорії громадян  підписує міський  голова або особа, яка його заміщає. 

Звернення, в яких порушені питання не входять до повноважень міської ради, загальним відділом пересилаються за належністю в термін не більше 5 днів з дня надходження, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

230. Загальний відділ забезпечує направлення звернень відповідальним виконавцям згідно з резолюціями керівництва.

Звернення, що згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації, потребують подання інформації про результати розгляду у Секретаріат Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, центральні органи виконавчої влади, загальним відділом беруться на контроль. Відповіді у Секретаріат Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України та центральні органи виконавчої влади, за результатами розгляду звернень та з погодженнями першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів відповідно до розподілу повноважень, подаються на підпис міському голові.

На підставі матеріалів за результатами розгляду звернень міський голова або його заступники в межах своєї компетенції приймають  рішення щодо зняття з контролю звернень чи продовження контролю за ви­конанням резолюцій.

231.Відповіді Президенту України, Прем’єр-Міністру України, Голові Верховної Ради України за результатами розгляду звернень громадян готується лише за підписом міського голови, погоджується першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.

Відповіді керівництву облдержадміністрації та письмова відповідь заявнику за результатами розгляду звернення надається за підписом міського голови або його заступників, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у звер­неннях питань.

Якщо наведені у зверненні факти підтвердилися, в інформаціях, що подаються,  зазначається про вжиті заходи та про надання автору звернення письмової відповіді за результатами розгляду. Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд передаються до справи згідно з резолюціями керівництва.

У разі коли доручення дано декільком посадовим особам, відповідь заявникам готує виконавець, вказаний першим.

Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику відповідно до вимог чинного законодавства України несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернення. Керівники, що порушили вимоги чинного законодавства під час розгляду звернень громадян і винні у тяганині, несуть відповідальність згідно з діючим законодавством.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень,  взятих на контроль, здійснює загальний відділ міської ради.

Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль, а в разі їх відсутності – відповідно до взаємозаміщення їх повноважень, шляхом накладання резолюції „Зняти з контролю” на інформації про результати розгляду звернення.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України „Про звернення громадян” та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Загальний відділ аналізує в рамках своєї компетенції відповіді на звернення, підготовлені виконавцями, та у разі необхідності інформує про порушення вимог законодавства про звернення, які виявлено під час розгляду, керуючого справами виконкому. Неправильно та неякісно підготовлені відповіді направляються на доопрацювання.

232. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не біль­ше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова встановлює необхідний термін для його розгляду, про що виконавцями повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

          233. Рішення про припинення розгляду звернення згідно із ст. 8 Закону України „Про звернення громадян” приймає міський голова за пропозицією  заступників міського голови, , керуючого справами виконкому на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень.

ХХVІІІ.Порядок організації та проведення особистого прийому громадян

234.Цей порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян виконавчими органами та керівництвом міської ради.

235. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, заступниками  міського голови, секретарем міської ради, керуючим справами виконкому (далі – керівництвом) згідно з графіком особистого прийому громадян.

236. Особистий прийом громадян керівництвом проводиться у приміщенні міської ради у робочих кабінетах.

237. Вхід громадян на прийом вільний і не потребує пред’явлення документів, що посвідчують особу.

239. Інформація про порядок і графік особистого прийому керівництвом публікується у газеті „Вперед”, на сторінці офіційного веб-сайту Соледарської міської ради та розміщується у приміщенні у доступному для вільного огляду місці.

240. Запис громадян на прийом до міського голови проводять працівники загального відділу  у день прийому.

Запис на повторний, протягом року, прийом з питань, які вже розглядалися в міській раді, може бути зроблено лише в тому випадку, коли заявнику питання не вирішено по суті.

241. Працівники загального відділу:

попередньо вислуховують заявників, з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади звертався і яке було прийнято рішення, ознайомлюються з документами, поданими заявниками, оформляють реєстраційно-контрольні картки або роблять відповідні записи у журналі;

у разі повторних звернень піднімають результати їх попереднього розгляду;

при необхідності запрошують на прийом начальників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств комунальної власності тощо;

забезпечують порядок у місцях прийому громадян, черговість проходження заявників;

встановлюють черговість проходження на прийом пільгової категорії населення: Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України „Мати-героїня”;

після закінчення особистого прийому копії реєстраційно-контрольних карток разом з документами згідно з резолюціями міського голови направляють безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради або інших установ та організацій, до повноважень яких належить вирішення проблем і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень.

242.Загальний відділ в межах своїх повноважень:

здійснює систематичний контроль, аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі, щомісячно складає аналітичну довідку;

контролює додержання графіка особистого прийому громадян керівниками виконавчих органів міської ради.

243. Під час особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими грома­дянами.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

244. Про результати розгляду звернення громадянам повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

245.Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідь готує посадова особа, вказана першою.

Письмова відповідь заявникам за результатами розгляду звернень надається за підписом міського голови та за погодженням із заступниками міського голови згідно з  розподілом обов»язків.

246. Звернення громадян на особистому прийомі реєструється відпо­відно до інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах дер­жавної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підпри­ємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, у засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

247. У разі, якщо особистий прийом громадян одним із керівників не може відбутися за графіком через поважні причини, здійснюється заміна посадової особи відповідно до взаємозаміщення.

248. Працівники загального відділу оформляють реєстраційно-контрольні картки з прийомів  заступників міського голови,  секретаря міської ради, керуючого справами виконкому та передають їх виконавцям, контролюють їх виконання, надання відповідей за підписом особи, яка проводила прийом громадян.

ХХІХ. Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

249. Особисті виїзні прийоми громадян здійснюються згідно з графіком, який складається загальним відділом за пропозиціями  заступників міського голови та подається на затвердження міському голові.

250. Після затвердження міським головою графік особистих виїзних прийомів громадян загальним відділом направляється  заступникам міського голови для виконання. Організацію обліку проведених особистих виїзних прийомів громадян, контроль за розглядом звернень та відповідей, що на них надійшли, здійснює загальний відділ.

Працівники загального відділу згідно з затвердженим графіком проводять підготовчу роботу по організації особистого виїзного прийому громадян, а саме:

попереджують заступників міського голови про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань;

повідомляють керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

доводять через ЗМІ до відома населення інформацію щодо днів, часу та місця проведення прийому.

Загальний відділ  забезпечує керівників бланками для ведення обліку заявників, які звернулись  під час виїзного прийому  громадян.

Керівники підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють відповідні умови для прове­дення прийому.

251. Працівники загального відділу здійснюють контроль за підготовкою проведення особистого виїзного прийому.

252. Загальний відділ:

здійснює реєстрацію одержаних на прийомі звернень, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам;

забезпечує направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі,  безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради підприємств, установ, організацій, до повноважень яких належить вирішення проблем і прийняття у зв’язку з цим відповідних рішень;

інформує міського голову про дотримання графіку проведення особистих виїзних прийомів;

готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в міській раді.

253. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

254. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідь заявникам готує  кожен виконавець у межах своєї компетенції за підписом особи, яка проводила виїзний прийом громадян, та надає загальному відділу для відправки заявникам.

255.Рішення про зняття з контролю звернень, якібулиотримані на особистомувиїзномуприйомі, приймаютьпосадові особи, які проводили особистийвиїзнийприйом, шляхом накладаннярезолюції „До справи” на інформації про результатирозглядузвернення.

ХХХ. Порядок  розгляду запитів на публічну інформацію

            256. Усі запити (індивідуальні або колективні) на публічну інформацію, які надходять до міської ради в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою), реєструються загальним відділом міської ради.

            3апитувач має право звернутися із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

            Письмовий запит може подаватися як у довільній формі (із дотриманням вимог пункту 5 ст. 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»), так і шляхом заповнення відповідної форми.

            У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

            Запити, оформлені неналежним чином (без зазначення прізвища, ім’я особи, поштової адреси або інших вимог, встановлених статтею 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»), не розглядаються.

            257. Загальний відділ веде облік запитів на інформацію.

            Залежно від змісту запит направляється секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу функціональних  повноважень.  Згідно  з  резолюцією,  виконавець надає відповідну інформацію або готує проект відповіді, після підписання якої реєструється секретарем керівника і надсилається адресату.

            Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь надається не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

            У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту продовжується до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувач повідомляється в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

258. Інформація на запит надається безкоштовно.

            У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк за розміром фактичних витрат в межах норм, встановлених рішенням міської ради.

            При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

            259. Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі. У відмові в задоволенні запиту на інформацію обов’язково зазначається:

            1) прізвище,   ім’я,   по   батькові  та   посада  особи, відповідальної за розгляд запиту на інформацію;

            2) дату відмови;

            3) мотивовану підставу відмови;

            4) порядок оскарження відмови;

            5) підпис.

            260. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації» строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

            У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію обов’язково зазначається:

            1) прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту на інформацію;

            2) дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

            3) причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;

              4) строк у який буде задоволено запит;

              5) підпис.

            261. Рішення, дії чи бездіяльність виконавця запита на інформацію запитувачем можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду. Запитувач має право оскаржити:

             1) відмову в задоволенні запиту на інформацію;

             2) відстрочку задоволення запиту на інформацію;

             3) ненадання відповіді на запит на інформацію;

             4) надання недостовірної або неповної інформації;

             5) несвоєчасне надання інформації;

             6) невиконання відповідальною особою обов’язку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону;

             7) інші рішення, дії чи бездіяльність посадових осіб міської ради, що порушили законні права та інтереси запитувача.

      262. Посадові особи міської ради за порушення законодавства про доступ до публічної  інформації   несуть  дисциплінарну,  адміністративну  та кримінальну  відповідальність згідно з чинним законодавством.

               ХХХІ.Організація роботи робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою

263. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ у тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо). 

264. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради,  заступниками міського голови, відповідального, згідно з розподілом обов’язків, за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконавчого комітету та подається на розгляд виконкому або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

265. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

 З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар  та підписує голова робочого органу.

Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу.

Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови.

266.Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

               ХХХІІ.Проведення нарад, семінарів та інших заходів

267.Апаратні наради у міського голови проводяться:

із керівниками виконавчих органів міської ради та бюджетних установ – за необхідністю, але не рідше 1 разу на місяць, як правило, у першу п’ятницю місяця.

з керівниками комунальних підприємств і служб, установ та організацій  – щовівторка  о 14.00 год.

На апаратні наради запрошуються відповідальні працівники виконкому, начальники виконавчих органів міської ради, керівники міських організацій та установ. Список запрошених осіб визначає міський голова.

При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи.

На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за виконанням доручень здійснює загальний відділ.

268. Наради, семінари та інші заходи проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря міської ради,  заступники міського голови,  керуючого справами виконкому.

Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить виконавчий орган чи посадова особа, що відповідають за підготовку заходу.

Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові,  заступникам міського голови,  чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків). 

269. Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється  загальний відділ не пізніше, як за тиждень до проведення наради. Наради, семінари та інші заходи включаються до оперативного (місячного) плану роботи виконкому.

               ХХХІІІ. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами державної виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями

270. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється міським головою, секретарем міської ради,  заступниками міського голови,  керуючим справами виконкому, начальниками виконавчих органів міської ради на відповідних рівнях згідно з функціональними обов’язками шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів згідно з Законом України „Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими нормативно-правовими актами України.

271. Інтереси виконкому у взаємовідносинах з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, заступники  міського голови ,керуючий справами виконкому.

272. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з органами державної  влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим регламентом.

273.Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів державної виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

274.Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень виконавчі органи міської ради два рази на рік до 5 липня та 5 січня надають керуючому справами виконкому інформацію, (погоджену з начальником юридичного відділу), про здійснення делегованих повноважень за встановленою формою.

Керуючий справами виконкому в установлені терміни готує та надсилає до обласної державної адміністрації узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради  по кожній статті Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” за встановленою формою. Додатково до організаційного управління обласної державної адміністрації загальним відділом надсилаються копії рішень та розпоряджень міського голови. 

275. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної власності Конституції та Законів України, нормативних актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів державної виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.

Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються відповідно до вимог Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”. 

276. Відповідно до Закону України „Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації”, іншими нормативними документами, з метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконкому, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконкому, рішення міської ради, її виконкому, розпорядження та доручення міського голови, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації і розміщуються на сторінці офіційного веб-сайта Соледарської міської ради в мережі Інтернет.

277. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за чітке, оперативне і об’єктивне висвітлення своєї діяльності.

278.Телефонограми про виклик на наради у виконавчих органах міської ради підписуються посадовими особами, які скликають нараду.

ХХХІV.Формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

279. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради здійснюються на підставі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

280. Загальні правила тимчасового зберігання документів управлінської діяльності і документів з особового складу встановлені «Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України  № 16 від 16.03.2001 із змінами та доповненнями до них.

281. Конкретний комплект документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається індивідуальною номенклатурою справ відділів та служб –систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання» і погодженою експертно-перевірною комісією Державного архіву Донецької області.

282. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ у процесі діловодства, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання.

Зведена номенклатура справ складається, як правило, з номенклатури справ виконавчих органів. Формуванням зведеної номенклатури справ здійснює загальний відділ. Формуванням справ у виконавчих органах міської ради здійснюють начальники відповідних органів.

283. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за стан діловодства і збереження документів, які закінчені у діловодстві. При зміні керівників виконавчих органів документи від одного керівника до іншого передаються за актом приймання-передавання.

284. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

285. На підставі номенклатури справ та переліків експертна комісія міської  ради  проводить експертизу цінності документів.

