Пошук  

   

Рубрики  

   

Рекомендуємо відвідати  

       У 2012 році в міській раді
         запроваджено систему
           управління якістю

   

Увійти/Вийти  

   

    ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому                                              

міської ради 

13.03. 2014 № 55                

 

 

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ

ДСТУ ISO9001: 2009

 

 

Настанова з якості

 

Соледарської  міської ради   

 

 

 

 

Вступ

Місто Соледар розташоване при впадінні річки Мокра Плотва в річку Бахмутку /приплив Сіверського Донця/, на північно-східній частині Донецької області на відстані 20 км від районного центру м. Артемівська та100кілометрів від обласного центру.

Місто формувалось із окремих сіл та селищ. На місці сучасного міста з ХУП сторіччя було розташоване село Брянцівка. Його жителями стали козаки Ізюмського полку та переселенці з півночі України. Їх  основним заняттям було солеваріння. Пізніше в ХІХ –ХХ ст.ст. після відкриття родовищ кам»яної солі були побудовані рудники та заводи.

Місто Соледар засноване 21 серпня 1924 року як селище Карло-Лібкнехтівськ .

Рішенням Донецького облвиконкому від  09 червня 1965 року селища Карло-Лібкнехтівськ та Білокам»янка  були об»єднані в один населений пункт  - місто Карло-Лібкхнетівськ  .

Постановою Верховної Ради УРСР від 5 липня 1991 року № 1301-ХІІ місто Карло-Лібкнехтівськ Артемівської міськради Донецької області перейменовано на місто Соледар.

Постановою Верховної Ради України від 08 липня 1999 року  № 546 у межі міста були включені селища міського типу Дворіччя та Сіль і затверджена межа міста Соледар загальною площею 1410, 8 га.

Кількісний склад міської ради становить 30 депутатів, які були обрані територіальною громадою міста  у жовтні 2010 року.

На території міста Соледар знаходяться підприємства та організації , від господарської та благодійної діяльності яких   залежить життєзабезпечення міста та його мешканців, а також наповнення бюджету громади:

Державне підприємство «Артемсіль»-найкрупніше в Європі підприємство, яке працює за прогресивними технологіями видобутку, переробки, упакування та відвантаження солі та   є містоутворюючим підприємством. Запасів солі у родовищі ще на дві тисячі років. У складі підприємства 4 рудника і ремонтно-будівельне управління. Підприємство –є лідером по реалізації солі. Близько 60 % продукції експортується. Продукція користується попитом на ринках двадцяти двох країн світу, серед яких Російська Федерація, республіки Балтії, країни СНД, Австрія, Фінляндія, Польща, Чехія, Словаччина, Угорщина, Румунія, Болгарія, Сербія та ін..   На цьому підприємстві працює більша частина мешканців міста;

товариство з обмеженою відповідальністю «Кнауф Гіпс Донбас» - є провідним виробником будівельних і обробних матеріалів в Україні, яке використовує  місцеву сировину соледарських та Артемівського району родовищ  . Комплектні системи «Кнауф» для виконання внутрішньої обробки приміщень визнані передовими і успішно застосовуються будівельниками у всьому світі. Основною продукцією підприємства є гіпсокартонні листи, сухі суміші, гіпсові плити, високоміцний гіпс і інше;

приватне акціонерне товариство «Белокам»янські вогнетриви» , що випускає високоглиноземісті вогнетривні вироби та шамотні вироби особо складних марок;

комунальне підприємство «Розсадник декоративних та лісових культур «Ялинка», яке є єдиним в Україні розсадником по промисловому вирощуванню блакитних та сріблястих ялинок. Продукція цього підприємства користується попитом як в Україні, так і країнах ближнього та далекого зарубіжжя.

Для обслуговування населення функціонують комунальні підприємства «Ремонтник», «Комунальник».

 

У 1993 році у соляних шахтних виробітках відкрито спелеосанаторій «Донбас», нині товариство з обмеженою відповідальністю «Спелеосанаторій  «Соляна симфонія» - унікальна здравниця, де лікують бронхіальні астми, захворювання дихальних шляхів.

Відновлено музей солевидобутку, утворений в ХI столітті, який знаходиться на 160 –метровій глибині відпрацьованих соляних галереях шахти. В одній галереї, поруч із музеєм знаходиться диво людського творіння – підземна функціонуюча православна церква.

104 об»єктів торгівлі, ресторанного господарства, побутових та платних послуг.

Середньомісячна заробітна плата працівників промислових підприємств на кінець 2011 року склала  4840,5 грн. , працівників комунальних підприємств - 2208,7 грн. 

За  2011 рік підприємствами і організаціями різних форм власності за рахунок всіх джерел фінансування виконаний обсяг  капітальних інвестицій на загальну суму 65 тис.грн.

Реалізація продукції на кінець 2011 року у відпускних цінах підприємств склала 1,98 млн. грн.

За підсумками  2011 року прибуткова частина  бюджету виконана на 107 %, видаткова частина міського  бюджету виконана на 96%.

Послуги населенню міста по перевезенню пасажирів надаються ТОВ Артемівським автотранспортним підприємством « АТП -11406», а також функціонує залізнична станція Сіль, станція Деконська та депо ст. Сіль.

Міський телефонний зв'язок забезпечує підприємство ПАТ «Укртелеком». Телефонна мережа складає 2500 номерів.

Виконання послуг у комп'ютерній мережі передачі даних INNRANet з виходом у глобальну мережу Internet здійснює сервіс провайдер публічне акціонерне товариство «Укртелеком» .

Оператори мобільного зв’язку - МТС, Київстар і Life.

Фінансові послуги населенню надають :

Соледарське відділення ВАТ «Ощадбанк»,

Соледарське відділення регіонального управління «Приватбанк»,

відділення ПУМБ у м. Соледарі,

відділення поштового зв»язку Соледар – центр УДППЗ «Укрпошта».

Система охорони здоров'я представлена  Соледарською міською лікарнею № 4 на 70 місць, амбулаторією № 5 комунального закладу охорони здоров»я «Центр первинної медико-санітарної допомоги Артемівської міської ради», бригадою комунальної медичної установи «Краматорська станція швидкої медичної допомоги».

    Система охорони правопорядку , свобод і законних  інтересівгромадян представлена Соледарським відділенням міліції , яким здійснюється і профілактична, соціально-агітаційна , правова і консультативна роботи з сім»ями, що потребують соціальної допомоги.

Мережа освітніх закладів складається з 2  загальноосвітніх шкіл, 3 дошкільних навчальних закладів, навчально-виховного комплексу «Загальноосвітній навчальний заклад - дошкільний навчальний заклад 1 ступеню» №23, професійного ліцею.

Натериторії міста знаходяться :філія дитячої бібліотеки м Артемівська,  школа мистецтв, Центр культури та народної творчості, Будинок сімейного дозвілля, Центр дітей та юнацтва;  функціонує  1 стадіон, 2 футбольних поля, 5 спортивних майданчиків,  сучасний спортивний комплекс з плавальним басейном.

У місті діє  13 громадських  та  6 релігійних організацій.

Чисельністьнаселення становить близько 12 тис. чоловік.

Почесні громадяни міста: Несмєха Сергій Корнійович, Щемельова Лідія Сергіївна, Пирін Сергій Миколайович, Бірюков Анатолій Федорович, Степаненко Олександр Миколайович.

Золотий фонд – це жителі міста, які своєю працею створюють умови для якісного життя у місті та державі.

Юридична адреса :  вул. Леніна, 3-А, м. Артемівськ, м. Соледар, Донецька область, Україна 84545

Телефон приймальні  - 44-20-68

Факс – (0627) 44 -20-65  

Електронна пошта –  Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

Веб-сайт – solerada.gov.ua.

Вступ

1. Призначення і сфера застосування

1.1 Загальні положення

1.2 Призначення

1.3 Порядок перегляду та актуалізації Настанови

1.4  Встановлення статусу і регулювання розповсюдження

1.5. Сферазастосування

2.Нормативні посилання

3 .Терміни та визначення

4.Система управління якістю

4.1Загальні вимоги

4.2Вимоги до документації

5.Відповідальність керівництва

5.1Зобов’язання керівництва

5.2Орієнтація на замовника

5.3Політика у сфері якості

5.4Планування

5.5Відповідальність, повноваження та інформування

5.6Аналізування з боку керівництва

6.Управління ресурсами

6.1Забезпечення ресурсами

6.2Людські ресурси

6.3Інфраструктура

6.4Виробниче середовище

7.Випуск продукції

7.1Планування випуску продукції

7.2Процеси, що стосуються замовників

7.3Проектування та розроблення

7.4Закупівля

7.5Виробництво і надання послуг

7.6Управління обладнання моніторингу та вимірювальної техніки

8.Вимірювання, аналізування та поліпшення

8.1Загальні положення

8.2Моніторинг та вимірювання

8.3Управління невідповідною продукцією

8.4Аналізування даних

8.5Поліпшення

9. Додатки

1.  Призначення і сфера застосування

1.1 Загальні положення

Первинним  суб'єктом  місцевого  самоврядування,  основним носієм його функцій і повноважень є  територіальна  громада  міста.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальною громадою міста як безпосередньо, так і через міську раду та її виконавчі органи, а також через обласну раду, яка представляє спільні інтереси територіальної громади міста.

Система місцевого самоврядування включає:

територіальну громаду;

міську раду;

міського голову;

виконавчі органи міської ради;

органи самоорганізації населення.

Соледарська міська рада - виборний представницький орган  місцевого  самоврядування, який складається з 30 депутатів і відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» наділяється правом представляти інтереси територіальної громади м. Соледара і приймати від її імені рішення. Діяльність Соледарської міської ради регламентується Конституцією та законами України, постановами Верховної Ради, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами.

Для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядуван-ня у межах, визначених діючим законодавством, Соледарська міська рада створює виконавчі органи.

 

1.2 Призначення

 

 Настанова з якості Соледарської міської ради (далі – Настанова) , що розробленавідповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ ISO 9001-2009,  є основним документом системи управління якістю  Соледарської міської ради .

Настанова з якості розроблена з метою:

поліпшення якості послуг, що надаються населенню;

підвищення ефективного функціонування виконавчих органів міської ради та управління бюджетними коштами.

Виконання вимог Настанови є обов’язковим для всіх виконавчих органів  Соледарської міської ради.

 

1.3 Порядок перегляду та актуалізації Настановиз якості

 

Ця Настанова підлягає перегляду не менше одногоразу на рік у рамках загального аналізу системи управління якістю Соледарської міської ради. Зміни в Настанову з якості при необхідності вносяться  відповідно до методики процесу «Керування документацією»Представником керівництва .

Пропозиції щодо внесення змін у Настанову з якості готують керівники зацікавлених виконавчих органів міської ради.

Настановаз якості і зміни до неї затверджуються в установленому порядкурішенням виконавчого комітету міської ради.

 

1.4  Встановлення статусу і регулювання розповсюдження

 

Настанова з якості не містить конфіденційної інформації, має вільний доступ усіх співробітників Соледарської міської ради, громадян та зовнішніх організацій.

Доступ до актуального тексту Настанови з якості здійснюється через інформаційний стенд та  веб-сайтСоледарської  міської ради.

Інформація про внесення змін до Настанови з якості доводиться до відома посадових осіб шляхом персонального ознайомлення на навчанні та в інший спосіб.

Оригінал Настанови з якості та змінидо неї знаходяться у загальному відділі.

 

1.5. Сфера застосування системиуправління якістю

СУЯ поширюється на надання послуг населенню виконавчими органами, зокрема: відділом бухгалтерського обліку та звітності; загальним відділом; організаційним відділом; відділом комунального господарства; відділом архітектури та містобудування; відділом з управління комунальною власністю, відділом економіки та прогнозування; відділом торгівлі, громадського харчування, побутових та платних послуг; відділом земельних ресурсів; службою у справах дітей, військово-обліковим бюро; оперативно-розпорядчою службою «05»,  спеціалістом-юрисконсультом; провідним спеціалістом з державної реєстрації актів цивільного стану.

 

НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

 

2.1 Посилання

При розробці цієї Настанови враховані вимоги наступних нормативних документів:

ISO 9000:2005. Системи менеджменту якості. Основні положення і словник;

ISO 9001:2008. Система менеджменту якості. Вимоги;

ISO 9004:2009. Системи менеджменту  якості. Рекомендації по поліпшенню діяльності;

ДСТУISO 9000:2007. Система управління якістю. Основні положення і словник;

ДСТУISO 9001:2009. Система управління якістю. Вимоги;

ДСТУ4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів;

ДСТУ1.5-2003. Державна система стандартизації України. Державний стандарт України. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення і змісту стандартів;

ДСТУ2732-2004 .Діловодство і архівна справа;

ДСТУ 4423-1:2005 . Керування документаційними процесами. Частина 1 . Основні положення (ISO15489-1:2001);

ДСТУ 4423-2:2005 . Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (ISO15489-2:2001).

Зміст і структура даного документа відповідають ДСТУ ISO 9001:2009, повністю співпадає нумерація розділів цих документів. Повнота викладу тих або інших розділів визначається специфікою міської ради.

У відповідних розділах даються прямі або непрямі посилання на інші нормативні документи, що відносяться  до СУЯ Соледарської міської ради. Зокрема, в додатках до Настанови з якості приведені методики системи управління якістю.

 

3. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ

 

У цьому розділі приведені терміни і визначення, узяті із стандарту ДСТУ ISO 9000:2009 і інтерпретовані стосовно діяльності Соледарської міської ради, а також терміни Закону України « Про місцеве самоврядування в Україні».

якість- ступінь, до якого сукупність власних характеристик задовольняє вимоги;

вимога- сформульовані потреба або очікування, загальнозрозумілі або обов’язкові;

Примітка1. «Загальнозрозумілі» означає, що є звичаєм або загальноприйнятою практикою для організації, її замовниківта інших зацікавлених сторін  вважати потребу або очікування, про які йдеться, само собою зрозумілими.

Примітка2. Для позначення конкретного типу вимоги можна вживати означальні слова, наприклад, вимога щодо продукції, вимога щодо управління якістю, вимога замовника.

Примітка3. Установлена вимога– це вимога, сформульована, наприклад, у документі

Примітка4. Вимоги можуть ставити різні зацікавлені сторони;

задоволеність замовника- сприйняття замовником ступеня виконання його вимог.

Примітка1. Претензії замовників є звичайно показником низького рівня задоволеності замовника, але їхня відсутність необов’язково свідчить про високий рівень задоволеності замовника.

Примітка2. Навіть якщо вимоги замовника було узгоджено з ним та виконано, це ще не є неодмінною гарантією високого рівня задоволеності замовника;

спроможність- здатність організації, системи або процесу створювати продукцію, яка відповідатиме вимогам до цієї продукції;

система- сукупність взаємопов’язаних або взаємодійних елементів;

система управління- система, яка дає змогу встановлювати політику та цілі і досягати цих цілей.

Примітка. Система управління організацією  може охоплювати різні системи управління, такі, як система управління якістю, система управління фінансами або система управління навколишнім середовищем;

система управління якістю- система управління, яка спрямовує та контролює діяльність організації щодо якості;

політика в сфері якості- загальні наміри та спрямованість організації, пов’язані з якістю, офіційно сформульовані найвищим керівництвом;

цілі в сфері якості- те, чого прагнуть, або до чого прямують у сфері якості.

Примітка. Цілі в сфері якості, як правило, визначають для відповідних функцій та рівнів в організації;

управління- скоординована діяльність, яка полягає у спрямовуванні та контролюванні організації;

найвище керівництво- особа чи група осіб, яка спрямовує та контролює діяльність організаціїна найвищому рівні.

Примітка. Сесія Соледарської міської ради  , засідання виконкому Соледарської міської ради, міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому;

управління якістю- скоординована діяльність, яка полягає у спрямовуванні та контролюванні організаціїщодо якості.

Примітка. Спрямовування та контролювання щодо якості звичайно охоплює розроблення політики в сфері  якостіі цілей у сфері якості, планування якості, контроль якості, забезпечення якості  і поліпшення якості;

планування якості- складова частина управління якістю, зосереджена на встановленні цілей у сфері якості  і на визначенні операційних процесів та відповідних ресурсів, необхідних для досягнення цілей у сфері якості;

контроль якості- складова частина управління якістю, зосереджена на виконанні вимогдо якості;

забезпечення якості- складова частинауправління якістю, зосереджена на створенні впевненості в тому, що вимоги до якості буде виконано;

поліпшення якості- складова частина управління якістю, зосереджена на збільшенні здатності виконати вимогидо якості.

Примітка. Вимоги можуть бути пов’язаними з будь-якими аспектами такими, як результативність, ефективність або простежуваність;

постійне поліпшення- повторювана діяльність щодо збільшення можливості виконативимоги;

результативність- ступінь реалізації запланованої діяльності та досягнення запланованих результатів;

ефективність- співвідношення між досягненим результатом і використаними ресурсами;

організація- сукупність людей та засобів виробництва з розподілом відповідальності, повноважень та взаємовідносин.

Приклади. Компанія, корпорація, фірма, підприємство, установа, доброчинна організація, індивідуальний торговець,  асоціація або їхні підрозділи чи комбінації.

Примітка1. Розподіл є звичайно упорядкованим.

Примітка2. Організація може бути  державною або приватною.

Примітка3. Це визначення чинне лише стосовно стандартів на системи управління якістю;

організаційна структура- розподіл відповідальності, повноважень та взаємовідносин між працівниками;

інфраструктура- сукупність устаткування, обладнання та служб, необхідних для функціонування організації;

виробниче середовище- сукупність умов, за яких виконують роботу.

Примітка. Умови охоплюють фізичні, соціальні, психологічні та екологічні чинники (такі, як температура, схеми визнання та заохочування, ергономіка і склад атмосфери);

замовник- організаціяабо особа, яка отримує продукцію .

Приклади. Споживач, клієнт, кінцевий користувач, роздрібний торговець, пільговий споживач і покупець.

Примітка. Стосовно організації замовник може бути внутрішнім або зовнішнім;

постачальник- організація або особа, яка надає продукцію .

Приклади. Виробник, посередник, роздрібний торговець або продавець продукції, постачальник послуги чи інформації.

Примітка1. Стосовно організації постачальник може бути внутрішнім або зовнішнім.

Примітка2. У контрактній ситуації постачальник іноді називається підрядником;

зацікавлена сторона- особа чи група осіб, які мають певний інтерес щодо показників діяльності або успіху організації.

Приклади. Замовникивласники, працівники організації, постачальники, банки, синдикати, партнери або товариства.

Примітка. Групу осіб може становити організація, її підрозділ або декілька організацій;

процес- сукупність взаємопов’язаних або взаємодійних видів діяльності, яка перетворює входи на виходи.

Примітка1. Входами одного процесу є, як правило, виходи інших процесів.

Примітка2. Процеси в організації, як правило, планують і здійснюють за контрольованих умов з метою створення додаткових цінностей.

Примітка3. Процес, для якого відповідність одержуваної в його результаті продукції не піддається простій перевірці звичайними методами, часто називають «спеціальний процес»;

продукція- результат процесу.

Примітка1. Існує чотири узагальнені категорії продукції:

послуги (наприклад, перевезення);

інтелектуальна продукція (наприклад, комп’ютерна програма, словник);

технічні засоби (наприклад, механічна частина двигуна);

перероблені матеріали (наприклад, мастило).

Примітка2. Послуга є результатом щонайменше одного виду діяльності, обов’язково здійсненого у взаємодії між постачальникомі замовником, і, як правило, нематеріальна. Надання послуги може включати, наприклад, таке:

дії з матеріальною продукцією, наданою замовником (наприклад, автомобіль, що підлягає ремонту);

дії з нематеріальною продукцією, наданою замовником (наприклад, декларація про доходи, необхідна для обчислення розміру податку);

надання нематеріальної продукції (наприклад, надання інформації в контексті передавання знань);

створення сприятливих умов для замовника (наприклад, у готелях та ресторанах).

Інтелектуальна продукція містить інформацію і є ,звичайно , нематеріальною і може набувати форми підходів, ділових угод або методик.

Примітка3. Забезпечення якостіспрямовують головним чином на передбачену продукцію;

проект- єдиний процес, що складається з сукупності скоординованих та контрольованих видів діяльності з датами початку та закінчення, здійснюється для досягнення мети, яка відповідає конкретним вимогам, і містить обмеження щодо термінів, вартості та ресурсів;

проектування і розроблення- сукупність процесів, які перетворюють вимоги в установлені характеристики  або в технічні умови на продукцію,процес чи систему.

Примітка1. Терміни «проектування» і «розроблення» іноді використовують як синоніми, а іноді– для визначення різних стадій процесу проектування та розроблення в цілому.

Примітка2. Для позначення природи того, що проектують та розробляють, можуть вживати пояснювальні слова (наприклад, проектування та розроблення продукції або проектування та розроблення процесу);

методика- установлений спосіб діяльності або здійснення процесу.

Примітка1. Методики можуть бути оформлені чи не оформлені документально.

Примітка2. Для позначення документально оформленої методики вживають термін «задокументована методика»;

простежуваність- змога простежити передісторію, застосування або місцезнаходження того, що розглядають;

відповідність- виконання вимоги;

невідповідність- невиконання вимоги;

запобіжна дія- дія, яку виконують для усунення причини потенційної невідповідностіабо іншої потенційно небажаної ситуації.

Примітка1 Потенційна невідповідність може мати декілька причин.

Примітка2. Запобіжну дію виконують для попередження події тоді як коригувальну дію– для попередження повторної події;

коригувальнадія - дія, яку виконують для усунення причини виявленої невідповідностіабо іншої небажаної ситуації

Примітка1 Невідповідність може мати декілька причин.

Примітка2. Коригувальну дію виконують для попередження повторного виникнення події тоді як запобіжну дію– для попередження виникнення події.

Примітка3. Слід розрізняти коригуванняі коригувальну дію;

коригування- дія, яку виконують для усунення виявленої невідповідності

Примітка1. Коригування можна виконувати в поєднанні з коригувальною дією

Примітка2. Коригуванням може бути наприклад переробленняабо зниження градації;

поступка- дозвіл на використання чи випуск продукції, яка не відповідає встановленим вимогам.

Примітка. Поступку звичайно застосовують під час постачання продукції, яка має невідповідні характеристики  щодо часу або кількості цієї продукції, погоджених в установлених межах;

дозвіл на відхил- санкціонування відступу від початково установлених вимог до продукціїперед її виготовленням

Примітка. Дозвіл на відхил, як правило, видають на обмежену кількість продукції або певний період часу, а також дляконкретного використання;

випуск- дозвіл на перехід до наступної стадії процесу;

інформація- значущі дані;

документ- інформаціята її носій.

Приклади. Протокол, технічні умови, задокументована методика, креслення, звіт, стандарт.

Примітка1. Носієм може бути папір, магнітний, електронний чи оптичний комп’ютерний диск, фотографія чи еталонний зразок або їх комбінація.

Примітка2. Комплект документів, наприклад технічних умов та протоколів, часто називається «документацією».

Примітка3. Деякі вимоги (наприклад, вимога до розбірливості) застосовні до всіх видів документів, проте можуть існувати різні вимоги до технічних умов (наприклад, вимога щодо контрольованості переглядів) і до протоколів (наприклад, вимога щодо можливості пошуку);

технічні умови; специфікація -документ, який установлює вимоги

Примітка. Технічні умови можуть бути пов’язані з видами діяльності (наприклад, задокументована методика, технічні умови на процес або технічні умови на випробування) або з продукцією (наприклад, технічні умови на продукцію, креслення і технічні умови на характеристики);

настанова з якості- документ, який регламентує систему управління якістю організації;

програма якості- документ, що визначає, які методикита відповідні ресурси, хто та коли повинен застосовувати до конкретних проекту, продукції, процесу чи контракту;

протокол;запис - документ,який містить одержані результати або надає докази виконаних робіт

Примітка1. Протоколи можна використовувати, наприклад, для документування простежуваності і для надання свідчення щодо погодження, запобіжної дії та коригувальної дії.

Примітка2. Звичайно немає потреби застосовувати контроль за переглядами протоколів;

нормативно-технічна документація - документи, що встановлюють вимоги;

об’єктивний доказ - дані, які підтверджують існування чи правдивість чогось.

Примітка. Об’єктивний доказ може бути отриманий шляхом спостереження, вимірювання, випробування  чи іншим способом;

перевірка- підтвердження наданням об’єктивних доказів, що встановлені вимогивиконано.

Примітка1. Терміном «перевірено» позначається відповідний статус.

Примітка2. Підтвердження може охоплювати такі види діяльності:

виконання альтернативних обчислень;

порівняння технічних умов на нову розробку з аналогічними технічними умовами на апробовану розробку;

проведення випробувань і демонстрацій;

аналіз документів перед випуском;

затвердження- підтвердження наданням об’єктивних доказів, що вимоги щодо конкретного передбаченого використання або застосування виконано.

Примітка1. Терміном «затверджено» позначається відповідний статус.

Примітка2. Умови використання можуть бути реальними або змодельованими;

аналізування- діяльність, яку розпочинають для визначення придатності, адекватності, результативностітого, що розглядають, щоб досягнути установлених цілей.

Примітка. Аналізування може також включати визначення ефективності.

Приклади. Аналізування з боку керівництва, аналізування проектно-конструкторських робіт, аналізування вимог замовників і аналізування невідповідностей;

аудит- систематичний, незалежний і задокументований процесотримання доказів аудитуі об’єктивного їх оцінювання з метою визначення ступеня виконання критеріїв аудиту.

Примітка. Внутрішніаудити, які іноді називають «аудити першою стороною», провадяться звичайно або самою організацією, або за її дорученням для внутрішніх цілей і вони можуть служити основою для декларування відповідностіДо зовнішніх аудитів належать ті, що їх звичайно називають «аудити другою стороною»або «аудити третьою стороною».

Аудити другою стороною провадяться сторонами, що мають певний інтерес до діяльності організації, наприклад, замовниками або іншими особамиза їхнім дорученням.

Аудити третьою стороною провадяться зовнішніми незалежними організаціями. Ці організації здійснюють сертифікацію чи реєстрацію на відповідність вимогам, наприклад вимогам ISO9001;

програма аудиту- один чи декілька аудитів, запланованих на конкретний період часу і спрямованих на досягнення конкретної мети;

критерії аудиту- сукупність політики, методикчи вимог, які використовують як еталон;

доказиаудиту- протоколи, виклади фактів чи інша інформація, що є істотними для критеріїв аудиту і уможливлюють їхню перевірку.

Примітка. Доказ аудитуможе бути якіснимабо кількісним;

дані аудиту- результати оцінювання зібраних доказів аудиту за критеріями аудитуПримітка. Дані аудиту можуть вказувати на відповідність чи невідповідність критеріям аудитуабо на можливості поліпшення;

висновок аудиту- підсумок аудиту, який формулює група з аудиту в результаті розгляду всіх даних аудиту з урахуванням цілей аудиту;

аудитор- особа, яка має компетентність для проведення аудиту;

моніторинг- вибіркова перевірка, що проводиться на прикладі діючих процесів того, що персонал організації виконує роботу відповідно до вимог діючих нормативно-технічних документів, процес функціонує в рамках запланованих параметрів, продукція відповідає встановленим вимогам;

територіальна громада- жителі,  об'єднані постійним  проживанням  у  межах  міста,  що  є  самостійною адміністративно-територіальною  одиницею;

адміністративно-територіальна одиниця - місто,  селище, село;

 загальні збори- зібрання всіх чи частини жителів села, селища, міста для вирішення питань місцевого значення;

 представницький орган  місцевого  самоврядування - виборний орган (рада),  який складається з депутатів і відповідно до закону наділяється правом представляти інтереси територіальної громади  і приймати від її імені рішення;

склад ради-кількість  депутатів,  обраних  до відповідної ради,  повноваження яких визнано і не  припинено  в  установленому законом порядку;

виконавчі органи ради -органи,  які відповідно до Конституції України  та  Закону України створюються  міськими  радами  для здійснення  виконавчих функцій і   повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених цим та іншими законами;

органи самоорганізації населення- представницькі органи,  що створюються  частиною  жителів,   які   тимчасово   або   постійно проживають на відповідній території в межах міста;

посадова особа місцевого самоврядування (посадовець)-особа, яка працює в органах  місцевого самоврядування, має відповідні  посадові повноваження у здійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих  функцій  і  отримує  заробітну  плату за рахунок місцевого бюджету;

делеговані повноваження - повноваження  органів  виконавчої влади,  надані органам місцевого самоврядування законом;

право комунальної власності - право  територіальної  громади володіти, доцільно,   економно,   ефективно   користуватися   і розпоряджатися на свій розсуд  і  в  своїх  інтересах  майном,  що належить  їй,  як  безпосередньо,  так  і  через  органи місцевого самоврядування;

бюджет місцевого  самоврядування  (місцевий  бюджет) - план утворення  і  використання  фінансових  ресурсів,  необхідних  для забезпечення функцій та повноважень місцевого самоврядування.

3.2 Скорочення

ВНастанові використовуються такі терміни і скорочення:

ЗУ - Закон України

ПУ - Президент України

ВРУ - Верховна Рада України

КМУ - Кабінет Міністрів України

ISO– міжнародна організація з стандартизації

СУЯ – система управління якістю

ДСТУ – державний стандарт України

НЯ - настанова з якості

ПЕСР - програма економічного і соціального розвитку

ПК – представник керівництва;

ОВ - організаційний  відділ;

ВЕП - відділ  економіки та прогнозування;

ВО –виконавчі органи;

ЗВ - загальний  відділ;

ЗМІ – засоби масової інформації.

 

4. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ  ЯКІСТЮ

4.1 Загальні вимоги

Соледарська міська рада розробила, задокументувала, впровадила і підтримує в актуальному стані СУЯ і постійно покращує її результативність відповідно до вимог  ДСТУ  ISO 9001:2009.

Ця система дозволила Соледарській міській раді:

визначити діючі процеси та встановити їх застосування у всій  міській раді, що підтверджується інформаційними картками (ІК);

визначити послідовність і взаємодію цих процесів, що представлені в схемі процесів СУЯ на малюнку 1 «Схема взаємодії процесів» та визначити критерії і методи, необхідні для забезпечення результативності як при здійсненні, так і при управлінні цими процесами, що досягається розробкою і впровадженнямМатриці показників результативності процесів  ;

забезпечити наявність ресурсів і інформації, необхідних для підтримки цих процесів і їх моніторингу, що визначається згаданою вище Матрицею показників результативності процесів;

здійснювати моніторинг, вимірювання і аналіз цих процесів, а також вживати заходів, необхідних для досягнення запланованих результатів і постійного поліпшування цих процесів.

      Увипадках, коли процеси, що впливають на відповідність послуг вимогам, передають на виконання третім сторонам, Соледарськаміська рада  встановила в межах своєї системи управлінняякістю контрольза процесами аутсорсинга.        Соледарська міська рада здійснює управління якістю цих процесів відровідно до вимог ДСТУ ISO 9001:2009.

 

4.2 Вимоги до документації

4.2.1 Загальні положення

Соледарська міська радарозробила та підтримує документовану систему управління якістю. Розроблена СУЯ має свою структуру (малюнок 2) та  включає:

1) документально оформлені заяви про Політику і Цілі в області якості;

2) Настанову з якості;

3) документовані методики, які вимагає стандарт ДСТУ ISO 9001:2009,що оформлені розділами НЯ або додатками і містять інформацію про те, як виконувати дії і процеси;

4) документи, необхідні виконавчим органам Соледарської міської ради для забезпечення ефективного планування, здійснення процесів і управління ними :

РегламентСоледарської міської ради ;

Регламентвиконавчих органів Соледарської міської ради , затверджується і вводиться в дію рішенням виконавчого комітету Соледарської міської ради;

Базанормативно-правових актів;

Інформаційні картки СУЯ оформлені окремими документами, що описують адміністративні та інші послуги оперативного процесу діяльності виконавчих органів Соледарської міської ради, затверджуються і вводяться в дію рішенням виконавчого комітету Соледарської міської ради;

Положення про виконавчі органи  визначають основні напрями діяльності виконавчих органів міської ради та їх повноваження, затверджуються і вводяться в дію рішенням  Соледарської міської ради;

Посадові інструкції визначають сферу діяльності і обов'язки посадових осіб   Соледарської міської ради, затверджуються і вводяться в дію міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків;

 Зведена номенклатура справ, що вміщує повний перелік справ виконавчих органів Соледарської міської ради, затверджується і вводиться в дію міським головою;

Форми і зразки є додатками до методик та інформаційних   карток і відображають ті конкретні документи, що функціонують у Соледарській міській раді в рамках СУЯ;

5) записи, які вимагає стандарт ДСТУ ISO 9001:2009.

4.2.2 Настановаз якості

Настанова з якостіописує систему якості відповідно до встановленої політики і цілей в області якості і містить область її застосування:

надання адміністративних та інших послуг виконавчими органами Соледарської міської ради.

Настанова з якості складається з розділів. Окремі розділи складаються з пунктів і підпунктів. Кожна сторінка розділу позначається номером. НЯ затверджується рішенням  виконавчого комітету міської раді .

В додатках до НЯ містяться :

перелік діючих процесів СУЯ ( додаток 1);

перелік процесів аутсорсинга ( додаток 2)

матриця показників результативності процесів ( додаток 3);

методика процесу «Керування документаційними процесами» ( додаток 4);

методика процесу «Моніторинг діяльності та удосконалення» ( додаток 5);

          перелік адміністративних послуг, що надаються виконавчими органами Соледарської міської ради(додаток 6);

організаційна структура виконавчих органівСоледарської міської ради

(додаток 7).

 

Відповідальним за видання, актуалізацію і розповсюдження документації СУЯ є Представник керівництва.

 

                      Мал. 2Структура документації по СУЯ

 

Настанова з якості,Політикаі Цілі в області якості            1-й рівень

Регламенти, рішення, розпорядження                                               2-й рівень

Методики, інформаційні картки,

положення про виконавчі органи ,

посадові інструкції                                                                   3-й рівень

Протоколи, записи                                                                   4 -й рівень

 

Настанова з якості є основним документом СУЯ для виконавчих органів Соледарської міської ради,є документом першого рівня (керівним документом) по відношенню до інших документів.

ПК несе відповідальність за правильність обліку і зберігання контрольних екземплярів документації по СУЯ і списку розповсюдження, а також за своєчасність і правильність внесення змін.

У виконавчих органахкерівники несуть персональнувідповідальність за збереження своїх врахованих екземплярів.

Контрольні копії документації СУЯ нумеруються і передаються згідно із списком розподілу, який є невід'ємним додатком.

Зміни або доповнення в документацію по СУЯ фіксуються в «Аркуші змін» відповідного документа, а при зміні номера редакції переробляються всі аркуші.

 

4.2.3 Управління документацією

 

Управління документацією у виконавчих органах Соледарської міської ради здійснюється на підставі Регламенту роботи виконавчих органів ,  який визначає:

порядок підготовки рішень виконкому;

порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови;

організацію контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови та доручень;

організацію роботи з документами вищих органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням;

організацію роботи з документами організацій, підприємств і установ та порядок  контролю за їх проходженням і виконанням;

порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних документів;

порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно - розпорядчих та реєстраційно-контрольних документів, користування ними, забезпечення їх зберігання.

Порядок ведення діловодства у виконавчих органах Соледарської міської ради детально описаний в Інструкції з діловодства Соледарської міської ради і її виконавчих органів.

Для визначення необхідних засобів управління документацією СУЯ розроблена методика  процесу «Керування документацією», що передбачає:

перевірку документів на адекватність до їх випуску;

аналіз і актуалізацію в міру необхідності і перезатвердження документів;

забезпечення ідентифікації змін і статусу перегляду документів;

забезпечення наявності відповідних версій документів в пунктах їх застосування;

забезпечення збереження документів чіткими і такими, що легко ідентифікуються;

забезпечення ідентифікації документів зовнішнього походження і управління їх розсилкою;

запобігання ненавмисному використанню застарілих документів і застосування відповідної ідентифікації таких документів, залишених для будь-яких цілей.

 

4.2.4 Управління записами

 

Для надання доказів відповідності вимогам і результативності функціонува-ння СУЯ Соледарської міської ради ведуться і підтримуються в робочому стані протоколи - записи. Записи є чіткими, такими, що легко ідентифікуються і відновлюються.

Записи можуть бути знищені тільки після закінчення терміну зберігання і лише особою, відповідальною за їх ведення.

Записи ідентифіковані та зберігаються згідно з номенклатурою справ виконвчих органів.

Регламент роботи виконавчих органів описує порядок формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради, тимчасове  зберігання архівних документів та їх використання.

Визначення засобів управління, потрібних при ідентифікації, зберіганні, захисті, відновленні, визначенні термінів зберігання та вилучення записів \ протоколів здійснюється на підставі п. 2.3   методики процесу «Керування документацією» .

 

5 . ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ КЕРІВНИЦТВА

 

5.1 Зобов'язання керівництва

 

Найвище керівництво демонструє свої зобов'язання щодо СУЯ постійним визначанням потреб і очікувань громадян, а також забез­печенням впевненості в тому, що процеси та програми Соледарської міської ради задо­вольняють застосовані законодавчі та регламентні вимоги.

Найвище керівництво  здійснює стратегії та дії для демонстрування зазначеного вище:

установлює в межах усіх виконавчих органів Соледарської міської ради єдину Політику  щодо досягнення якості у своїх послугах;

інформує та проводить роз'яснення Політики у сфері якості всім виконавчим органам Соледарської міської ради для того, щоб всі члени були обізнані з нею та розуміли її;

забезпечує встановлення Цілей у сфері якості та їх узгодження з Політикою у сфері якості та вимогами громадян;

періодично аналізує СУЯ оцінюванням дієвості Соледарської міської ради, щоб здійснювати моніторинг дотримання Політики та досягнення Цілей як частини постійного поліпшування;

своєчаснозабезпечує відповідними ресурсами, необхідними для досягнення цілей.

 

5.2 Орієнтація на замовника/громадянина

 

Найвище керівництво Соледарської міської ради у межах своїх юридичних прав і на­явних ресурсів визначає поточні (шляхом анкетування, проведення зустрічей з представниками громади та громадських установ) та майбутні (шляхом аналізування проектів законодавчих актів) потреби й очікування замов­ників задля їх виконання і досягнення їх задоволеності.