Щорічно, по закінченню діловодного року, до 1 листопада, загальним відділом міської ради складаються описи справ постійного зберігання та з особового складу,  акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Описи та акт через два роки після закінчення документів у діловодстві подаються на погодження експертно-перевірній комісії  Бахмутського районного архіву.

286. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними,  контрольно-обліковими  картками  на  документи  передаються відповідальному за роботу з архівними документами через два роки після завершення їх у діловодстві. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, відповідальний за роботу з архівними документами оформляє видачу справ у тимчасове користування.

287. Виконавчі органи міської ради згідно із Законом України „Про Національний архівний фонд і архівні установи”, здійснюють тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

288. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у відділі, службі – 5років.

Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до Бахмутського районного  архіву за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

               ХХХV.Порядок укладання угод (договорів)

289. Угоду (договір) розробляє виконавчий орган міської ради або посадова особа у межах наданих повноважень.

Від імені міської ради та виконкому угоди (договори) укладає міський голова.

Всі угоди, укладені від імені виконкому та міської ради, реєструються в книзі угод у начальника юридичного відділу .

Контроль за виконанням угод (договорів) покладається на керівників виконавчих органів міської ради або посадових осіб, які готували угоди. Угоди, які необхідно відповідно до статті 26 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” затверджувати на сесії міської ради, доповідаються на сесії міським головою або заступниками міського голови.

               ХХХVІ. Інформаційно-технічнезабезпечення

290. Інформаційно-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій та використання комп’ютерного обладнання на робочих місцях посадових осіб.

Планування придбання комп’ютерного обладнання здійснюється на підставі заявок, поданих керівниками виконавчих органів міської ради за два місяці до закінчення поточного року та відповідно до коштів, передбачених у бюджеті міста на наступний рік. Заявки мають бути завізованими керуючим справами виконкому.

Вдосконалення інформаційно-технічного обслуговування виконавчих органів міської ради та впровадження новітніх інформаційних технологій в роботу виконавчих органів міської ради покладається на начальників виконавчих органів міської ради та першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов’язків.

291.Посадові особи виконавчих органів міської ради, за якими закріплено комп'ютери, зобов’язані надавати доступ до них для встановлення (переустановлення) комп'ютерних програм або проведення їх технічного обслуговування.

292. Інвентаризація комп’ютерних програм проводиться комісією, призначеною розпорядженням міського голови.

293. З  метою  підтримки  високо рівня послуг, що надаються населенню, підприємств-вам, організаціям та установам міста, забезпечення компетентності персоналу, залученого до надання послуг, оперативного опрацьовування та надання відповіді посадові особи виконавчих органів, за якими закріплений комп’ютер зобов’язані забезпечити легкодоступність до електронних документів, що зберігаються на залученому ПК.

Посадові особи виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за збереження та експлуатацію комп’ютерної техніки та відповідальність за:

            збереження та наповнення відповідних баз даних в електронному вигляді;

            достовірність інформації, занесеної до комп’ютерної бази даних;

            систематичність і безперервність внесення змін та доповнень до комп’ютерних баз даних.

Посадові  особи  виконавчих органів міської ради,  що  використовують  у  своїй діяльності комп’ютерні програми, зобов’язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп’ютерних програм та виконувати умови їх використання. При цьому зазначені працівники не мають права:

            встановлювати комп’ютерні програми та використовувати їх без дозволу керівництва;

            відтворювати і розповсюджувати комп’ютерні програми, що використовуються для виконання службових обов’язків, та надавати доступ до них третім особам;

            використовувати на робочому місці комп'ютерні програми, не зазначені в картці обліку. 

ХХХVІІ.Правила внутрішнього трудового розпорядку
виконавчих органів міської ради

            294. Правила внутрішнього трудового розпорядку виконавчих органів міської ради (надалі – Правила) визначають тривалість робочого часу і режим роботи працівників, а також вимоги щодо його дотримання.

            Правила мають загальний характер, є обов’язковими для виконання працівниками виконавчих органів міської ради, громадянами, представниками підприємств, установ і організацій при перебуванні в приміщенні міської ради.

 

Робочий час та його використання

           295. Тривалість робочого часу працівників складає 40 годин на тиждень, у т.ч.:

            понеділок, вівторок, середа, четвер – з 8 год. до 17.00 год.;

            п’ятниця – з 8 год. до 15.45 год.;

            перерва – з 12.00 - 12.45;

            вихідні дні – субота і неділя.

Прибиральники службових приміщень, оператор електронно-обчислювальних та обчислювальних машин працюють за окремими графіками, затвердженими міським головою та погодженими з головою профспілкового комітету.

Вихід на роботу фіксується головним спеціалістом з  кадрової роботи у табелі обліку робочого часу. 

Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники зобов’язані за письмовим розпорядженням міського голови з’являтися на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства.

Працівники зобов’язані:

раціонально використовувати робочий час з метою своєчасного і точного виконання покладених на них службових обов’язків,  розпоряджень і вказівок своїх керівників;

зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, яка стала їм відома під час виконання посадових обов’язків, а також іншої інформації, яка відповідно до чинного законодавства не підлягає розголошенню;

економно використовувати витратні матеріали та фінансові ресурси, пов’язані з утриманням і експлуатацією приміщень та обладнання;

вимикати світло, обладнання, зачиняти вікна, квартирки, залишаючи приміщення.

Працівникам забороняється:

брати участь у діях, що суперечать національним інтересам України, ускладнюють функціонування міської ради;

вчиняти дії, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища, з корисливою метою, а також дії, які відповідно до чинного законодавства вважаються корупційними;

 виявляти всупереч інтересам справи упередженість або прихильність до будь-якого

 

підприємства, установи, організації, органу об’єднання громадян або конкретної особи.

            Адміністрація зобов’язана:

            правильно організовувати робочий час та його облік;

            покращувати умови праці, забезпечувати належне технічне обладнання робочих місць;

            забезпечити належне утримання приміщень, опалення, освітлення, вентиляції.

 

                                   Використання робочих приміщень

296. Відчинення приміщення здійснюється прибиральником службових приміщень о 7 год. 30 хв., який допускається у приміщення перед початком робочого дня з 6 годин та має персональні ключі.

Вхід у приміщення адміністративного будинку міської ради здійснюється  з 7 год. 30 хв. для працівників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ, організацій; з  8 год. – для інших осіб.

Вхід відвідувачів з великогабаритними речами, крім жіночих сумочок, барсеток, папок та портфелів, – не дозволяється, за винятком обладнання, яке належить представникам преси.

Вхід відвідувачів у приміщення адміністративного будинку припиняється за 15 хвилин до закінчення робочого дня. Працівники виконавчих органів міської ради, за винятком міського голови, його заступників, керуючого справами та начальників виконавчих органів, повинні завершити роботу та залишити приміщення до 17 год. 10 хв. з дотриманням вимог цих Правил.

Технічний персонал допускається у приміщення перед початком робочого дня з 6 год.

Службові приміщення використовуються за функціональним призначенням.

Для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань життєдіяльності міста у святкові дні, а також в особливих випадках, за розпорядженням міського голови призначаються відповідальні чергові з числа  заступників міського голови,  керуючого справами виконкому, секретаря міської ради.

Працівники виконавчих органів відлучення у службових справах попередньо погоджують з своїми керівниками з обов’язковим повідомленням про місце і термін перебування.

Закриття приміщення після закінчення робочого часу здійснюється прибиральником службових приміщень, який працює у другій половині робочого дня.

У разі відсутності прибиральника закриття приміщення здійснюється матеріально-відповідальною особою по міській раді або посадовою особою, яка не завершила роботу у визначений час і залишається на робочому місці. Для цього посадова особа отримує ключі від першого та другого поверхів адміністративної будівлі у відповідальній особи за збереження і облік переміщення ключів, яка призначається розпорядженням міського голови, та повертає їх на наступний робочий день. Відповідальна особа за  збереження та облік переміщення ключів веде журнал обліку переміщення ключів за формою: № з/п, дата, ПІБ, хто отримує ключі, підпис за отримання ключів, підпис ВО на підтвердження повернення ключів,  примітка.   

 

Контроль за виконанням Правил та відповідальність за їх порушення

          297.  Контроль за виконанням Правил покладається на керуючого справами виконкому.

            Працівники виконавчих органів міської ради за невиконання без поважних причин обов’язків, покладених на них цими Правилами, притягуються до дисциплінарної і матеріальної відповідальності відповідно до чинного законодавства.

            До громадян, які допускають порушення цих Правил, можуть бути застосовані такі заходи впливу:

             зауваження;

             випровадження з адміністративного приміщення;

            притягнення до відповідальності відповідно до чинного законодавства.

            Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщають у виконавчих органах на видному місці.

ХХХVІІІ. Офіційні подарунки

            298. Офіційні подарунки, одержані посадовими особами міської ради під час офіційних заходів, не можуть бути його приватною власністю і протягом п’яти днів з дня одержання передаються до відділу бухгалтерського обліку та звітності для обліку.

            299. Повноваження щодо ведення реєстру офіційних подарунків покладається на відділ бухгалтерського обліку та звітності.

                

               ХХХІХ. Матеріально-технічне забезпечення

300. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради, утримання в належному стані приміщень міської ради, проведення їх ремонтів, придбання меблів тощо проводиться  посадовими особами відповідно до функціональних обов’язків.

301. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них  працюють.  Працівники   несуть  відповідальність    за   збереження  і  раціональне  використання закріпленого майна, при звільненні з роботи здають його відповідальній особі.

Винесення майна з будинку, перенесення його з однієї кімнати в іншу проводиться лише з дозволу відповідальної особи за матеріально-технічне забезпечення.

302. Транспортне обслуговування здійснюється автомобілем міської ради. Службовий автомобіль використовується для вирішення службових питань за дозволом міського голови.

 

 

Керуючий справами виконавчого

комітету  оригінал підписано                                                                                                                 Н.Л.Рогаченко 

Начальник загального відділу оригінал підписано                                                                           Т.С.Черноусова  

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення  виконавчого комітету

     міської ради

 

     11.04.2013 № 78

 

Регламент

виконавчих органів Соледарської міської ради

 

 

               І. Загальні засади

1. Регламент виконавчих органів Соледарської міської ради (далі - Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Соледарської міської ради (далі - виконкому), відділів, служб та інших виконавчих органів Соледарської  міської ради (далі - виконавчих органів міської ради).

2. Регламент є нормативно-правовим актом, розробленим на основі чинного законодавства України, що визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради щодо реалізації положень Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, інших нормативно-правових актів; механізм здійснення організаційного, матеріально-технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює їх внутрішній розпорядок роботи.

3. Затвердження Регламенту, внесення змін до нього здійснюється за рішенням виконкому.

4.Виконавчі органи міської ради вчиняють свою діяльність відповідно до Політики та цілей в області якості виконавчих органів Соледарської міської ради, Настанови з якості Соледарської міської ради  відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ ІSO 9001: 2009 (далі-СУЯ).

5. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх виконавчих органів міської ради та їх посадових осіб.

Систематичне невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для застосування до посадової особи заходів дисциплінарного впливу відповідно до Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ , Кодексу законів про працю України.

ІІ. Виконавчий комітет та інші виконавчі органи Соледарської міської ради. Розподіл обов’язків між міським головою, секретарем міської ради,  заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету

5. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, що утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

6. Виконавчий комітет   міської ради є  підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади —  підзвітним і підконтрольним    відповідним органам виконавчої влади.

7. До складу виконавчого комітету входять за посадою: міський голова, заступники міського голови, секретар міської  ради та керуючий справами виконавчого комітету. Інші члени виконкому затверджуються міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, інших осіб.

8. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання.  

9. Відділи, служби , бюро , створені міською радою для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчих органів міської ради, - виконавчі органи міської ради .

Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконавчому комітету, міському голові та безпосередньо за розподілом обов»язків першому заступнику міського голови, секретарю міської ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконавчого комітету.

Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

10. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади за розпорядженням міського голови.

11. Діловодство  у  виконавчих органах міської ради ведеться державною мовою.

12. Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів  здійснюється відповідно загальним відділом та відділом бухгалтерського обліку та звітності.

13. Розподіл обов’язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету здій­снює міський голова не пізніше одного місяця з дня реєстрації його на посаді з визначенням:

їх повноважень і функцій;

виконавчих органів , діяльність яких ними  координуватиметься;

переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень;

порядку заміщення міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету у разі їх відсутності.

                                   ІІІ. Планування роботи

14. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

15. Робота виконавчого комітету проводиться за перспективним (річним) і квартальними планами.

16. План роботи виконкому включає такі основні розділи:

основні організаційні заходи, куди включаються підрозділи з розгляду основних питань  та у порядку контролю за раніш прийнятими рішеннями;

засідання дорадчих органів виконкому та міської ради;

проведення нарад, інших заходів з обов»язковим включенням підрозділу культурно-масових заходів.

17. До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:

 про розгляд проектів програм соціально-економічного і культурного розвитку міста, міського бюджету та підсумки їх виконання;

 про роботу виконавчих органів міської ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконкому, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення   власних (самоврядних) та делегованих повноважень;

про роботу виконавчих органів міської ради з надання адміністративних послуг;

про функціонування системи управління якістю;

про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста.

18. Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій. Керівники виконавчих органів міської ради надають пропозиції заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому згідно з розподілом обов»язків не пізніше ніж за 25 робочих днів до дати проведення останнього засідання виконкому у попередньому кварталі.