Вимоги споживачів /громадян визначаються наприкінці поточного року відповідно до п. 8.2.1 та документуються як вимоги в Програмі економічного  і соціального  розвитку  території Соледарської міської ради на наступний рік; обов’язково  визначаються конкретні цілі та показники ефективності дієвості для кожного напрямку дії задля забезпечення впевненості в їх досягненні.

Аналіз рівня досягнення цілей стосовно вимог замовників здійснюється при аналізуванні стану виконання ПЕСР.

 

5.3 Політика в сфері якості

 

Політика в сфері якості Соледарської міської ради орієнтована на задоволення потреб та очікувань замовників. Політика задокументована  і затверджена рішенням виконкому від 17.05.2012 №102 , опублікована на офіційному веб-сайті Соледарської міської ради та оприлюднена на інформаційному стенді у приміщенні Соледарської міської ради.

Найвище керівництво Соледарської міської ради використовує Політику у сфері якості як  структурну основу для розроблення, запровадження і, за потреби, оновлювання Цілей у сфері якості Соледарської міської ради.

Соледарська міська рада виконує належні дії для інформування  співробітників ВО (ознайомлення під розпис) про Політику та для оцінювання її розуміння – щорічна оцінка посадових осіб.

Політика в сфері якості щороку аналізується стосовно її постійної адекватності згідно з п.5.6, за необхідності оновлюється.  Результати перегляду й актуалізації Політики підтримуються в робочому стані згідно з методикою  «Керування документацією», зберігаються відповідно.

 

5.4 Планування

 

5.4.1 Цілі в сфері якості

Для забезпечення постійного поліпшення діяльності міської ради і виконань Політики в області якості керівництво Соледарської міської ради  у 2012 році розробило документацію та запровадило СУЯ відповідно ДСТУ ISO 9001:2009 і встановило наступні цілі:

заохочувати і поширювати серед замовників, підрядників і співробітників розуміння ключових ідей, концепції і елементів СУЯ;

переконувати зацікавлені сторони в тому, що Соледарська міська рада відповідальна за якість її послуг  шляхом застосування ефективного контролю над виконанням процесів;

підвищувати рівень задоволеності замовників  Соледарської міської ради .

Розгорнутий перелік Цілей в області якості приведений в Програмі економічного  і соціального  розвитку  території Соледарської міської ради , яка затверджується рішенням Соледарської міської ради на кожний рік. Цілі  конкретизовані і вимірні,узгоджені  з Політикою у сфері якості. Розроблені критерії результативності.

Аналіз Цілей в області якості  і виконання бюджету здійснюється щокварталу на засіданнях виконкому, сесіях міської ради згідно з п.5.6, протоколюється рішеннями виконкому та   міської ради.

Результати аналізу зумовлюють за собою розробку подальших дій по корекції короткострокових поточних планів.

Найвище керівництво Соледарської міської ради інформує  про досягнення Цілей у сфері якості  своїх споживачів/громадян шляхом публікації в газеті «Соляник», оприлюднення на інформаційному стенді у приміщенні Соледарської міської ради та  на офіційному веб-сайті Соледарської міської ради.

 

5.4.2 Планування системи керування якістю

 

Найвище керівництво Соледарської міської ради використовує  ПЕСР, щоб здійснювати планування СУЯ, шляхом:

надання короткострокових, середньострокових та довгострокових цілей;

визначення потенційних сфер розвитку;

визначення пріоритетів програм, проектів і дій;

здійснення фінансового обґрунтування кожної цілі;

узгодженняпроекту  плану міжкерівниками виконавчих органів;

підготовки бюджетнихпропозицій до Проекту міського бюджету;

аналізу   витраті результатіввиконаннябюджету.

Плани роботи виконавчих органів передбачають заходи, направлені на виконання:

Конституції України, законів України, актів ПУ, ВРУ, КМУ, інших органів виконавчої влади вищого рівня;

державних, регіональних  програм соціально-економічного і культурного розвитку міст;

довгострокової програми розвитку Донецької області ;

здійснення інших,  визначених законами повноважень , і забезпечення реалізації державної політики.

Робота Соледарської міської ради здійснюється відповідно до перспективних, річних, піврічних, квартальних, місячних планів.

План роботи міської ради на півріччя затверджується рішенням міської ради.

План основних заходів Соледарської міської ради на поточний рік затверджується розпорядженням міського голови.

Плани роботи виконавчих органів Соледарської міської ради (перспективний  на рік, квартальні) затверджуються рішенням виконкому міської ради.

Щоквартальні плани роботи виконавчих органів , плани основних заходів виконавчих органів та на місяць затверджуються секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому за розподілом обов’язків.

Узагальнений оперативний місячний план роботи виконавчих органів міської ради  затверджується міським головою.

Перспективний план основних заходів виконавчих органів на рік в цілому відображає організаційні заходи, направлені на забезпечення рішення сучасних питань міста, стійкого соціально-економічного розвитку, виконання міських програм, підвищення життєвого рівня населення. Також додається перелік міжнародних, державних, професійних свят і пам'ятних дат на рік.

Квартальні плани роботи виконавчих органів містять розділи на виконання:

актуальних питань, пов'язаних із здійсненням заходів  Програми економічного  і соціального  розвитку  території Соледарської міської ради;

актів законодавства, розпоряджень облдержадміністрації, розпоряджень міського голови, рішень виконкому Соледарської міської ради, хід реалізації яких оперативно розгляда­тиметься в порядку контролю;

про здійснення власних та делегованих повноважень;

основних організаційно-масових заходів, проведення яких забезпечується виконавчими органами Соледарської міської ради або за їх участю;

про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста.

В планах роботи виконавчих органів Соледарської міської ради визначаються конкретні виконавчі органи або посадові особи, відповідальні за здійснення запланованих заходів, а також терміни їх здійснення.

Питання може бути виключене або перенесене для розгляду з іншим строком виконання з плану роботи міської ради, виконавчих органів за рішенням міської ради, виконкому на підставі службової записки посадових осіб міської ради.

Плани роботи міської ради, виконавчих органів після затвердження доводяться  до відома виконавців шляхом здійснення запису в реєстраційно-контрольній картці.

Найвище керівництво забезпечує збереження цілісності СУЯ під час планування та впроваджуван­ня змін до неї.

 

5.5 Відповідальність, повноваження та інформування

 

5.5.1 Відповідальність та повноваження

Найвище керівництво Соледарської міської ради забезпечило визначення відповідальності та повноважень, шляхом розробки організаційної структури із зазна­ченням ієрархічних рівнів та інформаційних зв'язків.Організаційна структура полегшує делегування повноважень і прийняття рішень, разом з тим забезпечуючи  виконання всіх видів робіт по­садовими особами, які наділені відповідальністю та повноваженням робити це.

Функції виконавчих органів міської ради та їх взаємодії описані в Положеннях про відділи, служби та в функціональних обов’язках посадових осіб міської ради. 

Відповідальність і повноваження персоналу вста­новлені в посадових інструкціях і  в деталізованих методиках. Посадові інструкції чітко описують функції, відпо­відальність і повноваження персоналу, розроблені на усі посади керівників процесів та фахівців виконавчих органів міської ради.

Персонал ознайомлений з посадовими інструкціями під розпис. Функції, відповідальність та повноваження внутрішніх аудиторів визначені згідно з п. 8.2.2.

 

5.5.2 Представник керівництва

 Розпорядженням міського голови від 16.03.2012  № 1ра призначений представник керівництва – секретар міської ради,  наділений достатніми повноважен­нями і який є незалежним для забезпечування того, щоб Політику й Цілі у сфері  СУЯне спотворювали іншими діями .

Представник керівництва:

відповідає за загальне координування СУЯ та очолює робочу групу посадових осіб для забезпечування результативного запрова­джування СУЯ в межах Соледарської міської ради;

забезпечує встановлення, запроваджування та підтримування процесів, необхідних для СУЯ;

відповідає за результативне запроваджування СУЯ та постійне ви­конання вимог ДСТУ ISO 9001:2009, шляхом звітування перед найвищим керівництвом про функціонування СУЯ та про потребу її поліпшування п.8.5;

забезпечує обізнаність з вимогами замовника в межах Соледарської міської ради;

відповідає за забезпечення взаємодії із зовнішніми сторонами стосовно питань, пов'язаних із СУЯ.

 

5.5.3 Внутрішнє інформування

Соледарська міська рада має затверджений порядокобміну інформацією та інформування про результативність СУЯ шляхом:

публікації Політики в області якості в ЗМІ та оприлюднення на інформаційному стенді, веб-сайті Соледарської міської ради;

передачі інформації від керівників на робочі місця;

електронної пошти;

інформаційного стенду для споживачів;

усних співбесід із посадовими особами і зборів пропозицій від них;

проведення сесій МР, засідань виконкому Соледарської МР;

підготовки питань, які виносяться для обговорення на сесію МР і засідання виконкому;

підготовки розпоряджень міського голови;

проведення нарад, семінарів.

засідань депутатських комісій;

роботи опікунської  ради;

роботи робочих групи.

Внутрішні аудити, які контролюють результативність СУЯ , також є засобом обміну інформацією.

Встановлений єдиний порядок ознайомлення персоналу з рішеннями мыськоъ ради, засідань виконкому і розпорядженнями міського голови.

Інтереси виконавчих органів мыськоъ ради у взаєминах з центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами і організаціями представляють: міський голова, секретар міської ради,  заступники міського голови, керуючий справами виконкому та начальники виконавчих органів  у межах наданих повноважень.

Інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконавчих органів, рішення міської ради та її виконкому, розпорядження і доручення міського голови, що стосуються інтересів громади, здійснюється через ЗМІ і оприлюднення матеріалів на інформаційному стенді або веб-сайті Соледарської міської ради.

З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного і культурного життя міста і країни організовуються за участю міського голови, секретаря міської ради,  заступників міського голови, керуючого справами виконкому, посадових осіб виконавчих органів МР, членів виконкому, депутатів міської ради:

зустрічі з громадськістю;

прямий телефонний зв'язок;

виступи по телебаченню  в прямому ефірі або в запису.

 

5.6 Аналізування з боку керівництва

 

5.6.1 Загальні положення

Соледарська міська рада регулярно аналізує свою дієвість для широкого діапазону систем, шляхом:

процесів належного уря­дування;

процесів сталого економічного, екологічного й соціального розвитку;

системи керування якістю відповідно до вхідних параметрів, визначених у п. 5.6.2.

Щокварталу аналізує хід виконання ПЕСР  на засіданнях виконкому, сесіях міської ради.

У розділі „Основні питання для внесення на розгляд виконкому” в обов'язковому порядку включаються питання:

про хід виконання Програми економічного і соціального розвитку міста за рік, квартал з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

про діяльність виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств по виконанню актів законодавства, розпоряджень міського голови, рішень виконкому.

Міська рада постійно проводить аналіз власної діяльності щодо досягнення установлених цілей та відповідності послуг, що надаються виконавчими органами міської ради, вимогам ДСТУ ISO 9001-2009, документації СУЯ міської ради.

Результати аналізу протоколюються.

 

5.6.2 Вхідні дані аналізування

Вхідні дані для аналізу містять інформацію визначену відповідно до пункту 5.6.2 ДСТУ ISO 9001-2009 щодо:

результатів аудитів;

результатів виконання бюджету;

інформації про виконання заходів ПЕСР;

зворотного зв’язку із споживачами;     

функціонування процесів і відповідності наданих адміністративних послуг;

стану запобіжних і коригувальних дій;

дій за результатами попереднього аналізування з боку сесії Соледарської міської ради;

змін, які можуть впливати на СУЯ:

зміни в політиці органів національної чи регіональної влади;

зміни в місцевих демографічних даних;

зміни у законах і регламентах;

рекомендацій щодо поліпшення.

 

5.6.3 Результати аналізування

За результатами аналізу СУЯ найвище керівництво здійснює наступні дії:

розробляє коригувальні та запобіжні дії з метою подальшого вдосконалення діяльності Соледарської міської ради;

підтверджує відповідність діяльності та процесів СУЯ Політиці у сфері якості та досягнення Цілей у сфері якості;

установлює параметри поліпшування для адміністративних та інших послуг послуг, які б сприяли збільшенню рівня задоволеності громади і зменшували кількість скарг;

затверджує  Програми з питань, що відносяться до компетенції органів місцевого самоврядування;

затверджує  звіт про виконання міського бюджету м. Соледара;

визначає дії, які б поліпшували інформаційний зв'язок із громадою;

визначає дії, які б враховували зміни в політиці органів державної чи місцевої  влади;

визначає дії, які б враховували зміни у чинному законодавсті;

визначає дії, які б поліпшували стан інфраструктури та інших видів діяльності;

визначає потреби в ресурсах.

 

6. КЕРУВАННЯ РЕСУРСАМИ

 

6.1 Забезпечення ресурсами

Соледарськаміська рада щорічно визначає і планує ресурси, необхідні для здійснення процесів управління системою якості та постійного поліпшування  її результативності,       випуску послуг і виконання вимог замовників.

З цією метою:

планується, формується бюджет м. Соледара і здійснюється контроль за його виконанням;

визначається потреба в кваліфікованому персоналі і управління ним;

визначаються об'єкти  інфраструктури Соледарської міської ради  та її виконавчих органів і здійснюється їх регламентне обслуговування;

ведеться облік всіх земельних ресурсів і об'єктів комунальної власності  м. Соледара;

розробляються заходи щодо оптимізації використання енергоресурсів;

розробляються природоохоронні заходи;

здійснюються заходи щодо збереження культурної спадщини;

здійснюються заходи щодо забезпечення цивільної безпеки та захисту населення;

здійснюються заходи щодо створення сприятливих умов для життєдіяльності осіб з обмеженими фізичними можливостями.

З метою зміцнення ресурсної бази міського бюджету, відділ бухгалтерського обліку та звітності контролює ефективне використання бюджетних коштів та забезпечення у повному обсязі фінансування видатків на  виконання соціальних і першочергових заходів шляхом забезпечення планових надходжень податків, зборів та інших обов’язкових платежів.

 

6.2 Людські ресурси

 

6.2.1 Загальні положення

Соледарська міська рада встановила процеси керування людськими ресурсами, щоб забезпечити наявність компетентних посадових осіб.

Процеси керування людськими ресурсами спрямовані на підтримування та поліпшування компетентності персоналу на всіх рівнях (зокрема вищого керівництва, внутрішніх аудиторів тощо) для задоволення впевненості замовників в тому, що суб»єкт місцевого самоврядування залучає компетентний персонал для надання своїх послуг.

Посадові особи виконавчих органів Соледарської міської ради,  які залучені до робіт і впливають на якість продукції,компетентні відповідно до здобутої освіти, підготовки, навиків і досвіду.

 

6.2.2 Компетентність, обізнаність і підготовленість

Забезпечення наявності компетентних посадових осіб досягається шляхами:

визначення вимог до компетенції, досвіду і освіти в посадових інструкціях (їх обов»язків і повноважень);

конкурсного  відбору на посади виконавчих органів міської ради з проведенням  іспиту кандидатів;

перепідготовки та підвищення кваліфікації посадових осіб через навчання у відповідних навчальних закладах, внутрішнього навчання, участі у роботі семінарів тощо.

Прийняття працівників на посади, не віднесених до категорії посадових осіб місцевого самоврядування, їх звільнення здійснюється відповідно  до Кодексу законів про працю України.

На кожного працівника, прийнятого на роботу,  оформляється особова справа, яка містить всі документи стосовно освіти, досвіду, компетенції,  дані про перепідготовку і підвищення кваліфікації, витяг з протоколу засідання конкурсної комісії, декларацію про майно, доходи, витрати і зобов»язання фінансового характеру посадовими особами, ознайомлення із загальними правилами поведінки посадових осіб місцевого самоврядування, присягу, попередження про обмеження

Представник керівництва з питань якості забезпечує обізнаність посадових осіб щодо доцільності та важливості їх діяльності та внеску в досягнення цілей у сфері якості.

З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби у виконавчих органах Соледарської міської ради і професійними досягненнями посадових осіб проводяться атестація (1 раз на 4 роки) і щорічна  оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування їх посадових обов'язків і завдань.

Найвище керівництво (згідно з розподілом обов’язків)здійснює також всебічне оцінювання виконання посадовими особами посадових обов'язків, результатів навчання та підвищення кваліфікації.

Щорічно складається план-графік навчання в Донецькому обласному центрі перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій.

 

6.3 Інфраструктура

Соледарська міська рада забезпечує  громаду розвинутою інфраструктурою та обслуговує пов'язані з нею інженерно-технічні споруди, обладнання, допоміжні служби.

     З цією метою розроблені наступні програми:

Програма реформування і розвитку житлово-комунального господарства на території СМР на 2011-2014 роки здійснює заходи з реформування         ЖКГ, підвищення ефективності та надійності його функціонування, забезпечення сталого розвитку для задоволення потреб населення і господарського комплексу в ЖК послугах відповідно до встановлених нормативів і національних стандартів шляхом:

ефективного управління в сфері виробництва і надання житлово-комунальних послуг;

залучення інвестицій та співпраці з різними фінансовими установами;

утворення керуючої компанії у житловому господарстві міста.

Програма розвитку земельних відносин у м. Соледарі на 2011-2015 роки реалізує заходи щодо раціонального використання земельних ресурсів та їх охорони шляхом:

розмежування державної і комунальної власності;

інвентаризації земель;

складання земельно-кадастрового устрою м. Соледара;

встановлення межі міста Соледар.

Соледарська міська рада визначила і забезпечує підтримку в робочому стані інфраструктури (будівель, споруд, ліній зв'язку і транспортних засобів, офісного і виробничого устаткування, програмного забезпечення), необхідної для досягнення відповідності вимогам до послуг міської ради.

Об'єкти інфраструктури Соледарської міської ради ідентифіковані інвентаризаційними номерами, зареєстровані у відділі бухгалтерського обліку та звітності.

Майно, яке знаходиться в робочих кабінетах, закріплюється за працівниками, які несуть особисту відповідальність за збереження та його раціональне використання.

 

6.4 Робоче середовище

Соледарська міська рада створює сприятливе виробниче середовище для посадових осіб, необхідне для досягнення відповідності вимогам до послуг, і управляє ним:

доброзичливий соціально-психологічний клімат;

хорошівиробничі умови (вентиляція, кондиціонування, ергономічні робочі місця).

З метою вирішення поставлених перед колективом завдань, для сприяння регулювання трудових відносин і забезпечення соціальної захищеності працівників Соледрської міської ради укладено колективний договір між керівництвом і трудовим колективом Соледрської міської ради.

Міська рада своїми рішеннями затвердила заходи і програми соціальної спрямованості та контролює хід їх виконання:

Комплексна програма по соціальному захисту малозабезпечених верств населення  та інших пільгових категорій реалізує  заходи, спрямовані на погли­блення адресності та забезпечення матеріальної підтримки малозабезпечених сімей, сімей з дітьми, дітей-інвалідів, шляхом:

надання медико-соціальної , психолого-педагогічної, правової, матеріальної допомоги;

залучення підприємств, організацій, установ, громадських організацій до вирішення проблем даної категорії;

прийняття ефективних заходів, що направлені на реалізацію соціального захисту населення.