Пропозиції заступниками міського голови , секретарем міської ради подаються  не пізніше ніж за 22 робочих дні до дати проведення останнього засідання виконкому у попередньому кварталі керуючому справами виконкому.

19. Керуючий справами виконавчого комітету складає проект квартального плану роботи виконкому.  Квартальний план роботи виконкому приймається  за рішенням виконавчого комітету.

20. Проект рішення про квартальний план роботи виконкому міської ради візується заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, начальником загального відділу, спеціалістом-юрисконсультом.

План роботи після його затвердження доводиться до відома виконавців загальним відділом не пізніше п'яти робочих днів.

21. Контроль за виконанням  планів роботи виконкому здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, загальний відділ. По закінченню кожного кварталу поточного року, керуючий справами виконкому готує проект рішення щодо  виконання плану роботи за  відповідний квартал та виносить на розгляд виконкому.

22. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за:

 планами роботи основних заходів, що складаються за формою :  № з\п, назва заходу, термін виконання,-  та затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов»язків;

квартальними (додаток 1) та місячними планами роботи (додаток 2), - що складаються за 5 робочих днів до початку нового року, кварталу чи місяця.

23. З метою координації діяльності виконавчих органів міської ради, організаційний відділ, відповідно до поданих планів роботи на місяць начальниками відповідних виконавчих органів, формує узагальнений місячний оперативний план роботи виконавчих органів міської ради та міського голови . Плани роботи виконавчими органами надаються до організаційного відділу не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку нового місяця.

Оперативний місячний план роботи доводиться начальником організаційного відділу до керівництва міської ради та керівників виконавчих органів міської ради .

24. Плани роботи виконавчих органів міської ради затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків. Керівники виконавчих органів міської ради ведуть облік   виконання планів роботи шляхом проставляння позначок-відміток у планах. Щоквартально до 5 числа за звітним періодом надають письмові звіти про виконання планів роботи секретарю міської ради, заступникам міського голови згідно з розподілом обов»язків та  керуючому  справами виконкому .

25. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників.

26. Планування діяльності виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

27. Виконавчі органи міської ради під час планування своєї діяльності питання, що потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють в окремий план.

               ІV. Порядок підготовки рішень виконкому

28. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Проекти рішень виконкому та рішення виконкому підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

29. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради, представники державних установ та організацій, громадських організацій, а у разі необхідності вчені, науковці, фахівці необхідної галузі.

30. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови,  покладено організацію підготовки проекту рішення та своєчасне його оприлюднення.

31. Проект рішення виконкому повинен містити:

посилання на ініціативний лист, інформацію, довідку, висновок, акт тощо, підготовлений розробником проекту рішення;

обґрунтування необхідності його прийняття ( реагування на документи органів державної влади, виконання виданих раніше власних розпорядчих документів , виконання доручень керівництва тощо);

посилання на норми чинного законодавства за напрямком діяльності виконавчих органів;

посилання на Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» з вказівкою статей;

джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

всі необхідні візи та погодження;

коментар (за потребою);

план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

якщо рішенням затверджується персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, керівники підприємств комунальної власності , бюджетних установ міста їх кандидатури узгоджуються   з обов’язковим відображенням в нормативному акті словами “за узгодженням ” ;

повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

інформацію про те , хто особисто буде організовувати ( координувати ) чи контролювати виконання документа;

аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами щодо цього  питання і порядок їх вирішення ( за потребою).

32. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення.

33. В проекті рішення про відміну чи зміну раніше прийнятого рішення чітко зазначається,  яких саме пунктів стосуються зміни чи доповнення. До такого проекту рішення додається рішення, яке пропонується змінити чи скасувати.

 До проектів рішень, що  готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

 34. Проекти рішень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів, виконаних з дотриманням усіх вимог інструкції з ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради. Додатки до проекту рішення виконкому візуються в лівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша   проставлянням прізвища , ініціалів і підпису спеціаліста, що готує проект; підписуються керівником  виконавчого органу (підприємства, організації), що його створив, та керуючим справами виконкому  ( у разі його відсутності з поважних причин - посадовою особою, яка його заміщує).

35. Посадові особи, які готують проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документу відповідальними посадовими особами, а саме :

спеціалістом виконавчого органу, що готує проект рішення;

керівником  виконавчого органу, що готує проект рішення;

керівниками інших виконавчих органів, якщо рішення стосується їх діяльності;

заступниками міського голови;

спеціалістом-юрисконсультом.

начальником загального відділу;

керуючим справами виконкому.

Проекти рішень виконкому, підготовлені для подальшого розгляду сесією міської ради, підлягають візуванню начальником організаційного відділу та секретарем міської ради.

Термін перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту або незгоди посадових осіб з проектом, рішення виконкому підписується з викладенням мотивованої своєї думки у письмовому вигляді.

Проекти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, візуються начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності.

36. Проекти рішень, що за письмовим висновком спеціаліста-юрисконсульта, містять суперечності з нормами чинного законодавства, повертаються посадовим особам, відповідальним за підготовку рішення , на доопрацювання.

37. Матеріали, підготовлені на засідання виконкому без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, керуючим справами виконкому не приймаються до розгляду.

               V. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

38. Відповідно до п. 3 статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

39. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

з основної діяльності, адміністративно-господарської діяльності та з кадрових питань ( особового складу, про відрядження, про відпустки)

40. Проекти розпоряджень міського голови готуються посадовими особами у межах їх повноважень.

             Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться відповідно до інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.   Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб виконавчих органів міської ради подаються міському голові керуючим справами виконавчого комітету  .

41. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції міського голови або посадової особи, що на момент  відсутності заміщає його. На цю посадову особу покладаються обов’язки з  організації підготовки та виконання розпорядження, узагальнення інформації про хід виконання документу.

42. Проекти розпоряджень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів. Проекти розпоряджень готуються на папері формату А4 (210 x 297 мм), що мають реквізити з дотриманням усіх вимог інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.

43. Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої.  Перша частина містить посилання на норми чинного законодавства, обґрунтування та підстави прийняття розпорядження,  друга - доручення, завдання, пропозиції, висновки.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

44. Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. До такого проекту додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

45. До проектів розпоряджень, що  готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

46. Посадові особи , які готують проекти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх з задіяними у процесі підготовки та виконання документу , а саме :

керівником виконавчого органу, що готує проект розпорядження;

керівниками інших виконавчих органів, якщо розпорядження стосується їх діяльності;

заступниками міського голови;

спеціалістом-юрисконсультом;

начальником загального відділу;

керуючим справами виконавчого комітету.

47. Якщо проект розпорядження міського голови стосується:

 фінансових питань, то проект підлягає  погодженню начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності;

 комунальної власності - начальником відділу з управління комунальною власністю;

 утворення та персонального складу комісії чи робочої групи - узгоджується в усній формі з особами, кандидатури яких, увійдуть до складу комісій, груп з відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою” або з керівником підприємства, установи, організації (в письмовій формі), в якому працює запропонована посадова особа. Прізвище, ім’я, по батькові та місце роботи, посада вказуються повністю в алфавітному порядку.

У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту або незгоди посадових осіб з проектом розпорядження, аркуш погодження підписується з викладенням мотивованої своєї думки у письмовому вигляді.

48. В проекті розпорядження чітко зазначаються завдання, виконавці, терміни виконання та посадові особи, які здійснюють контроль за виконанням документу.

  Якщо  проект розпорядження міського голови містить комплексне завдання, у виконанні якого задіяні кілька виконавчих органів міської ради, обов’язковим є зазначення посадової особи, на яку покладається роль координатора з організації виконання документу.

49. Після процедури погодження проект розпорядження подається на підпис міському голові та направляється на реєстрацію в загальний відділ.

50. У разі відсутності міського голови розпорядження підписуються  посадовою особою, на яку покладено такі повноваження згідно з законом. Додатки до розпорядження візуються виконавцями та підписуються керуючим справами виконавчого комітету.

51. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження, загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

52. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

53. Загальний відділ протягом 3 робочих днів надсилає враховані копії виконавцям за аркушем «Область розповсюдження». Підписані розпорядження міського голови з питань основної діяльності оприлюднюються виконавцями невідкладно, але не пізніше 5 робочих днів з дня  їх  затвердження.

54. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою і  зберігаються в загальному відділі два роки,  після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються протягом  наступних 3 років. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів розпорядження передаються на зберігання до  міського архіву на постійне зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу.

55. Враховані копії розпоряджень засвідчуються печаткою загального відділу та підписом спеціаліста або начальника загального відділу.

56. У триденний термін з дня підписання розпорядження міського голови, що потребує контролю, працівниками загального відділу вноситься до електронної бази даних.

               VІ. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету

57. Засідання виконавчого комітету скликаються не рідше одного разу на місяць і є правомочними, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, першим заступником міського голови.

Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:

питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконавчих органів міської ради, здійснення делегованих повноважень;

питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами державної влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;

питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;

інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

58. Засідання виконкому проводяться відповідно до плану роботи виконкому та порядку денного, який формує керуючий справами виконавчого комітету та погоджує із міським головою за 22 робочих дні до засідання.

59. Картки з питаннями до порядку денного засідання виконавчого комітету вносяться посадовими особами не пізніше як за 22 робочих дні до засідання .

60. На засідання виконкому вносяться основні заплановані питання та питання виконавчих органів міської ради . Основні заплановані питання, що стосуються важливих проблем у життєдіяльності міста, інтересів значної частини територіальної громади або вимагають для свого розв’язання значних ресурсів, готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.

61. Підготовка основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому може здійснюватися спеціально створеними робочими групами, які очолюють заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.

 Робоча група опрацьовує детальний робочий план підготовки питання.

 Голова робочої групи забезпечує організацію  виконання плану, несе персональну відповідальність за якість підготовки питання на засідання виконкому.

Результати перевірок , з тих чи інших питань, попередньо обговорюються на засіданнях робочих груп, на які запрошуються зацікавлені особи, члени виконкому або представники відповідних виконавчих органів міської ради. Хід засідання роботи робочої групи відображається у протоколі. Робоча група надає рекомендації та може розробити конкретні заходи щодо усунення недоліків, виявлених в ході перевірки.

62. В разі необхідності вивчення громадської думки мешканців міста,  при підготовці основного запланованого питання на засідання виконкому, проводяться громадські слухання.

63. Матеріали з основного запланованого питання, які виносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

проект рішення та аркуш погодження до нього з візами погодження керівників зацікавлених організацій і відповідних виконавчих органів ради;

додатки до проекту рішення (якщо вони є);

довідку по суті питання, підписану працівниками, що її готували та заступником міського голови;

інформацію доповідача, співдоповідача;

матеріали для презентації питання;

список осіб,  запрошених на засідання виконкому;

список осіб, яким запропоновано виступити;

аркуш «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ» з переліком виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття.

64. При розгляді основного запланованого питання доповідачами можуть використовуватися  фотоматеріали.

65. Додаткові питання, що вносяться до порядку денного  засідання виконкому у виключних випадках ( питання фінансування, виникнення аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування та інших випадках) , розглядаються за наявністю у членів виконкому підготовлених документів. Пропонувати внесення таких додаткових питань до порядку денного засідання виконкому мають право члени виконкому. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом відкритого голосування.

            67. Підготовлені проекти рішень, попередньо погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету, начальником загального відділу, спеціалістом-юрисконсультом оприлюднюються виконавчими органами, які їх готують, не пізніше ніж за 20 робочих днів до дати розгляду з метою їх прийняття.

            Порядок денний засідання виконкому, прийняті рішення виконкому оприлюднюються невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня їх затвердження.

            Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров'ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв'язку з цим.

68. Керуючий справами виконавчого комітету контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У разі порушення термінів підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає  про це міському голові. Міський голова приймає рішення про розгляд даного питання чи виключення його з порядку денного.

69. Головує на засіданні виконкому  міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, перший заступник або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від його загального складу.

70. Засідання виконкому проводяться щомісяця , як правило, у другий четвер. Початок засідань - о 10.00 годині.

71. Засідання виконкому проводяться в сесійній залі міської ради. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому покладається на керуючого справами виконкому.

72. На засідання виконкому запрошуються керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міста  відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні в обов»язковому порядку беруть участь начальник   загального відділу (складає протокол) та  спеціаліст-юрисконсульт. Всі запрошені повинні прибути у сесійну залу не пізніше як за 10 хвилин до початку засідання.

73. Інформування про час та місце засідання членів виконкому, представників засобів масової інформації здійснюється загальним відділом.

74. За необхідності міський голова має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень здійснюється не пізніше ніж за 22 робочі дні.

75. Головуючий на засіданні виконкому:

веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

за пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

забезпечує дотримання  регламенту всіма присутніми на засіданні;

вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.

76. Порядок денний затверджується на початку засідання. З основних  запланованих питань доповідають на засіданні заступники міського голови,  керівники виконавчих органів міської ради,   підприємств, організацій і установ, голови робочих груп та комісій. Із співдоповідями можуть виступати голови постійних комісій міської ради та інші.

77. На засіданні виконкому  для доповіді надається:

 при розгляді планових питань - до 30 хвилин;

 при розгляді поточних та інших питань - до 10 хвилин;

 для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова - до 5 хвилин;

 для довідок, внесення поправок - до 3 хвилин.

78. Присутні на засіданні виконкому мають право на виступ після надання їм слова головуючим. З одного  і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.

79. Після обговорення, заключного слова доповідача , співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування виносяться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням, головуючий формулює зміст питання, що виноситься на голосування, і у випадку відсутності  заперечень, пропонує розпочати голосування щодо нього.

 Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому.

80. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення відсутні зауваження і на цьому не наполягає жоден з членів виконавчого комітету.

81. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

82. Прийняті рішення на засіданні виконкому з поправками, змінами та доповненнями підписує міський голова .

Доручення, отримані під час засідання виконавчого комітету, оформляються протоколом, підписуються міським головою та доводяться до виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

            83. Підписані рішення реєструються в загальному відділі шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та зазначення дати їх прийняття, після чого, оприлюднюються та розсилаються згідно з аркушем «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ» не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дати їх прийняття. У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, працівниками загального відділу протягом наступних трьох робочих днів проводиться оформлення, засвідчення та надсилання витягу з рішення адресату.

            Датою рішення вважається дата його прийняття виконкомом.

            Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

84. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом двох років, після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються в архіві загального відділу протягом  наступних 3 років. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів рішення передаються на зберігання до  Артемівського міського архіву на постійне зберігання.

85. Рішення виконкому з питань забезпечення життєдіяльності міста, доводяться відділом комунального господарства до відома жителів міста через засоби масової інформації або в  інший спосіб.

86. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу, як правило, начальник. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 15 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому  присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

87. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Враховані копії  рішень засвідчуються печаткою загального відділу. Протоколи засідань виконкому зберігаються в загальному відділі два роки, після чого документи упорядковуються, вносяться до опису справ постійного зберігання і зберігаються в архіві загального відділу протягом  наступних 3 років. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів протоколи передаються на зберігання до  Артемівського міського архіву на постійне зберігання.

               VІІ. Порядок підготовки та прийняття регуляторних актів

88. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами міської ради, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта».

89. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, що або окремі положення яких спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб‘єктами господарювання до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові оприлюднюються разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань. Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений п.90 Регламенту. Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв'язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв'язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта виконавчим органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;

обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв'язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;

визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;

визначити цілі державного регулювання;

визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;

аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;

описати механізми й заходи, які забезпечать розв'язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави;

обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторним актом, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;

оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;

оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;

обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

визначити показники результативності регуляторного акта;

визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

90. Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюються шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації, визначених розробником цього проекту, або шляхом розміщення на сторінці офіційного веб-сайта Артемівської міської ради в мережі Інтернет / веб - сайті Соледарської міської ради у разі його створення.

91. Обов‘язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

92. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об‘єднаннями розробникові цього проекту для розгляду.

93. Регуляторний акт не може бути прийнятий міською радою, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

відсутній аналіз регуляторного впливу;

проект регуляторного акта не був оприлюднений.

94. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

виконання заходів з відстеження результативності;

            підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

Для відстеження результативності регуляторних актів можуть бути використані статистичні дані та дані наукових досліджень і соціологічних опитувань.

Одержані при здійсненні повторного відстеження результативності значення показників результативності порівнюються із значеннями цих показників, що були одержані при здійсненні базового відстеження. Періодичні відстеження результативності здійснюються з метою перевірки сталого досягання регуляторним актом цілей, задекларованих при його прийнятті, після здійснення повторного відстеження результативності цього регуляторного акта.

Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до дня набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження результативності може бути здійснене після набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження результативності цього акта.

Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше двох років з дня набрання чинності цим актом або більшістю його положень, якщо рішенням регуляторного органу, який прийняв цей регуляторний акт, не встановлено більш ранній строк.

            Періодичні відстеження результативності регуляторного акта здійснюються раз на кожні три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.

Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта забезпечується виконавчим органом міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт.

Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта не може бути більшим ніж сорок п'ять робочих днів.

Виконавчий орган міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт, готує звіт про відстеження результативності цього регуляторного акта та не пізніш як у десятиденний строк з дня підписання цього звіту, оприлюднює його у спосіб, передбачений п.90 регламенту.

 

               VІІІ. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови та доручень

 

95. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, його заступників   покладається на начальника загального відділу міської ради.

Доручення міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому та керівників виконавчих органів міської ради щодо надання інформації або виконання певних заходів для вирішення поставлених завдань надається у письмовій або усній формі.

Організація та стан контролю за виконанням доручень апаратної наради при міському голові покладається на загальний відділ.

96. Фактичний контроль за виконанням рішень, розпоряджень та доручень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради у межах їх компетенції.

97. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень та доручень покладається на посадових осіб, до повноважень та функціональних обов’язків  яких відносяться  питання, що містяться в документах.

98. Начальник загального відділу у триденний термін після засідання виконкому, формує окремий перелік рішень виконкому, що підлягають  контролю .

99. Контролю підлягають рішення виконкому, які приймаються на виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, загальнодержавних, загальноміських програм, міських планових питань, виділення коштів з резервного і цільового фондів; стосуються роботи виконавчих органів міської ради, стану виконання галузевих питань; розрахунків, погашення заборгованості, розвитку інфраструктури міста тощо; затвердження планів роботи, заходів тощо; внесення змін в рішення (про бюджет, в положення тощо); внесення   питань на розгляд сесії міської ради та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки, порядок виконання та відповідне виділення бюджетних асигнувань.

100. Загальний відділ в останній четвер місяця надає інформацію керуючому справами виконкому про стан виконання контрольних документів для подальшого інформування на апаратній нараді при міському голові.

101. Рішення, розпорядження, що підлягають контролю та направляються виконавцям, містять позначку “Контроль”. Наявність такої позначки на документі  офіційно підтверджує  включення даного акту в перелік документів, що підлягають контролю.

102. Загальний відділ готує зведені інформації про хід виконання рішень, розпоряджень, доручень дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень, доручень, веде електронну базу даних.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, доручень без поважних на те причин, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

103. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання розпорядчих документів у загальний відділ за 3 дні до визначених контрольних строків  в документі, а про хід виконання рішень, розпоряджень довгострокової дії - за підсумками кожного календарного року в січні. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень.

Інформація та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень, доручень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

104. У разі неможливості виконати розпорядчий документ у встановлені терміни, особа, на яку покладено контроль, за 22 дні до визначених контрольних термінів, у письмовій формі вносить міському голові обґрунтовану пропозицію щодо продовження строку виконання.

105. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, строки виконання погоджуються та визначаються:

рішень – виконавчим комітетом,

розпоряджень і доручень – міським головою.

106. Контроль за виконанням протокольних доручень, наданих членами виконкому на засіданнях виконкому, здійснюється загальним відділом. Відповідальність за виконання доручень покладається на  посадових осіб, яким надані такі доручення.

107. Здійснення контролю за виконанням доручень міського голови покладається на загальний відділ.

108. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень та доручень є наявність письмової резолюції посадової особи, на яку покладено контроль виконання.

               ІХ. Організація роботи з документами вищих органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

109. Організація роботи з документами вищих органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується загальним відділом у порядку, визначеному цим регламентом.

110. Документи вищих органів виконавчої влади реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – першому заступнику міського голови або виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 09.00 години наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

111. Документи з резолюціями міського голови , а в разі його відсутності – першого заступника міського голови або виконуючого обов’язки міського голови беруться на контроль загальним відділом для забезпечення їх виконання.

112. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому у межах їх компетенції.

113. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання цих документів.

114. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися, рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

115. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, здається у загальний відділ для списання.

116. Документи органів виконавчої влади  знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією міського голови “До справи” або “Зняти з контролю”.

 

               Х. Організація роботи з документами організацій, підприємств і установ та порядок  контролю за їх проходженням і виконанням

117. Усі документи адресовані міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому , начальникам виконавчих органів міської ради приймаються і реєструються у загальному відділі , а вся вихідна документація (надалі - документи) за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, начальників виконавчих органів міської ради приймаються і реєструються секретарем керівника міської ради  згідно з вимогами інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.

Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної  адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

На кожний документ, що надійшов від підприємств, установ та організацій оформляється реєстраційно-контрольна картка встановленого зразка та працівниками загального відділу ведеться електронна база даних .

118. Документи реєструються у загальному відділі один раз - у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це робиться відмітка у відповідному журналі загального відділу.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

119. У подальшому, у відповідному журналі загального відділу фіксуються всі резолюції, пов’язані з виконанням документа.

120. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків, подає їх заступникам міського голови, керуючому справами для подальшого розгляду.

121. З документами, відібраними на розгляд міському голові, попередньо ознайомлюється керуючий справами виконкому.

122. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

123. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція складається з елементів відповідно до вимог  інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.

У разі коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо резолюцією не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

124. Після повернення документа з резолюцією міського голови він передається у загальний відділ та виконавцям. 

125. На документі, взятому на контроль, в правому верхньому кутку першого аркуша та реєстраційно-контрольної картки ставиться позначка “Контроль”, поруч з яким зазначається  строк виконання документа.

Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється за оригіналами документів.

126. Під розписку оригінал документа передається на виконання особі вказаній в резолюції. Якщо резолюцією виконання документа було доручено одній особі, то вона одночасно вважається і головним, і безпосереднім виконавцем документа.

127. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою або особа, визначена в резолюції. Для виконання резолюції цій особі надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання виконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 3 дні до встановленого терміну.

128. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

129. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “Терміново” – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або особа, яка його заміщує.

130. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка виконує її обов’язки.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено міським головою  за обґрунтованою  пропозицію виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати  документ у встановлений термін неможливо. Якщо питання, зазначені в документі взяті на контроль за дорученням міського голови або заступників міського голови  і потребують довготривалого терміну виконання, то інформація про хід виконання  такого документа  подається у загальний відділ щомісячно.

131. Якщо міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді робить запис “Зняти з контролю”, підписується і зазначає дату посадова особа, яка написала резолюцію. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до контрольної картки.

Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді.

Не допускається зняття з контролю документа, коли даються обіцянки, чи вказуються строки виконання робіт, а самі роботи ще не закінчені, чи не виконані. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті або неправильно оформленою, то працівники загального відділу повертають її  виконавцю на доопрацювання.

132. Відповідальність за ведення контрольних картотек несе начальник загального відділу.

Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється згідно з резолюцією міського голови лише через загальний відділ під розписку.

133. Роботу з електронною поштою здійснює загальний відділ, як правило, спеціаліст, на комп'ютері якого встановлено відповідну програму. Спеціаліст загального відділу приймає, реєструє в журналі електронну пошту та веде технічний контроль за її виконанням. 

В обов’язки спеціаліста входить:

            виконання безпосереднього процесу прийому-передачі пошти;

            реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації. 

           Матеріали для пересилання електронною поштою приймаються від посадових осіб в електронному вигляді на Usb накопичувачі. У друкованому вигляді інформація приймається тільки у випадку відсутності доступу відправника до електронного першоджерела надрукованої інформації.

           Для пошти, що надійшла безпосередньо на адресу міського голови (заступників міського голови) або виконкому міської ради, надіслати електронну копію листа до загального відділу для подальшої роботи як із звичайним документом (у випадку одержання великих баз даних, графічних файлів питання про створення друкованих копій вирішується в робочому порядку). 

           Офіційною електронною адресою вважається та, що вказана в розділі «Контакти» на офіційному веб-сайті Соледарської міської ради .

               ХІ. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних документів

134. Вихідні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

135. Обов'язковим реквізитом  вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені та поштова адреса.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

136. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства .

На всіх примірниках вихідного документа зазначається прізвище, ім»я , по батькові та номер службового телефону його виконавця.

137. Організаційно-розпорядчі вихідні документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів друкуються на бланках Соледарської міської ради встановленого зразка відповідно до інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.

138. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах.

Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючим справами виконкому, візуються у встановленому цим пунктом порядку у разі наявності виконавця.

Віза складається з прізвища, ім»я , по батькові посадової особи-виконавця, його особистого підпису та номера службового телефону .

139. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, інших нормативних актів органів державної влади, рішень Артемівської міської ради та її виконкому, розпоряджень та доручень міського голови м. Артемівська, що направляється відповідно голові обласної ради , голові обласної державної адміністрації або міському голові м. Артемівська підписується міським головою, а у разі його відсутності – виконуючим обов’язки голови або першим заступником міського голови.

140. Вихідні  документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис не менше ніж у двох примірниках при наявності необхідних віз . А у разі необхідності взяття на контроль вихідного документу – у трьох примірниках.

141. На підпис міському голові документи подаються керуючим справами виконкому щоденно о 16.30 годині, а у разі неможливості – наступного дня о 8-ій годині. Подані до загального відділу, після 16 години документи передаються на підпис міському голові  наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

142. Усі документи, що надсилаються, приймаються і реєструються у відповідному журналі секретарем керівника щоденно, крім вихідних та святкових днів. Документи, що надійшли до 16 години , надсилаються адресатам цього ж дня.

143. Перед відправкою секретарем керівника перевіряється:

 правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

наявність підпису, посади і прізвища посадової особи, яка підписала документ;

наявність адреси і поштового індексу, заголовка документа;

наявність прізвища , ім»я , по батькові посадової особи-виконавця, його особистого підпису та номера службового телефону.

Неправильно та неякісно підготовлені документи не приймаються і відправляються на доопрацювання.

144. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням або через кур»єра. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Виконавчим органам міської ради, деяким іншим установам документи доставляються під розписку після 15 години працівником загального відділу.

145. Вихідні документи (подання, пропозиції, прохання), службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, та інші документи, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль посадовими особами – виконавцями .