Програма економічного і соціального розвитку території Соледарської міської ради реалізує заходи, спрямовані на підвищення рівня життя населення шляхом:

забезпечення стійкого соціально-економічного, екологічного і культурного розвитку;

проведення сучасної ефективної інноваційно-інвестиційної політики.

Програма    законності та правопорядку  здійснює заходи щодо особистої безпеки громадян, захисту їх прав, свобод і законних  інтересів, недопущення розповсюдження наркотиків тощо  шляхом:

запровадження ефективних форм роботи ;

попередження та запобігання фактам протиправних дій;

протидії організованій злочинності та корупції;

здійснення профілактичної, соціально-агітаційної , правової і консультативної роботи з сім»ями, що потребують соціальної допомоги.

Заходи подолання дитячої бездоглядності на території Соледарської міської ради реалізує заходи щодо профілактики дитячої бездоглядності і безпритульності, правопорушень серед дітей міста; створення належних умов для всебічного розвитку і виховання дітей; запобігання сирітству шляхом:

запровадження ефективних форм роботи;

застосування нових форм соціальної підтримки дітей, які перебувають у складних життєвих умовах;

забезпечення прав дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, та громадян, які бажають взяти або взяли дітей на виховання в сім»ю.

Програма охорони навколишнього природного середовища здійснює заходи щодо охорони  навколишнього природного середовища шляхом:

поліпшення стану атмосферного повітря через реалізацію природоохоронних програм головних підприємств-забрудвачів;

 Соледарська міська рада запровадила механізми зворотного зв'язку (див. п. 5.5.3 НЯ), які дають змогу отримувати від персоналу та громади інформацію, пропозиції та зауваження щодо сприяння поліпшенню  середовища.

 

7 . НАДАННЯ ПОСЛУГ

 

7.1 Планування надання послуг

Послуги, які надаються виконавчими органами Соледарської міської ради , встановлені Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, зафіксовані в Регламенті виконавчих органів Соледарської міської ради, Положеннях про виконавчі органи міської ради, визначені в посадових інструкціях , інформаційних картках.

У виконавчих органах міської ради головним процесом визначено надання адміністративних послуг.

На підставі інформації,яку підготували керівники виконавчих органів міської ради щодо адміністративних послуг, сформований єдиний перелік адміністративних послуг, який затверджений рішенням виконавчого комітету.

Для якісного надання адміністративних послуг у виконавчих органах розроблені інформаційні та технологічні картки.

Перелікадміністративних послуг переглядається у разі потреби,але не рідше ніж один раз на рік.

Виконавчі органи планують свою діяльність щодо:

вивчення очікувань різних категорій замовників;

інформування та обслуговування замовників.

Відповідальність за планування щодо надання послуг покладена на керівників виконавчих органів, що надають ці послуги.

Результати цього планування протоколюються для надання доказів того, що процеси надання і кінцева послуга задовольняють вимоги (п. 4.2.4).

 

7.2 Процеси, що стосуються замовників/громадян

 

7.2.1 Визначання вимог щодо послуг

Виконавчі органи міської ради відстежують потреби та очікування замовників щодо отримання послуг та їх якості.

Для вивчення нормативних вимог, що викладені у нормативних документах і є обов'язковими для виконання, запроваджена система своєчасного відстеженнянормативних актів і змін до них, що регламентують діяльність надання послуг.

Вивчення потреб,які не викладені у нормативних документах, але виконання яких необхідне для забезпечення задоволеності замовників,здійснюється шляхом:

прямого анкетування або опитування замовників;

розміщення анкет на веб-сайті;

розміщення анкет у засобах масової інформації;

проведення консультацій з громадськістю.

Дані , одержані шляхом вивчення потреб замовників, реєструються, узагальнюються, аналізуються і використовуються для прийняття рішень щодо поліпшення якості послуг.

Відповідальність за визначення вимог щодо послуг покладена на керівників виконавчих органів.

 

7.2.2 Аналізування вимог щодо послуг

Соледарська міська рада розробила та впровадила порядок вивчення очікувань та задоволеності споживачів, а також порядок розгляду звернень споживачів (громадян, громадських організацій, підприємств), які містять вимоги та пропозиції щодо удосконалення послуг виконавчих органів.

Спеціалісти виконавчих органів міської ради визначають вимоги необхідні для конкретної послуги. Спеціаліст-юрисконсульт міської ради надає методичну допомогу посадовим особам  щодо правильного застосування норм законодавства при визначенні всіх вимог до послуг.

Керівники виконавчих органів здійснюють аналіз цих вимог перш ніж брати на себе зобов'язання на­давати таку послугу.

При укладанні договорів або оформленні заяв на надання послуг виконавчі органи міської ради забезпечують наступне:

вимоги до послуги повинні бути визначені;

вимоги договору або заяви, що відрізняються від раніше сформульованих, повинні бути узгоджені із спеціалістом-юрисконсультом міської ради.

Результати аналізу протоколюються (п. 4.2.4).

У випадку відсутності письмового запиту від замовника/громадянина стосовно послуг, наприклад, зі збирання відходів, освітлювання громадських місць або будування доріг тощо, виконавчі органи надають послуги відповідно до зпрогнозованого обсягу.

Якщо вимоги до продукції змінені, то міська радазабезпечує, щоб відповідні документи були виправлені, а зацікавлений персонал був проінформований про вимоги, що змінилися.

7.2.3 Інформаційний зв'язок із замовниками/громадянами

Соледарська міська рада визначила і здійснює результативні заходи щодо підтримки зв'язків із споживачами, що стосуються:

інформації про послуги (розроблені інформаційнікартки, функціонує оперативно-розпорядча служба«05»);

порядкупроходження запитів, договорів, заявок, включаючи поправки;

процедури роботи зізверненнями громадян (аналізування, узагальнення),  включаючи скарги споживачів.

Соледарська міська рада постійно вживає заходів щодо активізації участі споживачів/громадян у проце­сах, пов'язаних з послугами, шляхом забезпечення прозорості та публічної підзвітності.

З цією метою міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів проводять особистий прийом, виїзні прийоми громадян і телефонний зв'язок з населенням „Пряма лінія” згідно з графіками і нормативним документом «Порядок організації і проведення особистого прийому громадян у міській раді», затвердженим розпорядженням міського голови і опублікованим в ЗМІ.

Взаємодія виконавчих органів з органами самоорганізації населення, підприємствами, установами і організаціями всіх форм власності здійснюється відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні” і інших нормативно-правових актів шляхом визначення завдань, узгодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення загальних нарад та інших заходів.

 

7.3 Проектування та розроблення

 

7.3.1 Планування проектування та розробки

Соледарська міська рада здійснює  процес планування виготовлення проектів та їх розробку,  щонаправлений на:

задоволення потреб замовників/громадян;

надання якісних послуг, характеристики яких відповідають вимогам чинного законодавства.

Міська рада визначає механізми планування, впровадження та контролю, які відпові­дають чинному  законодавству, регламентам, встановленим правилам або вимогам. При визначенні вказаних механізмів враховуються інтереси громадян міста.

При плануванні і розробці будь-яких нормативних, регуляторних актів, планів розвитку міста (соціального, економічного, генерального плану забудівлі, впровадження нових видів послуг, будівництваабо реконструкціїоб’єктів інфраструктури міста)  Соледарська міська рада обов’язково визначає:

стадії проектування і розробки;

проведення аналізу, перевірки, узгодження і затвердження на кожній стадії проектування і розробки;

відповідальність і повноваження щодо проектування і розробки.

З метою забезпечення результативного інформаційного зв'язку і чіткого розподілу відповідальності між виконавцями, залученими до проектування і розробки (виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства міста, підрядні організації, підприємства, які надають послуги населенню від імені міської ради) Соледарськаміськарадавстановлює механізм взаємодії між ними та керує цим процесом.

Процес планування проектування та розробки будь-якої дії, направленої на надання послуги населенню,затверджується розпорядчим документом (розпорядженням міського голови, рішенням виконкому або сесії міської ради) згіднознаданими законодавством повноваженнями. При цьому розпорядчим документом встановлюються строки виконання доручення або робіт, які контролюються найвищим керівництвом  відповідно до розподілу обов’язків.

 

7.3.2 Вхідні дані проектування та розроблення

Вхідні дані, що пов’язані з вимогами до продукції, визначаються і протоколюються (п. 4.2.4)

Критерії, які включають в себе вхідні дані:

функціональні вимоги (результативність; компетентність персоналу, залученого до надання послуг;  строк опрацьовування та надання відповіді);

експлуатаційні вимоги (для об’єктів інфраструктури);

вимоги, щотреба дотримувати стосовно людських, матеріальних, фінансових і технологічних ресурсів, щоб забезпечити виконання послуг;

законодавчі та регламентні вимоги;

інформацію, одержану з попередніх подібних проектів, успішний досвід, набутий іншими суб’єктами місцевого самоврядування, які вже надають послугу;  

інші вимоги, що є суттєвими для проектування та розробки: результати використання порядку вивчення очікувань та задоволеності споживачів.

Вхідні дані аналізуються на адекватність, щоб вимоги були цілко­витими, систематизованими, недвозначними і не суперечили одна одній.

 

7.3.3 Вихідні дані проектування та розробки

Виконавчими органами Соледарської міської ради передбачено механізми внутрішньої перевірки та узгодження перед випуском результатів проектування та розробки, які обов’язково містять критерії прийняття послуги або посилання на них.

Вихідні дані проектування і розробки забезпечують відповідною інформацією по закупівлях, виробництву продукції і наданню послуг.

Вихідними даними проектування і розробки є  інформаційні картки надання адміністративної послуги, проектнадокументація, кошторисита інші, яка забезпечуютьвпевненість у тому, що вимоги виконано і що послугу можна застосовувати правильно та безпечно.

Результати проектування та розробки забезпечують:

відповідність вимогам вхідних елементів по проектуванню та розробці;

належною інформацією щодо закупівлі, виробництва, надання послуги;

механізмами внутрішньої перевірки та оцінювання з боку замовників/ (громадян) шляхом опитування, анкетування.

 

7.3.4 Аналізування проекту та розробки

Аналіз проекту і розробки відповідно до запланованих заходів (7.3.1)  застосовується на всіх запланованих стадіях. Основна мета такого аналізу – забезпечення того, щоб послуга, яка проектується, була б виконана з дотриманням строків, умов та запланованих витрат. Основою аналізування є досвід реалізації як вдалих, так і невдалих проектів.

Аналіз проводиться з метою:

оцінювання здатності результатів проектування і розробки відповідати вимогам;

виявлення будь-яких проблем і внесення пропозицій щодо  необхідних дій.

Залежно від складності процесу проектування, аналіз проводиться декількома етапами. До складу учасників такого аналізу включаються представники виконавчих органів, що мають відношення до аналізованої стадії проектування і розробки, представники громади, члени постійнихдепутатськіхкомісій. Учасники відповідних робіт за кожним етапом аналізують проектування, результати його порівнюють з вимогами. Прийняті за результатами аналізування рішення заносяться до протоколів засідань робочих груп.

У передбачених законодавством випадках, на завершальній стадії  результати проектування публікуються в ЗМІ (газета «Вперед» Артемівської міської ради) та на Веб-сайтіСоледарської МР , міською радою ініціюється публічне обговорення і оцінювання результатів проектування. Результати аналізу і оцінки протоколюються (див. 4.2.4).

При аналізі результатів розробки нової послуги залучаються  посадові особи  відповідної сфери.

 

7.3.5 Перевірка проекту та розробки

Перевірки проектів та розробки проводяться з метою забезпечення їх відповідності встановленим вхідним даним. Результати проектування (наприклад, проекти регуляторних актів) обов'язково узгоджуються з оформленням віз. Розробник, що готує проект рішення, зобов'язаний погоджувати його із задіяними у процесі підготовки та виконання документу відповідальними посадовими особами, а саме:

заступником міського голови, що координує питання;

начальником відділу бухгалтерського обліку та звітності (з фінансових питань);

начальникамиорганізаційного або загального відділів;

спеціалістом-юрисконсультом;

керуючим справами виконкому або секретарем Соледарської міської ради;

постійними комісіями.

У разі розбіжностей за наслідками проектування, до нього додається  письмове обґрунтування по суті заперечень, зауважень, змін або пропозицій, доповнень.

До винесення результатів проектування на обговорення виконкому, всі зауваження розглядаються найвищим керівництвом за участю осіб, які мають зауваження, протоколюються.

Результати перевірки та будь-яких необхідних дій протоколюються (див. 4.2.4).

 

7.3.6 Затвердження проекту та розробки

Затвердження здійснюється на заключних етапах для забезпечення громадянміста запланованою, розробленою та спроектованою послугою. Якщо це практично здійсненне, затвердження проводиться перед впровадженням послуг удію.

До процесу затвердження результатів проектування залучаються представники громади (члени виконкому, депутати міської ради), затвердження здійснюється відповідно до повноважень, встановлених законодавством: рішенням Соледарської міської ради, рішенням  виконкому Соледарської міської ради, розпорядженням міського голови. Результати затвердження протоколюються (див. 4.2.4).

Якщо це стосується затвердження проектів об'єктів інфраструктури або прийняття їх в експлуатацію, то затвердження здійснюється по факту прийняття об’єкта робочою або приймальною комісією, яка створюється відповідним організаційно-розпорядчим документом у складі посадових осіб виконавчих органів, спеціалістів відповідних служб, організацій, управлінь. За результатами оформлюються акти.

 

7.3.7 Контроль змін у проекті та розробці

 

Якщо при наданні будь-якої послуги виконавчими органами міської ради простежено надходження великої кількості  заяв від громадян, скарг про незадоволеність наданою послугою, то в затверджені проекти та розробки вносяться відповідні зміни. Перед внесенням змін проводиться глибокий аналіз характеристики послуги.

Розроблений механізм внесення змін в затверджені проекти послуг або продукції передбачає обов’язкову ідентифікацію, попередню оцінку впливу змін на існуючі внутрішні процеси міської ради, на відповідні зацікавлені сторони і задоволеність споживачів.

Проект змін проходить ті ж стадії проектування і розробки, що і сам  затверджений проект продукції.

В оригіналах документів, що затверджують проекти та процес розробки до внесення до них змін, проставляється позначка про внесення змін з визначеннямномера документа та дати його прийняття. Інформація про внесення змін доводиться до зацікавлених осіб шляхом повідомлення під підпис.

 

7.4 Закупівля

 

7.4.1 Процес закупівлі

Соледарська міська рада  забезпечила визначення  процедур конкурсних торгів, регламентованих  законодавством в області  закупівель. Процес закупівель товарів, робіт та послуг здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про здійснення державних закупівель». При кожному розпоряднику коштів створені комітети з конкурсних торгів, діяльність яких регламентована відповідними положеннями.

Відносно не регламентованих законодавством закупівель виконавчі органи Соледарської міської ради проводять оцінювання існуючих постачальників відповідно до укладених договорів на підставі розроблених  критеріїв відбору, оцінки і повторної оцінки постачальників/підрядників, а саме:

ціна;

терміни поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

якісні та функціональні характеристики товарів, робіт, послуг;

умови розрахунків та постачання товарів, робіт, послуг;

тощо.

У першого заступника міського голови та в  відділі бухгалтерського обліку та звітності   наявний перелік постачальників товарів, робіт та послуг, що формується згідно з визначеними критеріями оцінювання.

Цей перелік постійно актуалізується.

Для  оцінювання постачальників послуг проводяться конкурси. На основі результатів конкурсів укладаються угоди.

Результати оці­нювання та будь-яких необхідних дій, передбачених за цими результатами (див. 4.2.4), протоколюються.

 

7.4.2 Інформація стосовно закупівлі

Інформація про закупівлю оприлюднюється згідно з вимогами чинного законодавства.

Міська рада забезпечила адекватність установлених закупівельних вимог, шляхом перевірки та затвердження компетентними посадовими особами у межах наданих повноважень, перш ніж передавати їх потенційним постачальникам.

 

7.4.3 Перевіряння закуплених товарів і послуг

Соледарська міська рада запровадила адекватні механізми для забезпечення того, що закуплені товари, роботи  та послуги задовольняють установлені вимоги. Для цього усі виконавчі органи мають компетентний персонал для інспектування та перевірян­ня отримуваних товарів і послуг.

Якщо замовник має намір провести перевіряння в постачальника, у договорі  повинна бути зазначена інформація стосовно закупівлі і передбачені заходи та методи перевіряння продукції.

Перевіряння охоплює відповідність отриманих товарів, робіт та послуг встановленим вимогам та контроль того, що постачальник подав необхідну допоміжну документацію, наприклад, настанови з експлуатації, гарантійні документи та настанови з техніч­ного обслуговування тощо.

 

7.5 Виробництво та обслуговування

 

7.5.1 Контроль надання послуг

 

Виконавчі органи Соледарської міської ради  планують і здійснюють надання послуг  за контрольованих умов. Контроль охоплює:

знання характеристик послуги, яка надається, щоб мати змогу перевірити, що вона відповідає очікуванням через оформлення інформаційних та технологічних карток на послуги;

наявність робочих інструкцій,оформлениху вигляді методик, інструкцій, розміщених на робочому місці, орієнтованих як на посадових осіб, так і на замовників;

укомплектованість виконавчих органів Соледарської міської ради  кваліфікованими посадовими особами (див. п. 6.2), необхідним устаткуванням та обладнанням (див. п.6.3),  засобами моніторингу та вимірювання процесу (застосовується за необхідністю) (див. п. 7.6);

розробленняінформаційних та технологічних картокна всі адміністративні послуги виконавчих органів міської ради (див. п. 7.5.2);

здійсненнямоніторингупроцесу надання послуг (див пп. 8.2.3, 8.2.4). найвищимкерівництвом;

роботу зі зверненнями замовників (див. п.7.2.3);

установлення механізмів контролю в період надання послуги для того, щоб забезпечити відповідність вимогам послуг. Найвище керівництво проводить поточний аналіз, який проводиться у формі періодичних заходіввідповідно до табл. 2.1. Методики процесу «Моніторинг діяльності та удосконалення».

Соледарська міська рада запровадила процеси реагування на реальні надзвичайні ситуації, аварії та запобігання пов'язаним несприятливим впливам на довкілля, здоров'я і безпеку громадян (див. п. 6.4):

програма охорони навколишнього природного середовища;

комісія з питань техногенної екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій.

Програма та робота комісії з питань готовності та реагування на надзвичайні ситуації періодично аналізуються, затверджуються і, за потреби, переглядаються, зокрема, після виникнення аварій або надзвичайних ситуацій.

 

7.5.2 Затверджування процесів надання послуг

 

Всі процеси надання послуг виконавчими органами Соледарської міської ради замовникам/громадянам  відносяться до процесів, недоліки яких стають очевидним тільки після надання послуги, тому вимагають затвердження.

З метою підтвердження можливості  досягнення запланованих ре­зультатів:

розроблені інформаційні та технологічні карткиадміністративних послуг завсімавидами послуг, які ідентифіковані, затверджені виконкомом міської ради, передбачають порядок їх перегляду і повторного затвердження іяківключають:

опис характеристик послуги;

застосовані конкретні методи і процедури;

перелік необхідної інформації і документів, що надаються замовником;

критерії моніторингу (терміни, посилання на нормативні акти, порядок розгляду);

призначені компетентні посадові особи, які мають необхідну підготовку, кваліфікацію, досвід;

ведуться протоколи, які уможливлюють зворотний зв'язок на основі фактичних результатівпроцесу.