146. Контроль за термінами, повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, начальників виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

ХІІ.  Організація роботи по забезпеченню діяльності міської ради

147.Соледарська міська рада   створює сприятливе виробниче середовище для посадовців, необхідне   для досягнення відповідності вимогам до послуг, і управляє ним:

доброзичливий соціально-психологічний клімат;

хороші виробничі умови (вентиляція, кондиціонування, ергономічні робочі місця.

148. Координація роботи виконавчих органів ради по організаційному, правовому, інформаційному, аналітичному, матеріально-технічному  забезпеченню діяльності міської ради здійснюється секретарем міської ради .

149. Організаційний відділ міської ради складає і в установленому порядку вносить на розгляд міського голови проекти планів роботи міської ради, координує роботу постійних комісій, виконавчих органів міської ради по забезпеченню їх реалізації; організовує проведення засідань депутатських зборів, навчання депутатів міської ради; аналізує діяльність міської ради, депутатів, постійних комісій, передає цю інформацію для висвітлення засобам масової інформації; сприяє комісіям по виборах у здійсненні ними своїх повноважень; щорічно у визначені строки узагальнює за встановленими формами статистичні дані про деякі питання діяльності міської ради та забезпечує їх подання до Артемівської міської ради; приймає та реєструє звернення, листи, запити виборців до депутатів та постійних комісій міської ради; приймає та реєструє депутатські запити та звернення до виконавчих органів міської ради.

150. Вирішення інших питань, пов'язаних із організаційним, матеріально-технічним та іншим забезпеченням діяльності міської ради здійснюється виконавчими органами міської ради відповідно до їх компетенції у визначеному цим Регламентом порядку.

151. Організаційний відділ міської ради готує проекти розпоряджень міського голови про скликання сесій ради; отримує і узагальнює пропозиції щодо порядку денного сесій ради; підтримує зв'язок з депутатами міської ради, повідомляє депутатів про проведення сесій, засідань постійних комісій ради та про інші заходи, що проводитимуться за їх участю, попередньо уточнює можливості депутатів брати в них участь; збирає пропозиції, складає і погоджує списки осіб, яких необхідно запросити, запрошує їх на сесії, засідання постійних комісій ради та інші заходи;  здійснює контроль за роботою із запитами, запитаннями, зауваженнями і пропозиціями депутатів міської ради, що надійшли під час сесій та в інший період, здійснює підготовку сесійної зали.

152. Доведення до відома депутатів міської ради та інших адресатів розпоряджень міського голови про скликання сесій ради, друкування, розмноження і надсилання депутатам та іншим адресатам проектів рішень з питань, що пропонуються для розгляду на сесіях, інших документів, необхідних для забезпечення роботи міської ради, протоколювання сесій, організаційне забезпечення роботи сесій ради, оформлення розмноження і доведення до виконавців прийнятих міською радою рішень, зберігання оригіналів рішень, протоколів сесій міської ради та матеріалів до них здійснюється організаційним відділом міської ради.

153. Розпорядження міського голови про скликання сесій ради доводиться до  відома депутатів  ради,  виконавчих органів міської ради, установ, організацій та населення міста, як правило, не пізніше ніж за 10 днів до їх проведення. Організаційний відділ міської ради забезпечує доведення цього розпорядження до відома населення міста через засоби масової інформації або в інший спосіб.

154. Прийняті сесією міської ради рішення у термін 5 робочих днів з дати їх прийняття доводяться до виконавців.

155. Контроль за виконанням рішень сесій міської ради здійснюється організаційним відділом міської ради.

156. Організаційний відділ міської ради у семиденний строк після проведення сесій міської ради узагальнює висловлені депутатами зауваження і пропозиції, забезпечує їх надсилання для розгляду відповідним установам, організаціям, посадовим особам для відповідного реагування.

Відповідальність за реагування на депутатські запити, запитання, зауваження і пропозиції несуть особи, яким доручено їх розгляд і вирішення. Контроль за строками та повнотою розгляду і вирішення цих документів здійснюється організаційним відділом міської ради.

157. Протоколи сесій міської ради оформляються організаційним відділом міської ради протягом 15 днів з дня проведення сесій.

Оригінали протоколів сесій міської ради зберігаються у організаційному відділі міської ради протягом скликання, після чого передаються на зберігання до Артемівського міського архіву . Відповідальність за зберігання протоколів сесій міської ради покладається на начальника організаційного відділу міської ради.

               ХІІІ. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

158. Міська рада має гербову печатку встановленого зразка діаметром 45 мм, виготовлення якої забезпечується загальним відділом у встановленому порядку.

159. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою є міський голова.

160. За розпорядженням міського голови, гербова печатка передається керуючому справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, яка його заміщує.

            161. Гербовою печаткою засвідчуються:

            підписи міського  голови  на оригіналах  рішень міської ради та виконкому, розпоряджень міського голови; листах тощо;

            підписи секретаря міської ради,  заступників міського голови та керуючого  справами виконкому,  начальників виконавчих органів міської ради ;

            підпис посадової особи на документах,  що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з  матеріальними  цінностями.

 Перелік інших   документів,   підписи   на   яких   необхідно скріплювати гербовою печаткою,  визначений у додатку 9 інструкції з ведення діловодства, затвердженої розпорядженням міського голови від 15.03.2012 № 43р.

162. Відбиток печатки загального відділу міської ради ставиться  на врахованих копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відповідальність за зберігання і законність користування цією печаткою і штампом міської ради несе начальник загального відділу.

         163. Відбиток печатки  ставиться  таким  чином,  щоб він охоплював останні кілька літер  найменування  посади  особи,  яка  підписала документ,  але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
         164. Розпорядженням міського голови  визначається порядок використання, місце зберігання печаток міської ради і посадові особи, відповідальні за їх  зберігання,  а  також  перелік  осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

            Облік видачі печаток і штампів міської ради ведеться загальним відділом.

165. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

166. Виготовлення бланків міської ради забезпечується загальним відділом за зразками, передбаченими   Інструкцією з діловодства та державним  стандартом.

167. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотної сторони секретарем керівника або працівниками загального відділу при відправці кореспонденції.

168. Копіювання бланків листів міської ради не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

169. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом у встановленому порядку.

170. Документи, складені на бланках міської ради, підписуються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

               ХІV. Організація роботи з кадрами

171. У роботі з кадрами міська рада керується Конституцією України, законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про державну службу», Кодексом Законів про працю України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та рекомендаціями Національного агентства України з питань державної служби, розпорядженнями обласної державної адміністрації, рішеннями обласної та міської рад, розпорядженнями міського голови, рішеннями виконкому та цим регламентом.

172. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування міська рада керується також відповідними рекомендаціями Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Пенсійного фонду України та іншими нормативними документами.

173. Організацію роботи з кадрами у міській раді та ведення кадрового діловодства здійснює керуючий справами виконавчого комітету (далі-кадрова служба), який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

174. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно . У разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених міською радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

175. На службу в виконавчі органи міської ради можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту й професійну підготовку, володіють державною мовою в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків.

176. Щомісячно з жовтня по травень місяць у третю середу проводиться тематичне юридичне навчання працівників виконавчих органів міської ради. План навчання готується спеціалістом-юрисконсультом та керуючим справами виконавчого комітету.

177. Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах , самоосвітою тощо.

178. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на керуючого справами виконавчого комітету.

               ХV. Порядок призначення на посади та звільнення з посад

179. Сесія міської ради у відповідності до п.3 та п.4 ст.26 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” затверджує персональний склад виконкому.

180. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:
            на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні";

на посаду секретаря міської ради шляхом обрання міською радою;

на посади заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради шляхом затвердження міською радою;

на посади начальників , спеціалістів відділів, служб та інших працівників міської ради шляхом призначення міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

181. Проведення конкурсу, випробування та стажування при прийнятті на службу в міську раду здійснюється в порядку, визначеному законодавством України про службу в органах місцевого самоврядування.

182. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду без конкурсного відбору.

183. На час відсутності (відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

184. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду та надається керуючому справами виконавчого комітету  на перевірку .

185. Відповідно до Порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови , та цього регламенту проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування міської ради (далі - конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад.

Конкурс на заміщення вакантної посади повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до служби в органах місцевого самоврядування громадян України.

186. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад, розпорядженням міського голови утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Очолює конкурсну комісію секретар міської ради. До складу конкурсної комісії входять перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів , керуючий справами виконкому, спеціаліст-юрисконсульт, а також окремі представники ПК та виконавчих органів міської ради.

188. Посадова особа місцевого самоврядування підписує текст Присяги, який зберігається за місцем її роботи. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці

189. Після прийняття на роботу , як правило, керуючий справами виконавчого комітету оформляє та видає посвідчення працівникам, які входять до номенклатури міської ради.

Звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради здійснюється у встановленому законом порядку. При звільненні службові посвідчення підлягають обов’язковому поверненню.

Інші працівники міської ради, службовці та робочі , приймаються на роботу та звільняються відповідно до Кодексу законів про працю України .

Облік особових справ посадових осіб місцевого самоврядування ведеться кадровою службою міської ради.

               ХVІ. Стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради

190. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на зайняття посад у виконавчих  органах міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись стажування терміном до двох місяців.

Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи виконавчих органів міської ради. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста, згода керівників за місцем його основної роботи та міського голови. Працівники, які досягли встановленого Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування” граничного віку, до стажування не залучаються.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку проходження оформляються розпорядженням міського голови.

Особа, яка не є посадовою особою органів місцевого самоврядування або державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради проходить конкурс в установленому порядку.

Посадова особа міської ради після успішного закінчення стажування може бути переведена на службу до виконавчих органів міської ради за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або може бути зарахована до кадрового резерву.

               ХVІІ. Порядок формування кадрового резерву

191. Формування кадрового резерву передбачає добір осіб, які:

спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина;

мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

Кадровий резерв формується з:

посадових осіб виконавчих органів міської ради, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

державних службовців, які бажають перейти на службу в виконавчі органи місцевого самоврядування;

спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою або відповідною радою згідно із Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, не формується. 

На посади інших працівників виконавчих органів місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади керівників виконавчих органів міської ради - не менше двох осіб; на посади спеціалістів цих органів - не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву.

Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

192. Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови.

Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно із особистими річними планами, затвердженими керівниками виконавчих органів, де передбачається:

вивчення і аналіз виконання законів України, нормативних актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування;

систематичне навчання шляхом самоосвіти;

періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

стажування протягом не більш як два місяці у виконавчому органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника;

виконання обов'язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

участь у підготовці проектів нормативних актів.

193. Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників виконавчих органів міської ради, покладається на заступників міського голови , секретаря міської ради , керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов»язків, на інші посади - на керівників виконавчих органів міської ради.

194. Керуючий справами виконкому готує списки кадрового резерву, систематично аналізує та узагальнює практику його формування, вносить пропозиції міському голові щодо вдосконалення цієї роботи.

195. Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу.

Просування по службі посадової особи виконавчих органів міської ради, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за розпорядженням міського голови поза конкурсом.

Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчого органу. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

               ХVІІІ. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування

196. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування (далі - посадові особи) один раз на 4 роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов'язків, визначених положеннями про виконавчі органи міської ради і відображених у посадових інструкціях. Атестація проводиться відповідно до Положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови.

Атестації підлягають посадові особи виконавчих органів міської ради усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов'язки не змінилися.

Не підлягають атестації:

міський голова;

секретар міської ради;

особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік;

молоді спеціалісти;

вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною;

особи, прийняті на роботу на визначений термін.

Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

            197. Для організації та проведення атестації за розпорядженням міського голови утворюється атестаційна комісія у складі голови комісії, секретаря та членів комісії. Головою атестаційної комісії призначається секретар міської ради.

До складу комісії включаються перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, начальники виконавчих органів міської ради. Голова атестаційної комісії може залучати до роботи в комісії незалежних експертів.

Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням міського голови, доводяться до відома посадових осіб, які атестуються, не пізніше ніж за місяць до проведення атестації .

Проведенню атестації має передувати підготовча та організаційна робота. Керуючим справами виконкому готуються пропозиції щодо складу атестаційної комісії, термінів та графіків проведення атестації, визначається кількість та складаються списки посадових осіб, які підлягають атестації; роз’яснюються цілі і порядок проведення атестації; проводиться підготовка необхідних для атестації документів: атестаційний лист попередньої атестації, бланк атестаційного листа чергової атестації та щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув з часу попередньої атестації. У графіках проведення атестації зазначається прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації.

198. Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації та брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування.

Комісія повинна забезпечувати об'єктивний розгляд і професійну оцінку діяльності посадової особи, яка атестується, зокрема щодо виконання покладених на неї службових обов'язків, а також принциповий підхід у підготовці рекомендацій для подальшого використання її досвіду і знань у роботі органу місцевого самоврядування.

Атестація начальників виконавчих органів та посадових осіб, які увійшли до складу комісії, передує атестації інших працівників цих органів .

199. На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика, що підписується начальником виконавчого органу міської ради або заступниками міського голови, секретарем міської ради , керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов»язків і подається до комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації.

Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов'язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо.

Посадова особа ознайомлюється із службовою характеристикою до атестації під час співбесіди.

У разі незгоди з відомостями, викладеними у службовій характеристиці, посадова особа може подати до комісії відповідну заяву, обґрунтування, додаткові відомості щодо своєї службової діяльності.