 

7.5.3 Ідентифікація та простежуваність

 

Соледарська міська рада вживає заходів з ідентифікації та простежуваності послуг, потрібних для забезпечення задоволеності замовників, підзвітності, прозорості та дотримання вимог чинного законодавства:

для ідентифікації статусу послуги стосовно вимог до моніторингу та вимірювання;

для задоволення законодавчих вимог;

для аналізування впливу послуги, соціальної чи економічної вигоди, або під час розглядання скарг.

Типовими протоколами, потрібними для забезпечування адекватної ідентифікації та простежуваності, є записи:

інформація про надані послуги;

визначення місця та строків надання послуги;

ідентифікація залучених посадових осіб та ідентифікація замовника.

 

7.5.4 Власність замовника

 

   Соледарська міська рада проявляє турботу про всі основні фонди,  які  має у комунальній власності, вважаючи ці фонди за майно під охороною, оскільки вони є спільним майном громади.

   Міська рада відповідає за ефективне піклування про спільне майно, що йому довірено , здійснюючи:

керування комунальною власністю;

моніторинг з управління об'єктами житлово-комунального господарства, побутового, торгового обслуговування, громадського харчування, зв'язку;

оперативне управління закладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту,

рішення питань у  регулюванні земельних відносин і охорони навколишнього  середовища в межах повноважень, визначених законом.

Об'єкти міської інфраструктури (парки, пам'ятники, вулиці, дороги, комунікації, комунальний житловий фонд,  будівлі і споруди) ідентифіковані переліками.

Виконавчі органи міської ради у межах наданих повноважень щорічно складають плани перевірки об'єктів комунальної власності, намічають і виконують коригувальні і запобіжні заходи згідно з МП “Моніторинг діяльності та удосконалення ”.

Виконавчі органи Соледарської міської ради дбають про власність громадян: комплект документації замовника ( копії паспорта, правовстановлюючих документів, посвідчення, довідки), надані замовником для їх опрацьовування. Документи, матері­али чи інші предметизаздалегідь перевіряються посадовою особою при прийомі їх до виконання.

   У разі пошкодження, руйнування, втрати власності замовника здійснюється сповіщення замовника /громади та, в деяких випадках,  відшкодування збитків.

 

7.5.5 Зберігання продукції

 

Забезпечено зберігання комплекту документації замовника в процесі внутрішньої обробки шляхом оформлення індивідуальної ідентифікованої справи для кожної заявки.

Послуги, які надаються  громадянам, а також складові одиниці продукції зберігаються в процесі внутрішньої обробки.

 

7.6    Контроль засобів моніторингу та вимірювання

 

Виконавчі органи Соледарської міської ради  визначають види діяльності щодо забезпечення моніторингу і вимірювань (див. п. 8.2.3), а також засоби моніторингу і вимірювальної техніки, необхідні для доведення відповідності продукції та послуг встановленим вимогам (див. 7.2.1).

Відділ комунального господарства :

визначив засоби і пристрої вимірювання, які необхідно повіряти або калібрувати, якими користуються комунальні підприємства та підрядники, здійснюючи обслуговування житлового фонду та комунального майна;

контролює своєчасну розробку та виконання графіків перевірок контрольно-вимірювальних приладів обліку водопостачання, енергозабезпечення, теплопостачання та інших;

здійснює моніторинг процедури реєстрації і оцінки правомочності попередніх вимірювань, якщо виявлено, що устаткування не відповідає вимогам.

Усі комп'ютерні програмні засоби, які використовуються для надання послуг або моніторингу процесів у виконавчих органах Соледарської міської ради («Місцеві бюджети», «Мережа», «М.Е.Dос.», «АВК – 5» , АРМ «ДРАЦС» , АСЄДРКО-АРМ-квартвідділ та інші) тестуються до їх першого застосування і у разі оновлення програмного забезпечення.

Результати моніторингу та будь-яких необхідних дій, передбачених за цими результатами (див. 4.2.4), протоколюються.

 

8 ВИМІРЮВАННЯ, АНАЛІЗУВАННЯ ТА ПОЛІПШУВАННЯ

 

8.1 Загальні положення

 

Соледарська міська рада визначила засоби для здійснення аналізу, моніторингу, вимірювання своїх процесів стосовно адміністративних послуг і процесів СУЯ, охоплюючи сформовану політику та встановлені цілі, щоб:

продемонструвати, що надані нею послуги незмінно задовольняють по­треби замовників;

забезпечити відповідність СУЯ   всім  встановленим вимогам;

постійно поліпшувати результативність СУЯ.

 

8.2 Моніторинг і вимірювання

 

8.2.1 Задоволеність замовника

 

Виконавчі органи Соледарської міської ради проводять моніторинг та аналіз інформації щодо сприйняття замовниками/громадою рівня задоволення їх вимог, оскільки це є одним із показників функціювання СУЯ.

 

Соледарська міська рада визначила і запровадила порядок вивчення очікувань та задоволеності споживачів для  визначення методів отримання та використання такої інформації, зокрема для інформування   зацікавлених сторін про отримані результати.

 

Керівники виконавчих органів, які виконують процеси надання послуг або причетні до діяльності по розробці регуляторних актів, вибирають відповідні механізми, як-от:

пряме анкетування;

опитування за допомогою Веб-сайту;

винесення на громадські слухання;

інші.

 

Блок-схема порядку вивчення очікувань та задоволення споживачів  наведено на малюнку 2 .

Керівники виконавчих органів ради при складанні  основних заходів на поточний рік включають питання з вивчення очікувань та задоволеності споживачів.

Результати заходів з вивчення задоволеності споживача є  вхідними даними для аналізу з боку керівництва (див. п. 5.6.2)

 

Записи оформлюються у довільній формі і зберігаються з вимогами  п. 4.2.4.

Мал. 2. Блок-схема порядку вивчення очікувань та задоволення споживачів8.2.2 Внутрішній аудит

 

Соледарська міська рада здійснює внутрішні аудити СУЯ у заплановані проміжки часу   для встановлення:

чи відповідає СУЯ запланованим заходам (див. 7.1), вимогам ДСТУ ISO 9001:2009 і вимогам до СУЯ, встановленими цією настановою;

чи результативно її запровадили та підтримують.

Програма ВА охоплює всю діяльність, необхідну для планування і організації типів та кількості аудитів, для забезпечення їх ресурсами.

Програма конкретного аудиту планується з урахуванням статусу та важливості процесів, що підлягають аудиту, а також результатів попередніх аудитів.

Програма аудиту визначає кри­терії аудиту, сферу аудиту, вибір аудиторів.

При проведенні аудитів забезпечується об'єктивність і неупередженість процесу аудиту, оскільки аудитори не здійснюють перевірку своєї роботи.

Процедура   внутрішнього аудиту   охоплюєнаступне:

планування та складання графіків ВА;

забезпечення компетентності аудиторів, керівників груп з аудиту;

вибір відповідних груп з аудиту та розподіл обов’язків і відповідальності;

проведення повторних аудитів у разі необхідності;

моніторинг виконання програми аудиту та її результативності;

звіт керівництву про результати програми аудиту.

У методиці процесу “Моніторинг діяльності та удосконалення” (п. 2.5 «Внутрішній аудит») визначена документована процедура щодо:

планування і виконання внутрішніх аудитів;

періодичності і методів проведення аудиту;

кваліфікації аудиторів і їх відповідальності;

відповідальність керівництва виконавчого органу, аудит якого проводять, по забезпеченню невідкладних дій для усунення виявлених невідповідностей і їхніх причин;

  звітування про результати аудитів;

  подальші дії охоплюють перевіряння вжитих заходів і звітування про його результати (див. 8.5.2).

 

8.2.3 Моніторинг і вимірювання процесів

 

Виконавчі органи Соледарської міської ради використовують належні методи моніторингу та ви­мірювання процесів СУЯ відповідно до визначених у додатку 3 критеріїв з метою перевірки спроможності процесів досягати запланованих результатів , методи яких приведені в МП “Моніторинг діяльності та удосконалення” ( п.2.1 «Поточний аналіз»).

Вимірювання також стосуються встановлених Політики та Цілей, а також будь-яких специфікацій і зобов'язань щодо послуг, програм Соледарської міської ради.

 Загальний та організаційний відділи здійснють моніторинг   виконання розпоряджень Артемівського міського голови, рішень Артемвської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Соледарського міського голови , рішень Соледарської міської ради та її виконкому  , запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад , звернень громадян, виконання інформаційних запитів шляхом:

  підготовки 1 раз на квартал графіків контролю виконання документів і надання графіків виконавцям і секретарю міської ради, заступникам  міського голови, керуючому справами виконкому згідно з розподілом обов’язків;

  аналізу і узагальнення в заплановані терміни письмової інформації про статус виконання документів;

проведення періодичної комплексної або цільової перевірки організації і статусу виконання завдань безпосередньо на місцях;

звітності загального відділу на апаратних нарадах з керівниками виконавчих органів міської ради.

Результати моніторингу реєструються в контрольних папках (див 4.2.4).

Контроль рішень Соледарської міської ради здійснюється шляхом моніторингу з боку депутатських комісій.

Виконком міської ради здійснює процеси моніторингу за наступними напрямами:

виконання планів;

виконання рішень виконкому;

споживання ресурсів;

звітність за загальними показниками економічного і соціального розвитку міста;

технічний стан житлового фонду і об'єктів комунальної власності (міжсезонні планові огляди);

заборгованість споживачів по оплаті комунальних послуг;

рівень тарифів за комунальні послуги;

житловий облік і облік орендованого комунального майна;

приватизація;

думка споживачів з питання формування Генплану міста;

суспільно-політична ситуація;

політичні організації і їх заходи;

охорона життя і здоров'я людей на виробництві і в побуті;

реєстр осіб, що потребують соціального захисту;

опікунська рада;

екологічна ситуація;

облік надходжень до місцевого бюджету;

кредиторська і дебіторська заборгованість;

баланс міського бюджету;

цільове використання бюджетних коштів.

У разі недосягнення запланованих результатів для забезпечення відповідності послуг (див 8.3) розробляються і виконуються виправлення та кори­гувальні дії (див 8.5.2), залежно від потреби.

 

8.2.4 Моніторинг і вимірювання послуги

 Виконавчі органи  Соледарської міської ради розробляють та застосовують прийнятні методи, щоб здійснювати моніторинг послуг, що надаються, та вимірювати їх для дотримання вимог замовника/громадянина. Для цього використовують МП «Моніторинг діяльності та удосконалення» (п.2.1 «Поточний аналіз»).

  Здійснюючи моніторинг для забезпечення відповідності вимогам, виконавчі органи Соледарської міської ради:

  встановлюють конкретні механізми регулювання  всіх послуг, що надаються;

  здійснюють контроль за дотриманням підприємствами, установами і організаціями комунальної власності законодавчих вимог та вимог споживачів.

  Результати моніторингу та вимірювання реєструються і застосовуються для надання доказів досягнення послугами  потрібних результатів.

  Це виконується на відповідних етапах процесу надання послуг згідно із запланованими заходами.

  Докази відповідності критеріям реєструються, у протоколах зазначають особу, яка дає дозвіл на надання послуги (див. 4.2.4).

  Надання послуги не здійснюється доти, доки не будуть задовільно виконані заплановані дії (див. 7.1), крім випадків, якщо не затверджено (санкціоновано) інше відповідними уповноваженими особами, і де це застосовується споживачем.

 

8.3 Контроль невідповідної послуги

Невідповідність   у наданих послугах означає, що одну чи декілька вимог не виконано. Ці вимоги уста­новлюють споживачі/громада, статути чи регламенти або вони можуть бути внутрішніми вимогами, визначеними Соледарською міською радою (см. п. 7.2.1)

Соледарська міська рада упровадила задокументовану методику «Моніторинг діяльності та удосконалення» (п.2.2 «Управління невідповідними послугами»), що зазначає:

прийнятні механізми для виявляння невідповідної послуги;

засоби ідентифікації невідповідної послуги;

контрольні заходи для запобігання ненавмисному застосуванню чи надаванню невідповідної послуги;

прийняті дії для уникнення повторного надання невідповідної послуги.

Соледарська міська рада визначає відповідальність і повноваження щодо моніторингу результативного запроваджування цієї методики.

У разі невідповідності, що безпосередньо стосується замовника/ громадянина, передбачено:

плани дій у надзвичайних ситуаціях;

перенесення потреб замовника/громадянина до інших програм;

розробка планів та програм дій щодо поліпшування на подальші бюджетні періоди.

 

8.4 Аналізування даних

Виконавчі органи Соледарської міської ради визначають та збирають дані стосовно дієвості СУЯ та своїх процесів, а також щодо послуг, які вони надають, задля:

доведення придатності та результативності СУЯ;

оцінювання, де можливо здійснити постійне поліпшування результативності СУЯ.

  Дані отримуються з інформаційних систем Соледарської міської ради, що забезпечують інформацію про:

задоволеність замовника (див. 8.2.1);

відповідність вимогам до послуги (див. 7.2.1);

характеристики та тенденції змін процесів і продукції, зокрема можливості запобіжних дій;

оцінки постачальників (див п. 7.4);

стану виконання  Програми економічного та соціального розвитку території Соледрської міської ради;

виконання бюджету;

зміни в законодавстві і політиці;

зміни демографічної ситуації.

Аналізування даних, що стосуються процесів і послуг, проводиться керівництвом та керівниками виконавчих органів міської ради згідно з розподілом обов'язків. Результати аналізування даних узагальнюються та використовуються для постійного поліпшування при формуванні цілей та планів діяльності міської ради та її виконавчих органів.

Якщо під час аналізування підтверджено факт наявності невідповідності, то розробляються коригувальні дії для усунення причин появи певної невідповідності та/або запобіжні дії для її запобігання.

Висновки, зроблені за результатами аналізу даних, допомагають контролювати ефективність процесу, який є невід'ємною частиною СУЯ. Для цього використовують МП «Моніторинг діяльності та удосконалення» (п.2.1 «Поточний аналіз»).

 

8.5 Поліпшування

 

8.5.1 Постійне поліпшування

Виконавчі органи Соледарської міської ради поліпшують результативність своєї СУЯ, за­стосовуючи політику у сфері якості та визначаючи цілі у сфері якості, використовуючи резуль­тати аудитів, розглядання будь-яких скарг замовників, аналізування даних, виконуючи коригувальні та запобіжні дії, а також аналізування з боку керівництва.

Процес безперервного вдосконалення охоплює:

підвищення рівня життя населення;

забезпечення стійкого соціально-економічного, культурного розвитку території Соледарської міської ради;

проведення сучасної ефективної інноваційно-інвестиційної політики, створення нових робочих місць;

реформування і розвиток житлово-комунального   господарства та підвищення якості надання послуг;

впровадження енергозберігаючих технологій  на підприємствах міста;

проведення енергоаудиту та заходів  по енергозбереженню  у бюджетних установах;

зберігання ландшафтів, розвиток екосистеми, створення нових промислових та житлових  зон;

створення та вдосконалення існуючих рекреаційних зон;

вдосконалення надання адміністративних послуг громадянам міста;

претензійно-позовну роботу.

Для постійного вдосконалення керівництво Соледарської міської ради передбачає наявність ресурсів, необхідних для того, щоб його можна було практично реалізувати.

 

8.5.2 Коригувальні дії

Виконавчі органи Соледарської міської радизастосовують коригувальні дії  для зменшення, пом'якшення чи усунення причин невідповідностей:

невідповідні  послуги;

недосягненні цілі;

відхилення від програм і планів;

неприйнятні результати аналізу , перевірки, затвердження проекту та розробки по­слуг   та внесення змін до проекту та розробки;

невідповідні характеристики діяльності;

скарги споживачів /громади;

незадовільні результати аудитів;

невідповідності, визначені під час моніторингу та вимірюванняпроцесів і послуг.

Для цих цілей використовується МП «Моніторинг діяльності та удосконалення» (п.2.3 «Коригувальні дії»), в якій визначена документована процедура щодо :

аналізу  невідповідностей (зокрема скарг замовників);

визначення причин невідповідностей;

оцінки потреби в діях для забезпечення впевненості у тому, що невідповідності не виникатимуть повторно;

визначення та виконання необхідних дій;                                             

реєстрування результатів виконаних дій;

аналізування виконаних коригувальних дій.

Результативність коригувальних дій оцінюють при проведенні наступного внутрішнього аудиту.

 

8.5.3 Запобіжні дії

Виконавчі органи Соледарської міської ради визначили дії для усунення причин потенційних невідповідностей, щоб запобігти їх виникненню, відповідно до потенційних проблем. Розроблена документована методика «Моніторинг діяльності та удосконалення» ( п.2.4 ), в  якій визначена документована процедура щодо:

   визначання потенційних невідповідностей та їх причин;

   оцінювання потреби в діях для запобігання виникненню невідповідностей;

   визначання та виконання необхідних дій;

   реєстрації результатів виконаних дій ;

   аналізу виконаних запобіжних дій.

   Систематично проводяться профілактичні заходи за наступними напрямками:

         впровадження етичного кодексу поведінки посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування;

перевірка організаційно-розпорядчих документів на предмет дотримання інструкції з діловодства;

підготовка об’єктів житлово-комунального господарства  до роботи в осінньо-зимовий сезон;

правова експертиза рішень Соледарської міської ради, виконкому Соледарської міської ради, підготовлених регуляторних актів;

профілактичні заходи щодо попередження  бездоглядності і безпритульності серед дітей;

процедура конкурсних торгів для  закупівлі  товарів, робіт  та  послуг за  бюджетні  кошти;

програми  оздоровлення  дітей  та  підлітків;

профілактичні антивірусні перевірки програмного забезпечення.

Запобіжні дії ведуть до постійного поліпшування СУЯ та процесів виконавчих органів Соледарської міської ради.

Запобіжні дії  протоколюються та належно доводяться до відома, щоб забезпечити їх результативне впроваджування.

 

Секретар міської ради                                                               С.М.Редченко

 

Керуючий справами виконавчого

Комітету                                                                                     А.М.Башкірова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  Додаток 1

                                         до НЯ

                                            (пункт 4.2.2)

 

ПЕРЕЛІК  ДІЮЧИХ ПРОЦЕСІВ

 

 системи управління якості Соледарської міської ради

 

з\п

Назва процесу

Власник процесу

Відповідальний за організацію діяльності в рамках процесу

Вид процесу

(основний-О, допоміжний-Д)

1.

Управління системами та

процесами

Міський голова

Представник керівництва якості

 

              О

2.

Управління процесами надання послуг

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів

Керівники виконавчих органів

  О

3.

Аналізування потреб і очікувань

Представник керівництва

Керівники виконавчих органів

  О

 4.

Планування

Перший заступник міського голови

Відділ економіки та прогнозування, керівники виконавчих органів

  О

   5.

Аналізування , вимірювання та поліпшення

Представник керівництва якості

керівники виконавчих органів

  О

6.

Керування документаційними процесами

Керуючий справами виконкому

Загальний та організаційний відділи, керівники виконавчих орагнів

Д

7.

Процес забезпечення людськими ресурсами

Керуючий справами виконкому

Спеціаліст з питань кадрової роботи

Д

8.