Начальники виконавчих органів міської ради готують службову характеристику на кожну посадову особу, що підлягає атестації. На начальників виконавчих органів характеристики готують секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів або керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків. Посадова особа ознайомлюється із службовою характеристикою під розпис під час співбесіди  з ним його безпосереднього керівника. В ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи працівника, його слабкі місця, визначатися шляхи подолання недоліків. При цьому працівнику має бути надана можливість задавати запитання, коментувати зауваження та висновки щодо його роботи.

200. Під час кожної атестації до комісії подаються щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов'язків за період, що минув після попередньої атестації, а також атестаційний лист попередньої атестації.

На засідання комісії запрошуються посадова особа, яка атестується, та керівник виконавчого органу, в якому працює посадова особа. Якщо посадова особа не з'явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності.

          Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб’єктивізму.

         Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії. У разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи. Голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується.

Голова атестаційної комісії про результати кожного засідання повідомляє міського голову.

201. Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються керуючим справами виконавчого комітету. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає міський голова і видає відповідне розпорядження, в якому визначаються заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період.

Рішення про переведення посадової особи за її згодою на іншу посаду або про звільнення з посади приймається міським головою у двомісячний термін з дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного терміну не допускається. Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього терміну не включається.

Посадова особа, визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи відповідно до пункту 2 статті 40 Кодексу законів про працю України.

Спори, що виникають у зв'язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

Рішення комісії може бути оскаржене посадовою особою в установленому законодавством порядку протягом 10 днів з дня його прийняття без урахування терміну тимчасової непрацездатності.

Перевибори міського голови не можуть бути підставою для проведення позачергової атестації посадових осіб місцевого самоврядування.

202. У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов'язків .

               ХІХ. Щорічна оцінка виконання посадовими особами  покладених на них завдань та обов'язків

203. Щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов'язків проводиться   в період між атестаціями у січні-лютому місяці поточного року за підсумками минулого року у порядку, затвердженим розпорядженням міського голови з урахуванням цього регламенту.

Щорічна оцінка проводиться безпосередніми керівниками виконавчих органів міської ради, а у разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба тощо…) – секретарем міської ради, заступниками міського голови , керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов»язків, а вразі їх відсутності – міським головою.

Щорічна оцінка виконання першим заступником міського голови , заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому покладених на них обов`язків і завдань проводиться міським головою.

Щорічному оцінюванню не підлягають :

міський голова, секретар міської ради,    молоді спеціалісти, посадові особи, які перебувають на займаній посаді менше одного року, вагітні жінки чи жінки , які працюють менше одного року після виходу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами чи догляду за дитиною, а також особи , прийняті на роботу на визначений термін.

            Щорічна  оцінка  має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості,  на  засадах  законності,  прозорості,  гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

              204. Організаційне  забезпечення  проведення щорічної   оцінки  покладається  на  кадрову  службу міської ради  (далі-кадрова служба).

            До початку проведення оцінювання  кадрова  служба  має  ознайомити   всіх   керівників виконавчих органів міської ради  з  порядком  проведення щорічної оцінки, а також  забезпечити  формою бланка щорічної   оцінки   .

205. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів:

            підготовчий період,

            оцінювання,

            співбесіда та підписання результатів  обговорення,

            затвердження  результатів оцінювання міським головою,

            заключний етап.

            Підготовчий   період   включає   аналіз    безпосереднім  керівником   та  посадовою особою виконання   завдань  та  обов'язків,  визначених у посадових  інструкціях,  положеннях  про виконавчі органи міської ради,  наданих окремих дорученнях у звітний період,  а також  встановлення  безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

            Оцінювання   здійснюється посадовою особою через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником,  результати якого  заносяться  до  форми бланка щорічної оцінки.

              Оцінювання    безпосереднім    керівником    має    бути обгрунтованим,  спиратися  на  конкретні  приклади  з відзначенням позитивних показників  роботи  посадової особи,  рівня  його знань,  умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

            За результатами  самооцінювання і оцінювання   безпосереднім керівником виставляється підсумкова оцінка.

             Підсумкова оцінка враховує самооцінку, оцінку безпосереднім керівником та може бути:

            низька -  посадова особа повина поліпшити свою роботу, щоб  уникнути  постійного   втручання   керівника   для   корегування результату її роботи;

            задовільна - посадова особа досягла  певних  результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, і повинна спрямовувати свою діяльність на ті складові, що  примушують  керівника  часом  вносити  корективи в результати роботи;

            добра - посадова особа досягла  результатів  володіння навичками й уміннями,  мінімізувала втручання керівника в результати    роботи,    спрямувала    зусилля   на   запровадження інноваційного стилю пошуку рішень;

висока - посадова особа перевищила очікувані результати, виявила ґрунтовні знання і навички,  застосувала інноваційний  стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

Заповнену  форму  бланка  щорічної  оцінки безпосередній  керівник у тижневий термін передає посадовій особі для ознайомлення.

206. Співбесіда  безпосереднього   керівника   з  посадовою особою   проводиться з метою обговорення результатів оцінки її роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо   виконання   завдань,   визначення  необхідності  підвищення кваліфікації.

              Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і носити рекомендаційний  та  роз'яснювальний  характер з урахуванням самооцінки посадової особи.

               При  проведенні  співбесіди   необхідно   дотримуватися балансу  між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямків з відповідним обґрунтуванням.
               Співбесіда повинна закінчуватися підписанням  безпосереднім керівником  і посадовою особою форми бланка щорічної оцінки на   підтвердження  того,  що  результати  оцінювання   обговорені.  

               207. Затвердження міським головою результатів щорічної оцінки здійснюється після  ознайомлення з результатами оцінювання . Міський голова може  висловити  свої зауваження та пропозиції,  а також провести,  у разі необхідності, відповідні співбесіди.
               208. Заключний  етап  включає  в  себе  перевірку   кадровою службою повноти заповнення форми бланка щорічної оцінки і долучення її до особової справи посадової особи.

               Кадрова  служба  аналізує  та   узагальнює   результати щорічної  оцінки  і  готує  проект  розпорядження міського голови  з питань кадрового менеджменту. Зазначені  висновки враховуються при складанні річних   планів   роботи   з   кадрами,   визначенні  щорічної  та перспективної потреби в кадрах,  формуванні державного  замовлення на підготовку,  перепідготовку і підвищення кваліфікації посадових осіб органів місцевого самоврядування, плануванні їх кар'єри.

                209. Результати щорічної  оцінки  повинні  враховуватися  при атестації посадових осіб,  розгляді  питань  просування по службі,  присвоєнні  чергового  рангу,  встановленні  передбачених законодавством грошової винагороди,  надбавок,  премій або змін їх розміру,  формуванні кадрового резерву та інших питань проходження служби в органах місцевого самоврядування.

 

                       ХХ. Граничний вік перебування на службі в органах
                                                     місцевого самоврядування 
         210.  Граничний  вік  перебування  на  службі  в  виконавчих органах міської ради становить 65 років.  Ці обмеження не поширюються на посадових   осіб   місцевого  самоврядування, які  обираються  на відповідні посади.
            Після  досягнення  граничного  віку  перебування  на службі    посадові   особи  за   рішенням  міського голови  можуть  бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо   такі   посади   передбачені  штатним  розписом,  на  умовах строкового  трудового  договору.
 

                ХХІ. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб , службовців та інших працівників виконавчих органів міської ради

211. На кожну посаду відповідно до штатного розпису розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов»язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадові обов’язки першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та керуючого справами виконавчого комітету затверджуються розпорядженням міського голови.

Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради .

Посадові інструкції працівників виконавчих органів міської ради , у тому числі їх керівників, розробляються і підписуються їх безпосередніми керівниками та затверджуються міським головою, першим заступником міського голови, секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов»язків.

Посадові інструкції спеціаліста-юрисконсульта, спеціаліста з державної реєстрації актів цивільного стану розробляються і підписуються керуючим справами виконавчого комітету та затверджуються міським головою.

212. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади та виконавчого органу міської ради.

Посадові інструкції складаються з п»яти  розділів:

загальні положення;

завдання та обов'язки;

права;

відповідальність;

взаємовідносини за посадою.

213. Розділ посадової інструкції “Завдання та обов'язки” визначає основну мету діяльності та характеризує зміст діяльності службовця .

У ньому зазначається:

відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про виконавчий орган, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об'єктів або, як перелік відносно самостійних питань;

перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця виконавчих органів міської ради, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

214. У розділі “Права” визначаються засоби, за допомогою яких службовець виконавчих органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

215. У розділі “Відповідальність” визначаються критерії оцінки роботи службовця і ступінь персональної відповідальності.  Критеріями оцінки роботи є об»єктивні показники, що характеризують якість та своєчасність виконання роботи, використання наданих прав, дотримання норм етики поведінки та обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу до органу місцевого самоврядування та її проходженням.

216. У розділі “Взаємовідносини за посадою” розглядаються питання інформаційних взаємозв»язків працівника з виконавчими органами міської ради, посадовими особами, організаціями, установами .

Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у керуючого справами виконавчого комітету, а копії – у керівників виконавчих органів міської ради.

               ХХІІ. Порядок оформлення відряджень працівникам виконавчих органів

                міської ради

217. Направлення у відрядження здійснює міський голова згідно з розпорядженням за погодженням першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого  комітету. В проекті розпорядження міського голови зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається службовець, термін і цілі відрядження.

Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних, обласних органів виконавчої влади або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається керуючому справами виконкому , як правило, за три дні до дати відрядження.

Відрядження з ініціативи начальників виконавчих органів міської ради, як правило, повинні плануватися заздалегідь та включатися до квартальних планів роботи відповідних виконавчих органів міської ради.

Після повернення з відрядження посадові особи звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.

               ХХІІІ. Порядок надання відпусток працівникам виконавчих органів

                міської ради

218. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України  , законів України "Про відпустки", "Про службу в органах місцевого самоврядування".

Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджує міський голова за погодженням з   профспілковим комітетом. Під час складання графіка ураховуються інтереси установи, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку.

Щорічно до 5 грудня поточного року керівники виконавчих органів міської ради, надають на ім'я міського голови пропозиції щодо графіка щорічних відпусток на відповідний рік, узгоджені з секретарем міської ради, заступниками міського голови , керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов'язків.

            Щорічно до 25 грудня кадрова служба:

узагальнює графік щорічних відпусток на відповідний рік ;

надає  графік  на затвердження  міському  голові  та погодження  ПК;

доводить графік до відома працівників під підпис.

Допускається поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Ініціатором поділу щорічної відпустки є, як правило, працівник, який має звернутися до керівника з відповідною заявою. Керівник має право погодитися з таким поділом або відмовити в поділі.

Щорічні додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно з щорічною основною відпусткою або окремо від неї.

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. Забороняється невикористання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд.

Перенесення щорічної відпустки на інший період, її продовження або відкликання у зв'язку з виробничою необхідністю із відпустки   здійснюється в тому порядку, що визначений для надання відпустки.

219. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює кадрова служба ( керуючий справами виконавчого комітету).

Заява про надання відпустки подається працівниками не пізніше, як за два тижні до початку відпустки. Заява має містити інформацію про вид відпустки (основна щорічна, додаткова, навчальна, без збереження заробітної плати тощо), період та тривалість в календарних днях.

Заяви   в обов'язковому порядку попередньо візуються :

спеціалістів, службовців та робочих   начальниками відповідних виконавчих органів ;

керівників виконавчих органів - секретарем міської ради, заступниками міського голови , керуючим справами виконавчого комітету  згідно з розподілом обов'язків.

   Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і міським головою, який зобов»язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну та виплатити заробітну плату за час відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку.

                

               ХХІV. Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста 

 

220. Відділ з управління комунальною власністю міської ради веде  реєстр підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади міста.

221. Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за погодженням з  першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.

У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті передбачаються  строки  його  дії,  вимоги  до збереження державного майна, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови   матеріального забезпечення і організації праці (виконання   робіт), умови розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання прийнятих на себе  зобов'язань, з урахуванням галузевих особливостей та   фінансового стану підприємства, включаючи обов'язкове підвищення кваліфікації або перепідготовку протягом терміну дії контракту (але не рідше одного разу на  п'ять років).

Контракт складається у двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.

222. Кадрова служба міської ради  на підставі контракту, заяви, подання та інших документів готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.

Трудова книжка керівника підприємства комунальної власності зберігається в кадровій службі міської ради, яка  веде й облік особових справ керівників підприємств комунальної власності.

За два місяці до закінчення терміну контракту кадрова служба готує для міського голови відповідну інформацію, на підставі якої він приймає рішення щодо подовження чи розірвання контракту.

223. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється у встановленому законом порядку.

Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.

224. Штатний розпис комунального підприємства на наступний рік переглядається та затверджується першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків за погодженням з начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності міської ради щорічно до 25 грудня. У разі необхідності протягом календарного року до нього можуть вноситись зміни.

 

               ХХV.  Порядок  надання відпусток керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста

225.Щорічно до 5 грудня поточного року керівники надають на ім'я міського голови пропозиції щодо графіка щорічних відпусток на відповідний рік, узгоджені з заступниками міського голови згідно з розподілом обов'язків.

Не пізніше як за два тижні до початку відпустки, з урахуванням графіка щорічних відпусток на відповідний рік, керівники надають оригінал письмової заяви на ім'я міського голови до загального відділу  .

           Заява має містити інформацію про вид відпустки (основна щорічна, додаткова, без збереження заробітної плати тощо), період та тривалість в календарних днях, про особу, яка виконуватиме обов'язки керівника на період його відсутності.

Заяви   в обов'язковому порядку попередньо візуються  заступниками міського голови згідно з розподілом обов'язків.

            Заява з резолюцією  міського голови , а в разі його відсутності особи, яка його заміщує,   направляється до кадрової служби міської ради, яка в установленому порядку готує проект розпорядження міського голови про надання відпустки, в якому зазначається дата початку та закінчення відпустки, а також ознайомлення осіб з розпорядженням.

            Керівникам надається врахована  копія розпорядження міського голови про надання    відпустки під підпис. На підставі розпорядження керівниками
підприємств,   установ, закладів,  організацій   комунальної  власності   територіальної громади міста Соледар  видається наказ за   місцем роботи про вибуття у відпустку, в якому   зазначаються   дата   початку,   кількість   днів   наданої   керівнику відпустки та особа, яка виконуватиме обов'язки керівника на період його відсутності.

Особа, на яку наказом покладено виконання обов'язків, ознайомлюється під підпис із відповідним наказом та посадовою інструкцією керівника.

Підготовлений   наказ   передається   до   бухгалтерії   підприємства, установи, організації.

Допускається поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Ініціатором поділу щорічної відпустки є, як правило, працівник, який має звернутися до керівника з відповідною заявою. Керівник має право погодитися з таким поділом або відмовити в поділі.

Перенесення щорічної відпустки на інший період, її продовження або відкликання у зв'язку з виробничою необхідністю із відпустки керівника здійснюється в тому порядку, що визначений для надання відпустки.

               ХХVІ. Нагородження відзнаками міської ради

226. Нагородження відзнаками міської ради (далі – відзнаки) здійснюється відповідно до положень про Почесну грамоту та Подяку Соледарської міської ради.

Відзнаками Соледарської міської ради є Почесна грамота і Подяка.

227. Відзнаки  засновані для відзначення та заохочення громадян за сумлінну працю, високу професійну майстерність та активну громадську і благодійну діяльність.

Вручення відзнаки приурочується до загальнодержавних та професійних свят, ювілейних дат, з нагоди днів народжень.

Рішення про нагородження відзнакою приймається рішеннями міської ради, виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови .

Вручення відзнак здійснюється міським головою або уповноваженими ним особами в урочистій обстановці.

Відзнаками нагороджуються органи самоорганізації населення, трудові колективи, окремі громадяни за трудові досягнення, активну громадську та благодійну діяльність.

Відзнак удостоюються за значний особистий внесок у здійснення програми економічного і соціального розвитку, підвищення ефективності виробництва, високий професіоналізм, збереження національної історико-культурної спадщини, зміцнення законності та правопорядку, активну участь у вихованні підростаючого покоління, захист державних інтересів тощо.

Нагородження Почесною грамотою та Подякою проводиться за письмовим поданням секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, начальників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ, організацій,  політичних партій та громадських організацій з зазначенням конкретних трудових заслуг колективу чи окремої особи.

Нагороджені Почесною грамотою і Подякою можуть бути удостоєні цих відзнак повторно за нові заслуги.

Проекти організаційно-розпорядчих документів про нагородження готуються виконавчими органами у межах наданих повноважень.

Про вручення відзнак робиться запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.

Облік  осіб, підприємств, установ та організацій, яких було нагороджено відзнаками,  здійснюють виконавчі органи міської ради у межах наданих повноважень.

             

 

         ХХVІІ. Порядок розгляду звернень громадян

228. Розгляд письмових звернень громадян у Соледарській міській раді здійснюється відповідно до Закону України “Про звер­нення громадян”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348  та указу Президента України від 13.08.2002 №700/2002 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення».

Звернення, що надходять міському голові, його заступникам, керуючому справами та секретарю міської ради реєструються у загальному відділі та  у день надходження передаються на розгляд міському голові. Усні звернення громадян , отримані на особистому прийомі, під час «Гарячої телефонної лінії» та з використанням мережі Інтернет реєструються і розглядаються у тому ж порядку, що і письмові.

229. Міський голова протягом двох робочих днів розглядає  письмові звернення та накладає відповідні резолюції.

Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня” розглядаються та приймаються рішення міським головою особисто, а в разі його відсутності – першим заступником голови або особою, яка його заміщає. Відповіді цій категорії громадян  підписує міський  голова або особа, яка його заміщає.

Звернення, в яких порушені питання не входять до повноважень міської ради, загальним відділом пересилаються за належністю в термін не більше 5 днів з дня надходження , про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

230. Загальний відділ забезпечує направлення звернень відповідальним виконавцям згідно з резолюціями керівництва .

Звернення, що згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації,  потребують подання інформації про результати розгляду у Секретаріат Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, центральні органи виконавчої влади, загальним відділом беруться на контроль. Відповіді у Секретаріат Президента України, Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України та центральні органи виконавчої влади, за результатами розгляду звернень та з погодженнями першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів відповідно до розподілу повноважень, подаються на підпис міському голові.

На підставі матеріалів за результатами розгляду звернень міський голова або його заступники в межах своєї компетенції приймають  рішення щодо зняття з контролю звернень чи продовження контролю за ви­конанням резолюцій .

231. Відповіді Президенту України, Прем’єр-Міністру України, Голові Верховної Ради України за результатами розгляду звернень громадян готується лише за підписом міського голови, погоджується першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.

Відповіді керівництву облдержадміністрації та письмова відповідь заявнику за результатами розгляду звернення надається за підписом міського голови або його заступників, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у звер­неннях питань.

Якщо наведені у зверненні факти підтвердилися, в інформаціях, що подаються,  зазначається про вжиті заходи та про надання автору звернення письмової відповіді за результатами розгляду. Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд передаються до справи згідно з резолюціями керівництва .

У разі коли доручення дано декільком посадовим особам, відповідь заявникам готує виконавець, вказаний першим.

Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику відповідно до вимог чинного законодавства України несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернення. Керівники, що порушили вимоги чинного законодавства під час розгляду звернень громадян і винні у тяганині, несуть відповідальність згідно з діючим законодавством.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень,  взятих на контроль, здійснює загальний відділ міської ради.

Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль, а в разі їх відсутності – відповідно до взаємозаміщення їх повноважень, шляхом накладання резолюції “Зняти з контролю” на інформації про результати розгляду звернення.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України “Про звернення громадян” та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Загальний відділ аналізує в рамках своєї компетенції відповіді на звернення, підготовлені виконавцями , та у разі необхідності інформує про порушення вимог законодавства про звернення, які виявлено під час розгляду, керуючого справами виконкому. Неправильно та неякісно підготовлені відповіді направляються на доопрацювання.

232. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не біль­ше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова встановлює необхідний термін для його розгляду, про що виконавцями повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

          233. Рішення про припинення розгляду звернення згідно із ст. 8 Закону України “Про звернення громадян” приймає міський голова за пропозицією першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень.

ХХVІІІ.Порядок організації та проведення особистого прийому громадян

234. Цей порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян виконавчими органами та керівництвом міської ради.

235. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарем міської ради, керуючим справами виконкому ( далі - керівництвом) згідно з графіком особистого прийому громадян.

236. Особистий прийом громадян керівництвом проводиться у приміщенні міської ради у робочих кабінетах.

237. Вхід громадян на прийом вільний і не потребує пред’явлення документів, що посвідчують особу.

239. Інформація про порядок і графік особистого прийому керівництвом публікується у газеті “Вперед ”, на сторінці  веб-сайта Артемівської міської ради та розміщується у приміщенні у доступному для вільного огляду місці.

240. Запис громадян на прийом до міського голови проводять працівники загального відділу  у день прийому.

Запис на повторний, протягом року, прийом з питань, які вже розглядалися в міській раді, може бути зроблено лише в тому випадку, коли заявнику питання не вирішено по суті.

241. Працівники загального відділу :

попередньо вислуховують заявників, з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади звертався і яке було прийнято рішення, ознайомлюються з документами, поданими заявниками, оформляють реєстраційно-контрольні картки або роблять відповідні записи у журналі;

у разі повторних звернень піднімають результати їх попереднього розгляду;

при необхідності запрошують на прийом начальників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств комунальної власності тощо;

забезпечують порядок у місцях прийому громадян, черговість проходження заявників;

встановлюють черговість проходження на прийом пільгової категорії населення: Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України “Мати-героїня”;

після закінчення особистого прийому копії реєстраційно-контрольних карток разом з документами згідно з резолюціями міського голови направляють безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради або інших установ та організацій, до повноважень яких належить вирішення проблем і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень.

242. Загальний відділ в межах своїх повноважень:

здійснює систематичний контроль, аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі, щомісячно складає аналітичну довідку;

контролює додержання графіка особистого прийому громадян керівниками виконавчих органів міської ради;

243. Під час особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими грома­дянами.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

244. Про результати розгляду звернення громадянам повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

245. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідь готує посадова особа, вказана першою.

Письмова відповідь заявникам за результатами розгляду звернень надається за підписом міського голови та за погодженням із заступниками міського голови згідно з  розподілом обов»язків.

246. Звернення громадян на особистому прийомі реєструється відпо­відно до інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах дер­жавної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підпри­ємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, у засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

247. У разі, якщо особистий прийом громадян одним із керівників не може відбутися за графіком через поважні причини, здійснюється заміна посадової особи відповідно до взаємозаміщення .

248. Працівники загального відділу оформляють реєстраційно-контрольні картки з прийомів першого заступника міського голови , заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому та передають їх виконавцям, контролюють їх виконання, надання відповідей за підписом особи, яка проводила прийом громадян.

 

ХХІХ. Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

249. Особисті виїзні прийоми громадян здійснюються згідно з графіком, який складається загальним відділом за пропозиціями першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів та подається на затвердження міському голові.

250. Після затвердження міським головою графік особистих виїзних прийомів громадян загальним відділом направляється першому заступнику міського голови, заступнику міського  голови з питань діяльності виконавчих органів для виконання. Організацію обліку проведених особистих виїзних прийомів громадян, контроль за розглядом звернень та відповідей, що на них надійшли , здійснює загальний відділ.

Працівники загального відділу згідно з затвердженим графіком проводять підготовчу роботу по організації особистого виїзного прийому громадян, а саме :

попереджують заступників міського голови про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань;

повідомляють керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян.

доводять через ЗМІ до відома населення інформацію щодо днів, часу та місця проведення прийому.

Загальний відділ  забезпечує керівників бланками для ведення обліку заявників, які звернулись  під час виїзного прийому  громадян.

Керівники підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють відповідні умови для прове­дення прийому.

251. Працівники загального відділу здійснюють контроль за підготовкою проведення особистого виїзного прийому.

252. Загальний відділ:

здійснює реєстрацію одержаних на прийомі звернень, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

забезпечує направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі,  безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради підприємств, установ, організацій, до повноважень яких належить вирішення проблем і прийняття у зв’язку з цим відповідних рішень;

інформує міського голову про дотримання графіку проведення особистих виїзних прийомів;

готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в міській раді.

253. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

254. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідь заявникам готує  кожен виконавець у межах своєї компетенції за підписом особи, яка проводила виїзний прийом громадян , та надає загальному відділу для відправки заявникам.

255. Рішення про зняття з контролю звернень, які були отримані на особистому виїзному прийомі, приймають посадові особи, які проводили особистий виїзний прийом, шляхом накладання резолюції “До справи” на інформації про результати розгляду звернення.

ХХХ. Порядок  розгляду запитів на публічну інформацію

            256. Усі запити (індивідуальні або колективні) на публічну інформацію, які надходять до міської ради в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою), реєструються загальним відділом міської ради.

            3апитувач має право звернутися із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

            Письмовий запит може подаватися як у довільній формі ( із дотриманням вимог пункту 5 ст.19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»), так і шляхом заповнення відповідної форми .

            У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань запитів на інформацію, обов»язково зазначивши в запиті своє ім»я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

            Запити, оформлені неналежним чином (без зазначення прізвища, ім'я особи, поштової адреси або інших вимог, встановлених статтею 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»), не розглядаються.

            257. Загальний відділ веде облік запитів на інформацію .

            Залежно від змісту запит направляється секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу  функціональних  повноважень.  Згідно  з  резолюцією,  виконавець надає відповідну інформацію або готує проект відповіді, після підписання якої реєструється секретарем керівника і надсилається адресату.

            Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

            У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь надається не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.    Клопотання    про    термінове    опрацювання    запиту    має бути обґрунтованим.

            У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту продовжується до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувач повідомляється в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

            258. Інформація на запит надається безкоштовно.

            У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов»язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк за розміром фактичних витрат в межах норм, встановлених рішенням міської ради.

            При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

            259. Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі. У відмові в задоволенні запиту на інформацію обов»яково зазначається:

           1) прізвище,   ім'я,   по   батькові  та   посада   особи, відповідальної за розгляд запиту на інформацію;

          2) дату відмови;

          3) мотивовану підставу відмови;

          4) порядок оскарження відмови;

          5) підпис.

            260. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації» строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

            У  рішенні   про   відстрочку в задоволенні запиту на інформацію обов»язково зазначається:

           1) прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту на інформацію;

          2) дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

          3) причини, у зв'язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;

            4) строк у який буде задоволено запит;

            5) підпис.