Процес забезпечення фінансовими

ресурсами

Міський голова

Відділ бухгалтерського обліку та звітності

Д

9.

Керування інфраструктурою

Перший заступник міського голови

Керівники підприємств,

виконавчих орагнів

Д

10.

Керування робочим середовищем

Перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів,

керуючий справами

виконкому

Керівники виконавчих орагнів

Д

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                Додаток 2

                                         до НЯ

                                            (пункт 4.2.2)

 

ПЕРЕЛІК  ПРОЦЕСІВ АУТСОРСИНГА

 системи управління якості Соледарської міської ради

 

з\п

Назва процесу

Відповідальний за

організацію  діяльності в

рамках процесу

Контроль над процесом

1.

Комунальні послуги з озеленення

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

2.

Комунальні послуги з вивезення сміття

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

3.

Комунальні

    послуги з поховання

 

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

4.

Комунальні послуги з утримання будинків, споруд та при будинкових територій в житловому фонді комунальної власності територіальної громади

КП «Ремонтник»

Відділ комунального господарвства

   5.

Послуги в сфері незалежної оцінки об’єктів приватизації права комунальної власності територіальної громади м Соледар;

 

 

Підприємство за конкурсом

Відділ з управління комунальною власністю

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          Додаток 3

                                         до НЯ

                                            (розділ  4.2.2)

 

Матриця показників результативності процесів та послуг

 

Ступені досконалості показників функціонування

Таблиця 1

 

Ступінь досконалості

Ступінь    показника

Пояснення

1

Формальний підхід відсутній

Немає очевидного процесного підходу: механізмів планування, створення програм, оцінювання результатів, непрогнозовані результати, багато скарг споживачів

2

Реагувальний підхід

Системний підхід, в основу якого покладено усунення проблем чи коригування на базі звернень споживачів. Наявні плани та програми, мінімальні дані про результати їх оцінювання стосовно поліпшення.

3

Стабільний формальний системний підхід

Системний підхід, в основу якого покладено запобіжні процеси; початкова стадія систематичних поліпшень. Наявні дані про середньострокові стратегії, відповідність цілям та існування тенденцій до поліпшення.

4

Зосередженість на постійному поліпшенні

Застосовують процес поліпшення; добрі результати і сталі тенденції до поліпшення

5

Оптимальні показники

Активно інтегрований процес поліпшення; продемонстровані оптимальні результати за зіставним оцінюванням (бенчмаркінгом).

 

 

 

 

 

 

 

Показники результативності процесів

Таблиця 2

 

№ п\п

Показники результативності процесів

Ступені досконалості показника

1

2

3

4

5

Управління системами та процесами

1.                

Керівництво застосовує процесний підхід для результативного функціонування процесів надання послуг та забезпечення поліпшення показників процесів МР

 

 

 

 

 

2.                

Найвище керівництво демонструє своє лідерство, зобов’язання та залучення

 

 

 

 

 

3.                

Керівництво враховує потенційні переваги налагодження партнерських відносин із постачальниками

 

 

 

 

 

Аналізування потреб і очікувань

4.                

Керівництво визначає потреби та очікування замовників на постійній основі

 

 

 

 

 

5.                

Керівництво визначає потребу посадових осіб у визнанні, задоволеності роботою, компетентності та індивідуальному професійному рості

 

 

 

 

 

6.                

Керівництво забезпечує врахування законодавчих та регламентувальних вимог

 

 

 

 

 

Планування

7.                

Політика в сфері якості сформульована з погляду вимірюваних цілей та забезпечує розуміння потреб та очікувань замовників та інших зацікавлених сторін

 

 

 

 

 

8.                

Цілі в сфері якості конкретизовані і вимірні, розроблені критерії результативності

 

 

 

 

 

9.                

Доведено до кожного рівня управління цілі для забезпечення персональної участі в їх досягненні

 

 

 

 

 

Керування документаційними та допоміжними процесами

10.            

Є документи та протоколи, використані для підтримки результативного функціонування процесів МР

 

 

 

 

 

11.            

Забезпечено наявність ресурсів, необхідних для досягнення цілей

 

 

 

 

 

12.            

Забезпечено наявність фінансових ресурсів, необхідні для підтримання результативності СУЯ і для забезпечення досягнення цілей МР

 

 

 

 

 

13.            

Забезпечено встановлення відповідальності та інформування про неї посадових осіб

 

 

 

 

 

14.            

Залучено посадових осіб до діяльності з метою поліпшення результативності СУЯ

 

 

 

 

 

15.            

Забезпечено відповідність компетентності посадових осіб  поточним та майбутнім потребам

 

 

 

 

 

16.            

Забезпечено інформування про вимоги, цілі та досягнення усфері якості

 

 

 

 

 

17.            

Забезпечено наявність належної інфраструктури для досягнення цілей

 

 

 

 

 

18.            

Враховуються екологічні аспекти, пов’язані з інфраструктурою

 

 

 

 

 

Аналізування , вимірювання та поліпшення

19.            

Найвище керівництво забезпечено достовірною вхідною інформацією для аналізування з боку керівництва

 

 

 

 

 

20.            

Під час аналізування з боку керівництва оцінюють інформацію для поліпшення результативності СУЯ

 

 

 

 

 

21.            

Забезпечено доступність належної інформації для вироблення рішень на підставі фактів

 

 

 

 

 

22.            

Керівництво забезпечує збирання пов’язаних із замовниками даних для аналізування з метою одержання інформації для поліпшень

 

 

 

 

 

23.            

Керівництво застосовує  оцінювання СУЯ для поліпшення загальної результативності процесів та послуг

 

 

 

 

 

24.            

Керівництво управляє невідповідностями процесів\ продукції та аналізує невідповідності для одержання висновків і для поліпшення

 

 

 

 

 

25.            

За допомогою коригувальних дій керівництво оцінює і усуває зареєстровані проблеми, які впливають на показники її діяльності

 

 

 

 

 

26.            

За допомогою запобіжних дій керівництво забезпечує запобігання втратам

 

 

 

 

 

27.            

Аналізує дані з метою оцінювання своїх показників і визначення ділянок, що потребують поліпшення

 

 

 

 

 

Управління процесами надання послуг

28.            

Наявні процеси проектування і розроблення, включаючи визначення вимог щодо проектування і розроблення і реалізацію запланованих виходів

 

 

 

 

 

29.            

Процес проектування і розроблення  включає аналізування проекту, перевірку, затвердження та управління змінами

 

 

 

 

 

30.            

Забезпечено оцінка постачальників та підрядників відповідності закупленої продукції на всіх стадіях, починаючи від специфікації і закінчуючи прийманням

 

 

 

 

 

31.            

Наявність керування процесами надання послуг від входів до виходів

 

 

 

 

 

32.            

Забезпечено перевірку та затвердження усіх процесів надання послуг

 

 

 

 

 

33.            

Забезпечено піклування  власністю споживачів

 

 

 

 

 

34.            

Забезпечено управління обладнанням для моніторингу та вимірювальної техніки для забезпечення отримання і використання достовірних даних

 

 

 

 

 

 

                      Документування результатів оцінювання

Один з можливих підходів оформлення оцінювання показників, зазначення оцінок досконалості і реєстрації можливих дій з поліпшення подано в таблиці 3.

 

Приклад протоколювання результатів оцінювання

Таблиця3

 

Номер питання

Спостереження щодо реальних показників

Оцінка

Дія з поліпшення

28

Наш процес за цим пунктом є найкращим у світі

5

Жодної не потрібно

30

У нас цей пункт системою не охоплений

1

Для врахування цього потрібно побудувати процес – КИМ І В ЯКИЙ ТЕРМІН?

 

 

                                                                 
 
                                                                                        Додаток 4    
                                                                                        до НЯ

                                                                                     ( пункт 4.2.2)

                                     
                                           Методика процесу
                                 «Керування документацією»

 

1. Загальні відомості про процес

 

          1. Дана методика процесу (далі – МП) визначає загальний порядок та особливості процесу керування документаційними процесами у виконавчих органах Соледарської  міської ради .

          2. Відповідальний за організацію процесу – керуючий справами виконкому; виконавці процесу: начальник загального відділу, керівники виконавчих органів.

          3. Відповідальність за актуалізацію МП покладається на представника керівництва з питань якості.    

          4. Порядок ведення загального діловодства детально визначений в Інструкції з діловодства в Соледарській міській радістосовно  наступних процесів:

          1) приймання вхідної документації, її реєстрація, контроль виконання;

          2) складання та порядок обробки вихідних документів; 

3)    порядок складання службових документів;

4)    організація контролю за виконанням документів;

5)    складання номенклатурисправ,формування та збереження справ;

 

6) організація роботи з електронними документами з моменту їх
створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву
міської ради .

 

5. Керівники виконавчих органів виконують функції керування документацією, на них покладається персональна відповідальність за забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в міській раді.

 

          6.    Скорочення:

 

  НД –нормативний документ;

ЗВ - загальний  відділ;

 ДСТУ – державний стандарт України;

ВО-виконавчий орган

      

          7.У цій методиці використано терміни та визначення, встановлені ДСТУ 2732, ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 4423-2:2005 згідно з додатком 5

 

 

 

2. Структура процесу

 

2.1.Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як посадових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в міській раді та її виконавчих органах охоплює  дії, що наведені у блок-схемі процесу  на мал. 2.1.

 

Дія 1

Визначення оригіналу документа


          Оригіналом внутрішнього документа є примірник документа, що має справжню підпис міського голови  (а у разі його відсутності посадової особи , яка його заміщує)  та справжні реквізити затвердження керівництвом (печатка, підпис, дата затвердження).

          Оригіналом зовнішнього документа є документ, що надходить із зовнішніх джерел, що має справжні реквізити (печатка, підпис, дата затвердження), чи з офіційних джерел за каналами зв'язку та на підставі запитів підприємств.

         Оригінал документа та належним чином завірена його копія мають однакову юридичну силу.

Визначення контрольного екземпляра документа


          Оригінал є контрольним екземпляром документа фонду контрольних документів. Визначення контрольного екземпляра документа відбувається шляхом  присвоєння екземпляру, що має ідентифікаційний номер, грифа «ВРАХОВАНА Копія № 1».

Контрольний екземпляр є своєчасно актуалізованим офіційним документом, призначеним для звірення з ним робочих документів і розсилання його видання на паперовому та електронних носіях

Зберігання контрольного екземпляра документа

Контрольний екземпляр документа на паперовому носії зберігається в послідовному порядку в спеціально відведеному місці для зберігання у виконавчому органі.

Дія 2

Визначення адресатів,тиражування


          Визначення адресатів, кому повинен бути спрямований документ, вказу-ється розробником  в аркуші «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕНА» , що розробляється  до кожного внутрішнього нормативного документа ( додаток 1).

         На підставі списку адресатів , зазначених у документі, утримувачем контрольного екземпляра здійснюється  тиражування  документа  засобами  оперативної  поліграфії;  присвоюються  враховані номера розтиражованим  екземплярам  документа (наприклад, Врахована Копія 03); у контрольній  картці ведеться  обліковий  запис  розсилки врахованих  примірників  контрольного документа.

          Після присвоєння  врахованих номерів  екземпляри  документа підлягають  розсилці  (передачі виконавцю).

  Невраховані екземпляри

          Для використання в тендерах, сторонніми користувачами та адресатами  спеціальної розсилки, коли не передбачається внесення змін в документацію, слід робити відповідну вказівку на таких примірниках.

ПРИМІТКА. Неналежне забезпечення цього процесу може призвести до неу-
мисного використання застарілих документів.

Дія 3

Розсилка документа

 Розсилка (передача) врахованих примірників документів фіксується у відповідній графі контрольної картки посадовою особою,  відповідальною  за керування документацією.

Ознайомлення персоналу з документом

Керівник виконавчого органу зобов'язаний ознайомити зі змістом  доку-мента під розпис посадових осіб, які використовують даний  документ  в  своїй  діяльності, про що робиться запис у листі ознайомлення. Термін ознайомлення не повинен перевищувати 5 діб з дати отримання документа, якщо не визначений інший порядок.

Посадові особи несуть відповідальність за збереження документів, що  використовуються ним в роботі.


Дія 4
Перевірка актуальності документа


         Не рідше ніж один раз на рік  керівник виконавчого органу призначає перевірку актуальності всіх документів, що використовуються в роботі виконавчого органу.  Посадова особа,  яка призначена  здійснювати перевірку, робить відповідну позначку на титульному аркуші документа:

Перевірено. Актуально на поточний  20___рік. ПІБ. Дата

          Перевірено. Потрібно внести зміни до ________ ПІБ. Дата

          Зразок титульного аркуша додається (додаток 2).

 

Дія 5,6

Ідентифікація змін

Ідентифікація змін, визначення контрольного примірника змін проводиться в тій же послідовності і з тими ж вимогами, які висуваються до основного документа.
          Зміни оформляються повідомленням про зміну («Повідомлення про зміну»). Внесення змін відповідно до повідомлень про зміну у враховані екземпляри нор-мативних документів здійснюється відповідальною посадовою особою ​​з відповід-ними відмітками в аркушах обліку змін ( додаток 3).

Внесення змін здійснюється заміною листа (листів) на новий (і) лист (листи)  із зазначенням нового номера редакції і обов'язковим вилученням листа (листів) застарілої редакції документа з усіх місць його розсилки.

Примітка. Якщо в документ необхідно ввести додатковий розділ (пункт) після існуючого розділу (пункту), то йому присвоюють номер попереднього розділу (пункту) з додаванням малої літери російського алфавіту, починаючи з «а».
Приклад позначення розділу - 5а, 5б.Приклад позначення пункту - 5а.1, 5а.2, 5.1 а.
           У випадку, коли множинні зміни ускладнюють розуміння документа, доку-мент перевидається в новому виданні .

Дія 7,8,9,   

 

Визначення адресатів, кому повинно бути направлено «Повідомлення про  зміну» і зміна, проводиться за списком визначених адресатів основного діючого  документа і направляється за тими ж адресами, що й основний  документ.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     
         Присвоєння врахованих номерів змін, тиражування, розсилка (передача)  «Повідомлень про зміну» і врахованих примірників, ознайомлення  персоналу  виконується в тій же послідовності і з тими ж вимогами, які визначені для  ос-новного  документа.

Дія 10

 

Зберігання контрольного примірника зміни


          Контрольний примірник зміни до документа зберігається разом з контрольним примірником документа.

Дія 11       

 

Анулювання застарілих документів здійснюється на підставі розпорядження  міського голови.

         Відмітка про анулювання врахованого примірника документа робиться в  журналі обліку анульованої документації (додаток 4)   шляхом проставляння дати і розпису  уповноваженої посадової особи.

         Здані примірники документів знищуються. Якщо вимогами державних  органів або умовами договору не обумовлені інші терміни зберігання, то один  контрольний  примірник і комплект змін до нього зберігаються протягом 5 років.
         Відмітка про анулювання робиться на титульному аркуші, проставлянням   грифу «Анульовано».

         Анульовані документи передаються для зберігання до архіву, якщо це передбачено законодавством про архівну справу.

         Після закінчення встановлених термінів зберігання документи знищуються.

2.2. Розробка, узгодження і впровадження нормативних документів

Розробка нормативних документів ініціюється нормативно-правовими актами, рішенням міської ради , рішенням   виконкому , розпорядженням міського голови, дорученням керівництва, виконавчими органами за результатами моніторингу вимог замовників.

Розробку нормативних документів (далі - НД) організує керівник виконавчого органу, відповідальний за реалізацію процесів (послуг), яких стосується НД.

Розробка НД здійснюють у такій послідовності:

розробка та узгодження проекту НД;

внутрішнє погодження проектів НД ;

розробка остаточної редакції НД з зауваженнями і пропозиціями;

виготовлення оригіналу НД;

візування та затвердження НД;

ідентифікація та реєстрація;

тиражування, розсилка врахованих примірників;

ознайомлення персоналу;

зберігання документа; 

перевірка НД на актуальність та внесення змін. 

При розробці НД слід передбачати, щоб вимоги розробленого документу не суперечили вимогам документів більш високого рівня (закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, доручення Президента України, Прем’єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, рішення   міської ради, розпорядження міського голови, ДСТУ, Настанова з якості, Регламент міської ради, Регламент виконавчих органів, методики) і нижчого рівня (інструкції, обліково-звітні документи і т. д.), а також вимогам чинних нормативних документів такого ж рівня.

 

 

 

                                                          вихід

 

 

Мал. 2.1Блок-схема процесу«Керування документацією»

Мал..2.1.Блок-схема процесу «Керування документацією»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       
   
 
 

Мал. 2.1Блок-схема процесу«Керування документацією»

 

 

 

 

 

 

 


Узгодження перед затвердженням

 

Документація  до  випуску повинна  надходити  на  розгляд  та погоджен-ня уповноважених осіб (наприклад, спеціаліста-юрисконсульта, загального відділу тощо), щоб  забезпечити ясність,точність і правильність її викладу і побудови.

З метою врахування  думок усіх   зацікавлених сторін передбачувані  користувачі  повинні мати можливість ознайомитися з документацією і представити свої зауваження (додаток листи погоджень, протоколи засідань) . Документація, що випускається , повинна  візуватися відповідальними за її впровадження  особами.  На  кожному  примірнику   повинно  бути проставлено  засвідчення  документів.

Впровадження НД здійснюється на підставі розпорядження міського голови, рішень міської ради, виконкому.

2.3 Звітні документи

Записи (протоколи) є об'єктивними свідоцтвами того, що система управління якістю у виконавчих органах міської ради відповідає встановленим вимогам і результативно функціонує.

Цілісність записів і звітних документів забезпечується тим, що в нормативних документах   міської ради вказана уповноважена особа, яка має право робити записи, а також вносити доповнення, примітки, викреслювання після того, як записи створені.

Для записів на електронних носіях передбачена система періодичного збереження та оновлення записів, щоб запобігти аварійному видаленню записів.

Простежуваність записів забезпечується тим, що форми для записів і звітних документів передбачають ідентифікацію уповноваженої особи. Між нормативними документами та звітними документами, що відносяться до тих самих процесів, встановлені контекстуальні зв'язки, які документують послідовні етапи діяльності виконавчих органів міської ради і тим самим забезпечують простежуваність.

Достовірність звітних документів і записів   забезпечена тим, що:

відрегульований порядок створення, розповсюдження, зберігання звітних документів і записів;

гарантовано, що створювачі записів і звітних документів уповноважені та ідентифіковані;

забезпечений захист звітних документів і записів проти несанкціонованого доповнення, викреслювання, зміни, використання та вилучення.

Надійність звітних документів і записів забезпечується тим, що записи створюються в той час:

коли відбувається дія по процесу, з яким вони пов'язані;

укладання договору, контракту;

після події уповноваженими особами, які володіють інформацією і знають достовірні факти.

Збереження і доступ

Звітні документи зберігаються у міській раді у справах, включених до номенклатури справ, що забезпечує швидкий доступ уповноважених осіб до записів і звітних документів.

Обмеження доступу до звітних документів і записів застосовується по відношенню до зовнішніх користувачів. Зовнішній користувач подає заяву на ім’я міського голови, який накладає резолюцію до доступу.

Обмеження доступу з метою забезпечення конфіденційності та безпеки накладаються на документи і записи, що містять особисту,  оперативну  або конфіденційну інформацію, інформацію для службового користування.