            261. Рішення, дії чи бездіяльність виконавця запита на інформацію запитувачем можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду. Запитувач має право оскаржити:

           1) відмову в задоволенні запиту на інформацію;

           2) відстрочку задоволення запиту на інформацію;

           3) ненадання відповіді на запит на інформацію;

           4) надання недостовірної або неповної інформації;

           5) несвоєчасне надання інформації;

           6) невиконання   відповідальною особою обов'язку   оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону;

             7) інші  рішення,  дії  чи  бездіяльність посадових осіб міської ради, що порушили законні права та інтереси запитувача.

            262. Посадові особи міської ради за порушення законодавства про доступ до публічної інформації несуть дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність згідно з чинним законодавством.

                

               ХХХІ. Організація роботи робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою

263. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством,  координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ у тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

264. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів , а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, першим заступником або заступником міського голови, відповідального, згідно з розподілом обов’язків, за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконавчого комітету та подається на розгляд виконкому або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

265. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

 З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар  та підписує голова робочого органу.

Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу.

Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови.

266. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

 

               ХХХІІ. Проведення нарад, семінарів та інших заходів

267. Апаратні наради у міського голови проводяться:

із керівниками виконавчих органів міської ради та бюджетних установ – за необхідністю, але не рідше 1 разу на місяць, як правило , у першу п»ятницю місяця.

з керівниками комунальних підприємств і служб – щоп»ятниці о 14.00 год.

На апаратні наради запрошуються відповідальні працівники виконкому, начальники виконавчих органів міської ради, керівники міських організацій та установ. Список запрошених осіб визначає міський голова.

При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи.

На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за виконанням доручень здійснює загальний відділ.

268. Наради, семінари та інші заходи проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому.

Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить виконавчий орган чи посадова особа, що відповідають за підготовку заходу.

Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків)

269. Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється  загальний відділ не пізніше, як за тиждень до проведення наради. Наради, семінари та інші заходи включаються до оперативного (місячного) плану роботи виконкому.

               ХХХІІІ. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами державної виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями

270. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому, начальниками виконавчих органів міської ради на відповідних рівнях згідно з функціональними обов'язками шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів згідно з Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими нормативно-правовими актами України.

271. Інтереси виконкому у взаємовідносинах з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому.

272. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з органами державної  влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим регламентом.

273. Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів державної виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

274. Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень виконавчі органи міської ради два рази на рік до 5 липня та 5 січня надають керуючому справами виконкому інформацію, (погоджену з спеціалістом-юрисконсультом), про здійснення делегованих повноважень за встановленою формою.

Керуючий справами виконкому в установлені терміни готує та надсилає до обласної державної адміністрації узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради  по кожній статті Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” за встановленою формою. Додатково до організаційного управління обласної державної адміністрації загальним відділом надсилаються копії рішень та розпоряджень міського голови.

275. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної власності Конституції та Законів України, нормативних актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів державної виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.

Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються відповідно до вимог Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.

276. Відповідно до Закону України „Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації”, іншими нормативними документами, з метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконкому, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконкому, рішення міської ради, її виконкому, розпорядження та доручення міського голови, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації і розміщуються на сторінці веб-сайта Артемівської міської ради в мережі Інтернет , а у разі створення власного сайту - на веб-сайті Соледарської міської ради.

277. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за чітке, оперативне і об'єктивне висвітлення своєї діяльності.

278. Телефонограми про виклик на наради у виконавчих органах міської ради підписуються посадовими особами, які скликають нараду.

 

ХХХІV. Формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

 

279. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради здійснюються на підставі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» .

280. Загальні правила тимчасового зберігання документів управлінської діяльності і документів з особового складу встановлені «Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України  № 16 від 16.03.2001 із змінами та доповненнями до них.

281. Конкретний комплект документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається індивідуальною номенклатурою справ відділів та служб –систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ відповідно до «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання» і погодженою експертно-перевірною комісією Державного архіву Донецької області.

282. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ у процесі діловодства, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання.

Зведена номенклатура справ складається, як правило, з номенклатури справ виконавчих органів. Формуванням зведеної номенклатури справ здійснює загальний відділ. Формуванням справ у виконавчих органах міської ради здійснюють начальники відповідних органів .

283. Керівники виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за стан діловодства і збереження документів, які закінчені у діловодстві. При зміні керівників виконавчих органів документи від одного керівника до іншого передаються за актом приймання-передавання.

284. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

285. На підставі номенклатури справ та переліків експертна комісія міської  ради  проводить експертизу цінності документів.

Щорічно, по закінченню діловодного року, до 1 листопада, загальним відділом міської ради складаються описи справ постійного зберігання та з особового складу,  акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Описи та акт через два роки після закінчення документів у діловодстві подаються на погодження експертно-перевірній комісії  Артемівського міського архіву.

286. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними, контрольно-обліковими картками на документи передаються відповідальному за роботу з архівними документами через два роки після завершення їх у діловодстві. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, відповідальний за роботу з архівними документами оформляє видачу справ у тимчасове користування.

287. Виконавчі органи міської ради згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", здійснюють тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

288. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у відділі, службі - 5 років.

Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до Артемівського міського архіву за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

               ХХХV. Порядок укладання угод (договорів)

 

289. Угоду ( договір) розробляє виконавчий орган міської ради або посадова особа у межах наданих повноважень.

Від імені міської ради та виконкому угоди (договори) укладає міський голова.

Всі угоди, укладені від імені виконкому та міської ради, реєструються в книзі угод у спеціаліста-юрисконсульта.

Контроль за виконанням угод (договорів) покладається на керівників виконавчих органів міської ради або посадових осіб, які готували угоди. Угоди, які необхідно відповідно до статті 26 Закону України « Про місцеве самоврядування в Україні» затверджувати на сесії міської ради, доповідаються на сесії міським головою або заступниками міського голови.

               ХХХVІ.Інформаційно - технічне забезпечення

290. Інформаційно-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій та використання комп'ютерного обладнання на робочих місцях посадових осіб.

Планування придбання комп'ютерного обладнання здійснюється на підставі заявок, поданих керівниками виконавчих органів міської ради за два місяці до закінчення поточного року та відповідно до коштів, передбачених у бюджеті міста на наступний рік. Заявки мають бути завізованими керуючим справами виконкому.

Вдосконалення інформаційно-технічного обслуговування виконавчих органів міської ради та впровадження новітніх інформаційних технологій в роботу виконавчих органів міської ради покладається на начальників виконавчих органів міської ради та першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов»язків.

291. Посадові особи виконавчих органів міської ради, за якими закріплено комп'ютери, зобов'язані надавати доступ до них для встановлення (переустановлення) комп'ютерних програм або проведення їх технічного обслуговування.

292. Інвентаризація комп'ютерних програм проводиться комісією, призначеною розпорядженням міського голови.

293. З метою підтримки високо рівня послуг, що надаються населенню, підприємствам, організаціям та установам міста,   забезпечення компетентності персоналу , залученого до надання послуг, оперативного опрацьовування та надання відповіді посадові особи виконавчих органів, за якими закріплений комп'ютер зобов'язані забезпечити легкодоступність до електронних документів, що зберігаються на залученому ПК.

Посадові особи виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за збереження та експлуатацію комп’ютерної техніки та відповідальність за:

            збереження та наповнення відповідних баз даних в електронному вигляді;

            достовірність інформації, занесеної до комп'ютерної бази даних;

            систематичність і безперервність внесення змін та доповнень до комп'ютерних баз даних.

Посадові особи виконавчих органів міської ради, що використовують у своїй діяльності комп'ютерні програми, зобов'язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп'ютерних програм та виконувати умови їх використання. При цьому зазначені працівники не мають права:

            встановлювати комп'ютерні програми та використовувати їх без дозволу керівництва;

            відтворювати і розповсюджувати комп'ютерні програми, що використовуються для виконання службових обов’язків, та надавати доступ до них третім особам;

            використовувати на робочому місці комп'ютерні програми, не зазначені в картці обліку.

 

ХХХVІІ. Правила внутрішнього трудового розпорядку
виконавчих органів міської ради

            294. Правила внутрішнього трудового розпорядку виконавчих органів міської ради (надалі - Правила) визначають тривалість робочого часу і режим роботи працівників, а також вимоги щодо його дотримання.

            Правила мають загальний характер, є обов'язковими для виконання працівниками виконавчих органів міської ради, громадянами, представниками підприємств, установ і організацій при перебуванні в приміщенні міської ради.

Робочий час та його використання

 

           295. Тривалість робочого часу працівників складає 40 годин на тиждень, у т.ч.:

            понеділок, вівторок, середа, четвер - з 8 год. до 17.00 год.;

            п'ятниця - з 8 год. до 15.45 год.;

            перерва-з 12.00-12.45;

            вихідні дні - субота і неділя.

 Оперативно-розпорядча служба «05», прибиральники службових приміщень, двірник працюють за окремими графіками, затвердженими міським головою та погодженими з головою профспілкового комітету.

           Вихід на роботу ( крім працівників служби «05») фіксується керуючим справами виконкому у табелі обліку робочого часу.

            Вихід на роботу працівників служби «05» фіксується відповідальним черговим оперативно-розпорядчої служби «05».

            Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники зобов'язані за письмовим розпорядженням міського голови з'являтися на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства.

            Працівники зобов'язані:

раціонально використовувати робочий час з метою своєчасного і точного виконання покладених на них службових обов'язків,  розпоряджень і вказівок своїх керівників;

зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, яка стала їм відома під час виконання посадових обов'язків, а також іншої інформації, яка відповідно до чинного законодавства не підлягає розголошенню;

           економно використовувати витратні матеріали та фінансові ресурси, пов'язані з утриманням і експлуатацією приміщень та обладнання;

            вимикати світло, обладнання, зачиняти вікна, квартирки, залишаючи приміщення.

           Працівникам забороняється:

           брати участь у діях, що суперечать національним інтересам України, ускладнюють функціонування міської ради;

           вчиняти дії, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища, з корисливою метою, а також дії, які відповідно до чинного законодавства вважаються корупційними;

           виявляти всупереч інтересам справи упередженість або прихильність до будь-якого підприємства, установи, організації, органу об'єднання громадян або конкретної особи.

           Адміністрація зобов'язана:

           правильно організовувати робочий час та його облік;

            покращувати умови праці, забезпечувати належне технічне обладнання робочих місць;

            забезпечити належне утримання приміщень, опалення, освітлення, вентиляції.

 

                                   Використання приміщень

296. Вхід у приміщення адміністративного будинку міської ради здійснюється  з 7 год. 30 хв. для працівників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ, організацій; з  8 год. – для інших осіб.

           Вхід відвідувачів з великогабаритними речами, крім жіночих сумочок, барсеток, папок та портфелів, - не дозволяється, за винятком обладнання, яке належить представникам преси.

           Вхід відвідувачів у приміщення адміністративного будинку припиняється за 15 хвилин до закінчення робочого дня. Працівники виконавчих органів міської ради, за винятком міського голови, його заступників, керуючого справами та начальників виконавчих органів, повинні завершити роботу та залишити приміщення до 18 год. з дотриманням вимог цих Правил.

           Технічний персонал допускається у приміщення перед початком робочого дня з 6 год.

           Службові приміщення використовуються за функціональним призначенням.

           Для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань життєдіяльності міста цілодобово працює служба «05».  З цією метою у святкові дні, а також в особливих випадках, за розпорядженням міського голови призначаються відповідальні чергові з числа першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради.

            Відповідальний черговий в день чергування зобов’язаний:

            о 8 годині ранку з черговим служби „05” визначити порядок оперативного вирішення питань, що можуть виникнути під час чергування, систематично підтримувати зв'язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства;

            у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомити міського голову та в подальшому діяти за погодженими з ними заходами;

            координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;

            контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації;

            у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації з виїздом на місце визначити ступінь наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків та інформувати міського голову про хід її усунення.

 

            Працівники виконавчих органів відлучення у службових справах попередньо погоджують з своїми керівниками з обов'язковим повідомленням про місце і термін перебування.

Контроль за виконанням Правил та відповідальність за їх порушення

          297.  Контроль за виконанням Правил покладається на керуючого справами виконкому.

            Працівники виконавчих органів міської ради за невиконання без поважних причин обов'язків, покладених на них цими Правилами, притягуються до дисциплінарної і матеріальної відповідальності відповідно до чинного законодавства.

            До громадян, які допускають порушення цих Правил, можуть бути застосовані такі заходи впливу:

             зауваження;

             випровадження з адміністративного приміщення;

            притягнення до відповідальності відповідно до чинного законодавства.

            Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщають у виконавчих органах на видному місці.

ХХХVІІІ. Офіційні подарунки

            298. Офіційні подарунки, одержані посадовими особами міської ради під час офіційних заходів, не можуть бути його приватною власністю і протягом п’яти днів з дня одержання передаються до відділу бухгалтерського обліку та звітності для обліку.

            299. Повноваження щодо ведення реєстру офіційних подарунків покладається на відділ бухгалтерського обліку та звітності.

                

               ХХХІХ. Матеріально-технічне забезпечення

 

300. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради проводиться загальним відділом.

Загальний відділ здійснює заходи щодо утримання в належному стані приміщень міської ради, проведення їх ремонтів, придбання та ремонту меблів, виготовлення друкованої продукції.

301. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність  за збереження  і раціональне використання закріпленого майна, при звільненні з роботи здають його начальнику загального відділу.

Винесення майна з будинку, перенесення його з однієї кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника загального відділу.

302. Транспортне обслуговування здійснюється автомобілем міської ради. Службовий автомобіль використовується для вирішення службових питань за дозволом міського голови.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Яндекс.Метрика