Аналіз документів перед підшивкою у справи

 Аналіз документів перед підшивкою у справу полягає у перевірці їх комплектності, наявності віз виконавців, відміток про перевірку (якщо застосовується).
          Керівник виконавчого органу призначає відповідального виконавця за аналіз документів перед підшивкою їх у справи.

Перевірка документів

Щорічно у виконавчих органах проводиться перевірка ведення справ і перевірка документів, що містяться в справах. Перевірка проводиться уповноваженою особою з проставлянням підпису та дати перевірки.
          При перевірці вибірково перевіряється:

правомочність перебування документів у справі, тобто в справі повинні знаходитися документи, пов'язані з того питання, по якому порушено справу;
          комплектність документів, що знаходяться у справі.
          За результатами перевірки визначаються документи і справи, що підлягають знищенню.

Зберігання поточних справ

Документи в справах або в електронному середовищі повинні зберігатися і утримуватися таким чином, щоб:

 виключалася можливість пошкодження або втрати документів і даних із справ або баз даних;

 документи і дані були швидко відновлюваними;

був забезпечений вільний доступ до справ і даних уповноваженим посадовим особам.

Встановлення термінів збереження документів забезпечується встанов-ленням термінів збереження відповідних справ, включених до номенклатури справ виконавчих органів

Знищення
          Знищення справ здійснюється після закінчення встановленого терміну зберігання і оформляється відповідним актом.

Процес знищення звітних документів і записів управляється такими принципами:
          знищення проводиться уповноваженими особами;

записи та звітні документи, що мають відношення до судових і арбітражних розглядів, не підлягають знищенню;

всі копії записів і звітних документів, які підлягають знищенню, повинні бути знищені, включаючи копії резервного зберігання.

3. Моніторинг параметрів процесу

3.1. Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена в таблиці

                                                                                                                    Таблиця 3.1.

Параметр

Відповідальний

за вимір

Частота вимірів

Частота аналізування

Форма реєстрації

Рівень аналізу

Частка проведених заходів по перевірки документів до запланованих, %

Керівник виконавчого органу

згідно з планами

один раз на рік

Звіт, план

Керуючий справами

4. Нормативні акти та документи, що використовуються привиконанні процесу

4.1. Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесунаведено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

Тип документа

Рівень затвердження

Місце зберігання контрольних екземплярів

1. Настанова з якості

Виконком міської ради

Загальний відділ

2. Інструкції з діловодства в Соледарській міській раді та її виконавчих органах

Міський голова

Загальний відділ

3. Регламент Соледарської міської ради

Соледарська міська рада

Організаційний відділ

3. Регламент виконавчих органів Соледарської міської ради

Виконком Соледарської міської ради

Загальний відділ

4. Номенклатура справ

Виконавчий орган

Виконавчий орган

 

 

 

5. Записи за результатами процесу

 

5.1. Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесу, наведена в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1.

Запис

Відповідальний за заповнення

Місце зберігання

Термін зберігання

в підрозділі

в архіві

1. Загальний звіт про проведення перевірки документації

 

Керуючий справами

ЗВ

3 роки

ні-

2. План проведення перевірок документації

Керуючий справами

ЗВ

1 рік

-

3. Записи ознайомлення

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

4. Записи про враховані копії

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

5. Записи про перевірку актуальності

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

6. Записи про зміни

Керівник ВО

ВО

ДНМТА

-

7. Записи про анулювання

Керівник ВО

ВО

ДНМТА

-

 

* ДНМТА - Доки не мине термін актуальності документа

 

Додаток

Форма моніторингу процесу „Керування документацією”

Параметр

Відповідальний за вимір

Кількісні цілі

Форма реєстра-ції

Рівень аналізу

план, %

факт, %

Приклад: Частка проведе-них заходів щодо перевірки документів до запланованих, %

Керівник структурного підрозділу

100

 

Звіт, план

Керуючий справами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                       

 

 

                                                                                        Додаток 1

                                                                                      ( до дії 2 МП)

 

             ЗРАЗОК АРКУША  « ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ »

 

 

                      АРКУШ  «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ»

                             СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА               

                                           НАЗВА ДОКУМЕНТА

( Наприклад: РОЗПОРЯДЖЕННЯ МІСЬКОГО ГОЛОВИ  від 22.02.2013 № 35р  « Про  затвердження графіка чергування відповідальних працівників апарату міської ради на період з 08 березня по 10 березня 2013 року »

Перелік адресатів

(Наприклад:

Загальний відділ – 3 прим.

Башкірова А.М. – 1 прим.

Служба «05» – 1 прим.

Відділ бухгалтерського обліку - 1 прим.)

 

Посада                                                         підпис                         ПІБ

 

 

                                                                                     Додаток 2

                                                                                    (до дії 4 МП)

 

             ЗРАЗОК ТИТУЛЬНОГО АРКУША ДОКУМЕНТА

                                  СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА

 

                                                                                     ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

                                                                                                          (ПОГОДЖЕННЯ)

 

                                                                                                       ( ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                     Рішення виконавчого

                                                                                                      комітету міської ради

                                                                                                                 або

                                                                                                       Розпорядження

                                                                                                       міського голови

                                                                                      

                                                                                                    _______2013 № ______)

                                   

                                           НАЗВА ДОКУМЕНТА

                                            ( посередині аркуша)

            

 

 

                                                                                   

                                                                                        Додаток 3

                                                                                  ( до дії 5,6 МП)

 

 

                                     ЗРАЗОК АРКУША ОБЛІКУ ЗМІН

 

                                             АРКУШ  ОБЛІКУ ЗМІН

                                                                                    

                                СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА

                                   

 

№ з\п

Назва документа

Дата та індекс документа

  Дата внесення змін та індекс документа

Виконавець

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 


                                                                                      

 

 

 

 

 

 

                                                                                        Додаток 4

                                                                                    (  до дії 12 МП)

 

 

                                                 ЖУРНАЛ


                               обліку анульованої документації

 

№ з/п

Назва , дата та індекс документа

Дата анулювання

Підпис особи

1

2

3

4


 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                 Додаток 5

                                                                                               (  до пункту 7 МП)

 

Терміни та визначення, встановлені

ДСТУ 2732, ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 4423-2:2005,

використані в цій  методиці

 

            Керування документаційними процесами -галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність;

            індексування або ідентифікація-процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації;

            метадані - дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу;

                  переміщування - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автен­тичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися .Дивись конвертування ;

            забезпечення збереженості - процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі;

            доступ - право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації;

            відповідальність - принцип, за яким особи, організації та спільноти відповіда-ють за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій;

            контроль строків виконання дійзі службовими документами - процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваже-ними здійснювати таку діяльність;

передавання службових документів до архівуабо вилучання їх для знищування - певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах;

                  архівна справа - галузь життєдіяльності суспільства, що охоп­лює правові, наукові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних; установ ігромадян, пов'язані з відбиранням, накопичуванням, обліком, зберіганням архівних документів, користуванням ними та вико­ристовуванням їхньої інформації;

                  архівний документ- документ, що припинив виконувати функцію, гін задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно;

                              діловодство; справочинство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами;

                         документ - зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Інформація, зафіксована на матеріальному  носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі;

            зміст документа - інформація в документі, потреба зафіксува­ти яку — основна мета його створення;

            документна інформація  - уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резо­люції, підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, еле­менти бланка та захисту);

            копія (документа) - документ, що містить точне знакове відтво­рення змісту чи документної інформації іншо­го документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;

            службовий документ - документ, який створила або отримала уста­нова (чи інший суб'єкт господарювання)  в процесі діяльності.

                Інформація, яку організація створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності;

                              документація - сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підроз­ділу;

           юридична сила (службового документа) - властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції;

                  оригінал{службового документа) - примірник службового документа, що пер­шим набуває юридичної сили;

                  дублікат оригіналу(службового документа) - повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу;

                  незасвідчена копія (службового документа) - копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили;

                  засвідчена копія{службового документа) - копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їйюридичної сили;

                  система документації - сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі;

                  керування документацією - комплекс заходів, спрямованих на здійсню­вання процесів створювання та функціонування службових документів;

                  створювання службового документа - складання тексту та оформлювання служ­бового документа;

                  правила документування - вимоги та норми, що регламентують порядок створювання службових документів;

                  оформлювання службового документа - фіксування реквізитів службового документа;

                  текст (службового) документа- зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом;

                  підпис (службового документа)- реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиний чи один з реквізитів, що надають документові юридичної сили;

                  гриф погодження    - реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автори документа, з його змістом;

                  гриф затвердження  - реквізит службового документа, який свідчить про його затвердження посадовою особою або іншим нормативним документом;

                  дата (службового) документа  - реквізит службового документа, який свідчить про час створення і (або) підписан­ня, затвердження, прийняття, реєстрування службового документа;

                  віза документа- реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом;

            документаційна система - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі;

            реєстрування  - надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучення до документаційної системи;

            контроль  - створення, долучення та зберігання інформації про рух та використання службових документів;

            передавання - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідаль­ності за дії з цими документами.

           Переміщування службових документів з одного місця до іншого;

            вихідний документ- службовий,документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;

            відпуск документа - копія вихідного документа, що залишається у адресанта;

            вхідний документ - службовий документ, що надійшов до уста­нови;

реєстрування (службового) документа  - внесення до облікових форм коротких відомо­стей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати  реєстрування;

реєстраційний індекс (службового) документа- цифрова чи абетково-цифрова познака, на­дана службовому документові під час його реєстрації;

            виконання документа (діловодство)  - вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені документною інформацією;

            контроль виконання документа- сукупність процесів, які забезпечують своєчасне виконання документа;

            строк виконання документа- строк, визначений змістом документа, нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією;

            ініціативний документ - документ, що став підставою для започаткування розглядання якогось питання;

            справа -документ або сукупність документів, що  стосуються  одного питання чи напряму діяль­ності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці);

            формування справи- групування виконаних службових документів у справу відповідно до номенклатури справ;

            оформлювання справи - комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування;

           строк зберігання документів - період обов'язкового зберігання документів  без обумовлення граничних календарних дат, визначений унаслідок виконання експертизи їхньої цінності;

           номенклатура справ- обов'язковий для  кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання;

         індекс справи- цифрова і (або) абетково-цифрова познака справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці справи.

 

 
 
 

 

                                                                                 Додаток 5

                                                                                    до НЯ

                                                                               ( розділ 4.2.2)


                                       Методика процесу

                    “Моніторинг діяльності та удосконалення”

 

І. Загальні відомості про процес

 

          1. Дана методика процесу (далі по тексту – МП) визначає порядок моніторингу поточної діяльності у Соледарській  міській раді та його виконавчих органах, а також удосконалення, прийняття коригувальних та запобіжних дій, проведення внутрішніх аудитів системи управління якістю міської ради.

          2. Відповідальність за процес покладається на представника керівництва з питань якості. До виконання процесу залучаються всі виконавчі органі  міської ради.

          Координацію діяльності щодо проведення внутрішніх аудитів здійснює керуючий справами виконавчого комітету.               

          3. Відповідальність за актуалізацію МП покладається на секретаря міської ради, представника керівництва.

4.    Скорочення:

 

 

ЗУ - Закон України

ПК – представник керівництва

ВРУ - Верховна Рада України

КМУ - Кабінет Міністрів України

ISO– міжнародна організація з стандартизації

СУЯ – система управління якістю

ДСТУ – державний стандарт України

НЯ - настанова з якості

МР - міська рада

ВО –виконавчі органи;

НПБ – нормативно-правова база;

 

ПЕСР - програма економічного і соціального розвитку

КС – кадрова служба

ОВ - організаційний  відділ;

ВЕП - відділ  економіки та прогнозування;

ЗВ - загальний  відділ;

СЮ – спеціаліст - юрисконсульт;

ЗМІ – засоби масової інформації.

ВА – внутрішній аудит

 


ІІ. Структура процесу

1. Поточний аналіз

Міська рада постійно проводить аналіз власної діяльності щодо досягнення установлених цілей та відповідності послуг, що надаються виконавчими органами міської ради, вимогам ДСТУ ISO 9001-2009, документації системи управління якістю міської ради.

 

Аналіз проводиться у формі періодичних заходів відповідно до табл. 2.1.

 

Таблиця 2.1

 

Заходи

Періодичність

Учасники

Голова заходу/

секретар

Форми рішень

Тематичні наради

у разі потреби

Відповідно до Регламенту  виконавчих органів МР, Порядку проведення нарад

Відповідно до Порядку проведення нарад

Протокол тематичної наради

Апаратні наради

один раз на тиждень

Відповідно до Регламенту виконавчих органів МР, Порядку проведення нарад

Відповідно до Порядку проведення нарад

Протокол апаратної наради

Засідання сесії

раз на квартал

Відповідно до Регламенту роботи  МР

Відповідно до Регламенту роботи  МР

Протокол сесії МР

Засідання виконкому

раз на квартал

Відповідно до Регламенту виконавчих органів

Відповідно до Регламенту виконавчих органів

Протокол засідання виконавчого комітету

Крім зазначених, у міський раді можуть проводитися інші заходи на різних рівнях у разі виникнення необхідності. У рамках зазначених заходів розглядаються наступні джерела інформації:

 

результати внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ;

результати виконання міського бюджету;

інформації про виконання заходів ПСЕР;

результати  зворотного зв’язку із споживачами:

вимір задоволеності та очікувань споживачів;

звернення громадян: пропозицій, заяв, скарг

функціонування процесів і відповідності наданих адміністративних послуг;

стан запобіжних і коригувальних дій;

дії за результатами попереднього аналізування на  сесії Соледарської МР;

зміни, які можуть впливати на СУЯ:

зміни в політиці органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування;

зміни в місцевих демографічних даних;

зміни у законах і регламентах;

зміни в документації СУЯ;

рекомендації щодо поліпшення.

 

  Для кожного заходу (згідно табл. 2.1) відповідальний працівник завчасно сповіщає учасників про місце і час проведення заходу. В порядок денний кожного заходу включається контроль виконання рішень, прийнятих на попередніх заходах з даного питання.

  Протоколи проведених заходів є інформацією для аналізу результативності діючої СУЯ з боку керівництва МР відповідно до п.5.6 Настанови з якості.

У ході заходів аналізуються тенденції змін вимірюваних показників процесів (згідно з формою “Аналіз виконання процесу” додаток 6).

 

Якщо визначена одна з наступних ситуацій:

 

          невідповідність СУЯ вимогам стандарту ДСТУ ISO 9001-2009;

          невідповідність послуг, що надаються, установленим вимогам;

          скарги споживачів,-

то вивчаються причини їх виникнення (аналіз відбувається або безпосередньо в процесі обговорення, або за відповідним дорученням).

 

Невідповідності можуть виявлятися:

 

при проведенні внутрішніх аудитів - фіксуються у Листі реєстрації невідповідностей (додаток 5);

в процесі поточного аналізу діяльності виконавчих органів МР - фіксуються  в Протоколі невідповідності послуги (додаток 7).

Після визначення причин виникнення дійсних і потенційних невідповідностей, учасники заходу приймають рішення про доцільність проведення коригувальних і запобіжних дій. Вибір відповідних дій здійснюється або безпосередньо в рамках заходу, або міським головою даються відповідні доручення керівникам ВО.

         Одним з результатів дій та заходів можуть бути розпорядження міського голови про розроблення та внесення змін до внутрішніх нормативних документів:                                                                                                                                регламентів, настанов,  методик, положень, інструкцій тощо.

Крім визначення коригувальних і запобіжних дій, кожен учасник заходу може надати пропозиції, спрямовані на удосконалення діяльності виконавчих органів МР.

Порядок прийняття коригувальних дій наведений в п 2.3 поточної методики.

Керівник виконавчого органу, у якому виявлена невідповідність, аналізує отриману інформацію і за результатами аналізу управляє невідповідними послугами згідно з п. 2.2 поточної методики.

 

При недостатності необхідної інформації може бути проведений повторний внутрішній аудит відповідного виконавчого органу з акцентуванням уваги на виявлених в ході попередньої перевірки невідповідностях. Керівник ВО за результатами аудиту визначає конкретні причини появи невідповідностей та розробляє коригувальні дії.

2. Управління невідповідними послугами

Невідповідною послугою є послуга виконавчих органів МР, що не відповідає параметрам (критеріям), визначеним в нормативно-правових регламентах процесів: актах, інструкціях, методиках, регламентних картках.

Інформація про невідповідність послуги може бути отримана з наступних джерел:

 

результатів поточного аналізу діяльності з боку керівництва ;

інформації, яка надійшла  з облдержадміністрації;

скарг споживачів, звернень депутатів, громадян;

інших джерел інформації.

Інформація про невідповідність послуги, що надійшла з будь-якого джерела, передається керівнику ВО, що відповідає за надання цієї послуги. У разі потреби він перевіряє достовірність цієї інформації, уточнює її масштаб.

Керівник ВО заповнює першу частину Протоколу реєстрації невідповідності (форма Додаток 7). Наводячи опис невідповідності, він максимально точно вказує її масштаб, на яких саме споживачів розповсюджена ця невідповідність. Після цього він визначає можливість оперативного усунення невідповідності і робить відповідну позначку в Протоколі.

Якщо усунення невідповідності можливе, він заповнює розділ „Коригування” Протоколу, вказуючи дії з коригування, відповідальних виконавців та терміни виконання.

У подальшому керівник ВО контролює усунення невідповідності та робить відповідні позначки у Протоколі.

Якщо невідповідність не може бути оперативно усунена в рамках повноважень керівника ВО, відповідна інформація передається для прийняття рішення курируючому заступнику міського голови або міському голові, який приймає рішення та робить позначку у Протоколі.

Причини невідповідності та коригувальні дії в Протоколі заповнює особа, яка визначає можливість усунення невідповідності.

 

Після прийняття рішення щодо усунення невідповідності відповідальна особа приймає рішення про необхідність інформування споживачів та засоби  такого інформування.

 

Це може бути:

 

інформування про факт невідповідності;

пояснення причин та можливостей усунення;

вибачення перед споживачами;

запропоновані компенсаційні заходи, тощо.

 

Якщо усунення невідповідності неможливе, інформування споживачів є обов’язковим.

 

Інформування може поширюватися як на конкретних споживачів, які отримали послугу з встановленими невідповідностями, так і на усі категорії споживачів послуг виконавчих органів МР. У подальшому курируючий заступник міського голови контролює інформування споживачів та робить відповідні позначки у Протоколі.

 

3. Коригувальні дії

 

Управління коригувальними діями складається з чотирьох етапів:

 

1-й етап - виявлення невідповідностей;

2-й етап - виявлення причин виникнення невідповідностей та їх аналіз;

3-й етап - визначення і реалізація коригувальних  дій;

4-й етап – перевірка результативності коригувальних дій.

 

Відповідальна особа: керівник ВО або курируючий заступник міського голови (залежно від розподілу обов’язків) аналізує причини виникнення невідповідності та визначає коригувальні дії, спрямовані на усунення цих причин.

 

Якщо прийняття коригувальних дій виходить за межі повноважень заступника міського голови, він виносить відповідну інформацію на один з планових заходів, ініціює проведення позапланового заходу по визначенню і виконанню відповідних коригувальних дій (див. табл. 3.1).

 

При цьому в Протоколі дається посилання на відповідні пункти протоколів цих нарад.

 

Учасники заходу на основі повної інформації та проведення аналізу причин невідповідностей планують короткострокові та довгострокові коригувальні дії, що фіксується у відповідних протоколах.

 

Відповідальні за виконання коригувальних дій доповідають про їхнє виконання в рамках відповідних заходів (табл. 2.1) в установлені терміни.

 

Результативність коригувальних дій оцінюють при проведенні наступного внутрішнього аудиту, а також результативність оцінюють особи,  відповідальні за процеси.

 

У випадку наявності систематичного повторення невідповідностей плануються запобіжні дії (п. 2.4).

4. Запобіжні дії

Управління запобіжними діями складається з п'яти етапів:

1-й етап - виявлення потенційних невідповідностей;

2-й етап - виявлення можливих  причин виникнення  потенційних невідповідностей та їх аналіз;

3-й етап - оцінка потреби в запобіжних діях;

4-й етап - визначення і реалізація запобіжних дій;

5-й етап - перевірка  результативності запобіжних дій.

Джерела інформації, перелічені у п.2.2, також можуть використовуватися для визначення  потенційних невідповідностей і відповідних запобіжних дій.

 

Міський голова, секретар міської ради,  заступники міського голови, керуючий справами виконкому (залежно від розподілу обов’язків)  виносить питання про потенційну невідповідність на один з планових заходів, або ініціює проведення позапланового заходу (табл. 2.1) для аналізу необхідності розробки запобіжних дій.

По кожній потенційній невідповідності учасники заходу проводять аналіз можливих причин її виникнення.

Причини розподіляються по ступені важливості і вибираються ті, котрі є найбільш вірогідними і можуть критично вплинути на якість процесу і/або послуги, а також визначаються можливі рішення по усуненню цих причин.

Прийняті запобіжні дії відображають у протоколі, при цьому вказується термін і відповідальні за їхнє виконання.

 


Малюнок 2.1. Блок-схема процесу „Моніторинг діяльності та удосконалення”

 

 

       
 
 
   
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                 ні


5. Внутрішній аудит

      У виконавчих органах міської ради регулярно (не рідше одного разу на рік) відповідно до вимог п. 8.2.2 ДСТУ ISO 9001:2009 проводяться аудити функціонування СУЯ.

Проведення внутрішнього аудиту забезпечує отримання інформації, що є основою для прийняття заходів для постійного вдосконалення та покращення результатів діяльності. Блок-схема діяльності «Внутрішній аудит» приведена на мал. 2.2.

          Принципи проведення аудиту:

          конфіденційність;

          неупередженість;

          професіоналізм;

          незалежність;

          чесність;

          добросовісність викладу фактів;

          підхід на основі фактів.

   Дотримання зазначених принципів є передумовою для отримання надійних і об’єктивних висновків за результатами аудиту.

Програма внутрішнього аудиту

   Програма ВА повинна охоплювати всю діяльність, необхідну для планування і організації типів та кількості аудитів, для забезпечення їх ресурсами.

 Процедури програми внутрішнього аудиту повинні охоплювати наступне:

      планування та складання графіків ВА (додатки 1,2,4);

      забезпечення компетентності аудиторів, керівників груп з аудиту;

      вибір відповідних груп з аудиту та розподіл обов’язків і відповідальності;

      проведення повторних аудитів у разі необхідності;

      моніторинг виконання програми аудиту та її результативності;

      звіт керівництву про результати програми аудиту (додаток 3).

 Виконання програми ВА повинно відстежуватися та з відповідною періодичністю аналізуватися для оцінки досягнення цілей і ідентифікації можливостей покращення діяльності. 

      Процес управління програмою аудиту відображено на мал. 2.3.

      Відповідальність і обов‘язки головного аудитора, аудиторів і керівників виконавчих органів наведені в додатку 8.

      Реєстр внутрішніх аудиторів наведений в додатку 9.

      Вимоги по кваліфікації аудиторів наведені в додатку 10.


Малюнок 2.2  Блок-схема діяльності «Внутрішній аудит»

 

 

 

 
 

Малюнок 2.3. Алгоритм  Управління програмоюаудиту”

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



ІІІ. Моніторинг параметрів процесу

Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена в
 таблиці 3.1.

                                                                                                                                           Таблиця 3.1.

 

 

Параметр

Відповідальний за вимір

 

Частота вимірів

Форма реєстрації

Рівень аналізу

Коригувальні та запобіжні дії, виконані у встановлений термін

 

Керівники ВО

Один раз на квартал

Аналітична довідка

Курируючий напрямок діяльності заступник міського голови

Кількість скарг споживачів, за якими були розроблені коригувальні дії

 

Керівники ВО

Один раз на квартал

Звіт

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови

Відсоток рішень, розпоряджень, доручень, виконаних у встановлений термін

 

Загальний відділ

Один раз на півріччя

Аналітична довідка

 

 

Представник керівництва

Кількість усунутих невідповідностей  за результатами внутрішніх  аудитів

Керівники ВО

Один раз на півріччя

Звіт

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови.

Представник керівництва

Кількість виконаних/невиконаних заходів, передбачених поточними планами

 

Виконавці процесів

  один раз на квартал

Звіт про виконання планів роботи

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови.

Представник керівництва

 


ІУ. Нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу

 

 

Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу наведено в таблиці 4.1.

 

 

Таблиця 4.1.

 

 

 

Тип документа

Рівень затвердження

Місце зберігання контрольних екземплярів

НПБ з питань ОМС

ВРУ, Президент України

КМУ

ЗВ

НПБ з питань бюджету

ВРУ, Президент України

КМУ, сесія МР

ВБОЗ

Настанова з якості

МП «Керування документацією»

МП «Моніторинг діяльності та удосконалення»

 

Виконком

 

ЗВ

Регламент роботи міської ради

МР

ОВ

Регламент виконавчих органів

Виконком

ЗВ

Положення про виконавчі органи

 МР

КС

Посадові інструкції

   Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (згідно з розподілом обов»язків)

КС

 

 

 

 

 

 

У. Записи за результатами процесу

 

Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесу, наведена в таблиці5.1

                                                                                                                                            Таблиця 5.1.

 

Запис

Відповідальний за заповнення

Місце зберігання

Термін зберігання (рік)

в підрозділі

в архіві

Матеріали щодо аналізу виконання процесу надання послуг

Керівник ВО

Відповідальний ВО

3

-

Пропозиції щодо проведення наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

-

Матеріали до наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

-

Протокол наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

5 років

Графік проведення аудитів

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Програма внутрішнього аудиту

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Опитувальні листи

Головний аудитор

ЗВ

1

-

Підсумкові звіти про внутрішні аудити

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Протокол реєстрації невідповідності

Аудитор, керівник виконавчого органу

ЗВ

3

-

План заходів по проведенню коригувальних та запобіжних дій

Керівники виконавчих органів, аудитори

ЗВ

3

-

Звіт про функціонування СУЯ

Представник керівництва з питань якості

ЗВ

3

-

 

УІ. Умовні позначення

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         Додаток 1

 

                                                                                                        (до пункту 5)

 

 

 

 

 

 

 

 

Графік проведення внутрішніх аудитів

 

на період з _________ по _____ 20_ року

 

 

 

 
 

місяць

 

 


Підрозділ.

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

 

Х

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Х

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         

Х   - планована перевірка

Х   - відмітка про виконання

   - позапланова перевірка

Примітка: Позапланові перевірки вносяться до вільних граф графіка з вказівкою дати і причини проведення в нижче приведенійтаблиці:

Дата перевірки

Підрозділ

Причина перевірки

 

Розробив

Представник керівництва з     питань якості        _____________

 


                                                                               Додаток 2

                                                                                                  (до пункту 5)

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

_______ 2012 №____

 

 Програма внутрішнього аудиту

 

 

 

Підстава перевірки : розпорядження від _________ №__________

Структурний підрозділ ____________________________

Ціль перевірки ___________________________________

__________________________________________________

Критерії перевірки:_______________________________

___________________________________________________________

Дата перевірки ___________________________________

 

Аудиторська група:

 

головний  аудитор_______________________   

 

 аудитори:______________________

  _______________________

  _______________________

                                   (П.І.Б)

                                                                   

 

 

 

 

Дата/

час

Місце

 проведення перевірки

Учасники:

аудитори

від відділу

посада

П.І.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                              Додаток 3

                                                                                             (до пункту 5)

 

Внутрішній Аудит 

Підсумковий звіт

  №Звіту

 

 

Дата Аудиту:

 

 

Аудитори:

Стандарт Аудиту:

Перевірені процеси \ підрозділи \ види діяльності

 

 

 

 

Виявлені невідповідності

Попередня нарада

 

 

 

 

 

 

Присутні

Заключна нарада

Підсумковий опис спостережень аудиту

 

 

 

 

 

 

 

Висновки /Зауваження

ціль перевірки досягнута ( не досягнута): ______________________________________________________

пояснення (при необхідності) _____________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

діяльність  підрозділу, що перевіряється, ___________________________________________.

                                                                                                                                                  задовольняє (не задовольняє) 

корегувальні   дії ________________________________________________________________

                                                           (лист реєстрації  невідповідностей, протокол наради)

Протоколи реєстрації  невідповідностей №№_________________________________________

необхідність повторної перевірки   так/ні  

 

 

Розсилка

Додатки

Підпис головного аудитора


                                                          Додаток 4

                                                                                          (до пункту 5)

 

 

Опитувальний лист

Номер Посилання

Міська Рада 

м.

 

Підрозділ

Дата

Стандарт Аудиту

ДСТУ ISO 9001: 2009

Представник підрозділу, що перевіряється

Аудитор

Номер

Питання

Параграф Стандарту

Спостереження аудиту

Відмітки про

невідповідності

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

                                              

 

                                                  

                                                   Додаток 5

                                                                                      (до пункту 1)

 

Протокол реєстрації  невідповідності

Міська Рада

м.

№ Звіту

 

 

Підрозділ

 

Дата

 

Аудитор:

 

Представник підрозділу.

 

 

Стандарт Аудиту

ДСТУISO 9001: 2009

Параграф Стандарту

 

 

Спостереження в ході аудиту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підпис представника підрозділу, що перевіряється

 

Дата

Корегувальні / запобіжнідії

 

 

 

 

 

 

Підпис керівника підрозділу, що перевіряється

 

Завершити до (дата):

Зроблені дії

 

 

 

 

 

Підпис керівника підрозділу, що перевіряється

 

Дата

Дія закрита (дата):

 

Підпис Аудитора

 

Дата

           

 


                                              Додаток 6

                                                                                   (до пункту 1)

 

АНАЛІЗ ВИКОНАННЯ ПРОЦЕСУ

 

___________________________________________ за __________20 __р.

                              (найменування процесу)                                                      (звітний період)           

               

 

                                                              

№ п/п

Показник

План

Факт за попередній звітний період

Факт за даний звітний період

Відповідальний за виконання

Причини відхилення

Пропозиції, щодо усунення причин відхилення

Примітки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Відповідальний за процес                                                                                                        П.І.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                                                 Додаток 7

                                                 (до пункту 1)

 

ПРОТОКОЛ РЕЄСТРАЦІЇ

НЕВІДПОВІДНОЇ ПОСЛУГИ № _____

Дата _____________

Структурний підрозділ:

_________________________________________________________________________

Послуга та критерій якості послуги (відповідно до інформаційній карти процесу):

_________________________________________________________________________

Джерело інформації:

_________________________________________________________________________

Споживач:

_________________________________________________________________________

Опис невідповідності:

_________________________________________________________________________

 

Причини невідповідності:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

Можливість оперативного виправлення:

 

ТАК

НІ

Поза компетентністю

Керівник структурного підрозділу

 

 

 

Заступник міського голови

 

 

 

Міський голова

 

 

 

Коригування:

Дія

Відповідальний

Термін виконання

Відмітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Необхідність інформування споживачів:

ТАК

НІ

Дії з інформування:

Дія

Відповідальний

Термін виконання

Відмітка

 

 

 

 

Коригувальні дії:

Нарада

Дата/№ протоколу

№ пункту

 

 

 

 

 

 


                                                                                                                                                                    Додаток 8

                                                                                                          (до пункту 5)

 

Обов’язки і  повноваження
головного аудитора, аудиторів і керівників структурних підрозділів

 

Обов’язки і  повноваження головного аудитора

 

Головний аудитор несе всю повноту відповідальності за проведення всіх етапів аудиту. Він має навички і досвід керівництва і має повноваження прийняття остаточного рішення відносно аудиту і зроблених під час нього спостережень.

В обов‘язки головного аудитора також входять:

підготовка графіка внутрішніх аудитів;

складання програми  внутрішньої перевірки  і організація роботи групи аудиторів;

роз'яснення об'єкту і цілей перевірки керівництву підрозділу, що перевіряється;

керівництво аудиторами в ході перевірки;

дозвіл розбіжностей на своєму рівні і представлення невирішених

суперечливих питань представникові керівництва з питань якості;

складання  «Звіту про невідповідності» і «Підсумкового звіту» про результати внутрішньої перевірки;

контроль впровадження корегувальних /запобіжнихдій і перевірка їх результативності;

проведення вступних і завершальних зборів за результатами перевірки;

зберігання і ведення документації по перевірці до передачі в ЗВ.

Повноваження:

отримувати всю необхідну інформацію при проведенні перевірки;

ухвалювати рішення необхідні для здійснення перевірки;

приймати рішення при оцінці результатів перевірки;

контролювати впровадження корегувальних /запобіжнихдій;

проводити додаткову перевірку результативності  упроваджених корегувальних /запобіжнихдій.

Відповідальність і обов’язки аудиторів

Внутрішні аудитори несуть відповідальність за:

         дотримання вимог до проведення аудиту якості з наданням необхідних пояснень;

         розподіл, ефективне і результативне виконання обов‘язків;

         документування спостережень;

         повідомлення про результати аудиту;

         перевірку ефективності коригувальних дій, здійснених за результатами аудиту якості;

         відповідне збереження документів, які стосуються аудиту якості;

         видачу документів;

         забезпечення конфіденційності документів;

         співпрацю з головним аудитором і надання йому необхідної допомоги.

Внутрішні аудитори зобов’язані:

         дотримуватись встановлених рамок проведення аудиту;

         бути об’єктивними;

         збирати та аналізувати докази, необхідні і достатні для формування висновків по відношенню до СУЯ, що перевіряється;

         не випускати з поля зору ніяких виявлених фактів, здатних вплинути на результати аудиту;

         в своїх діях завжди дотримуватись норм етики.

 

Відповідальність і обов’язки керівників виконавчих органів

 

Керівництво виконавчих органів зобов’язане:

повідомити учасникам про цілі і обсяги аудиту якості;

призначити відповідальних осіб для супроводу членів аудиторської групи;

забезпечити аудиторську групу всіма засобами, необхідними для ефективного і результативного проведення аудиту;

на запит аудиторів надавати їм доступ до необхідної інфраструктури підрозділу і документів;

співпрацювати з аудиторами, сприяти вирішенню завдань з аудиту якості;

розробити коригувальні дії на базі звіту по аудиту і усунути зауваження.

 

 

 

 

 

                                                  Додаток 9

                                                    (до пункту 5)

 

Реєстр внутрішніх аудиторів

 

 

 

 п/п

П.І.Б.

Посада

Підрозділ

Підстава

1

2

3

4

5

1.

Башкірова Алла Миколаївна

керуючий справами виконавчого комітету

 

апарат

Сертифікат

№ 06\08-287

 від 23.03.2012

2.

Нікітіна Марина Сергіївна

спеціаліст-юрисконсульт

Апарат

 

 

Сертифікат

 № 06\08-289 від 23.03.2012

3.

Сафарова Галина Миколаївна

спеціаліст

загальний відділ

 

 

Сертифікат

№ 06\08-292

від 23.03.2012

4.

Черноусова Тетяна Сергіївна

начальник

загальний відділ

 

 

Сертифікат

№ 06\08-293

від 23.03.2012

5.

Чуйко Оксана Георгіївна

начальник

відділ з управління комунальною власністю

Сертифікат

 № 06\08-294

 від 23.03.2012

 

 


                                                                                                                                         Додаток 10

                                                                                                    (до пункту 5)

 

 

Вимоги до кваліфікації, досвіду і особистих якостей аудиторів

Кваліфікація (знання):

          наявність вищої освіти;

знання основоположних нормативних документів, зокрема  ДСТУ ISO 9001,

законодавчих вимог;

знання документації СУЯ;

знання принципів, методів і організації проведення перевірок  по ДСТУ ISO 19011.

Досвід:

досвід роботи в МР не менш 1 року;

уміння працювати з документами.

Особисті якості:

уміння слухати, комунікабельність;

об'єктивність і реалістичність;

аналітичне мислення;

цілеспрямованість;

уміння висловлювати свої думки;

тактовна і лояльна поведінка;

дотримання конфіденційності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                     Додаток 7   

                                                                                                      до НЯ           

                                                                                                   (  пункт 4.2.2)

 

 

                                       Перелік   адміністративних  послуг,

           що надаються виконавчими  органами Соледарської  міської  ради  

 

Ідентифі-каційний

картки

Назва послуги

 

Відділ з управління комунальною власністю

 

1

Надання довідки про перебування  (неперебування) на квартирному обліку при  Соледарській міській раді

6

Взяття на облік громадян(ина), які(ий) потребують(є) поліпшення житлових умов при  Соледарській  міській раді

7

Зняття громадян (ина) з обліку громадян,які (ий) потребують (є)  полі-пшення житлових умов   при  Соледарській  міській раді 

8

Внесення змін до облікових (ої) справ (и)громадян(ина)

9

Надання дозволу громадянам(ину) на зміну договору найму на житлові(е) приміщення в м. Соледарі

10

Надання житлових (ого) приміщень(ня)громадянам (ину) в м. Соледарі

11

Включення (виключення) квартир до (з) числа службових

12

Затвердження спільних рішень адміністрацій та профспілок щодо заселення  службового житлового приміщення у м. Соледарі

13

Надання дозволу громадянам на обмін житлових приміщень

14

Надання дозволу на бронювання житлового приміщення

 

Відділ бухгалтерського обліку та звітності

 

2

Видача довідки з архіву про заробітну плату для обчислення пенсії

19

Видача  довідки  з архіву про підтвердження трудового стажу

20

Видача довідки про заробітну плату для отримання кредиту

21

Видача довідки про доходи

22

Видачадовідки про середню заробітну плату (дохід) (для розрахунку виплат на випадок безробіття)

 

Відділ архітектури та містобудування

 

3

Видача ордера на видалення зелених насаджень

4

Внесення змін в існуючу нумерацію у забудові м.Соледара і присвоєння окремого поштового номера об»єкту нерухомого майна 

50

Надання висновку про  погодження проекту землеустрою щодо відведення земельної ділянки 

51

Надання дозволу на розміщеннязовнішньої  реклами

52

Затвердження акта  міської комісії виконавчого комітету по обстеженню зелених насаджень, що підлягають видаленню

53

Надання згоди на розробку  містобудівної документації та збір вихідних даних  на проектування  для переведення житлового приміщення в нежитлове

54

Надання згоди на розробку містобудівної документації щодо будівництва (реконст-рукції, реставрації капітального ремонту, технічного переобладнання) житлових будинків, квартир, вбудованих  та прибу-дованих приміщень, мансард, господарських споруд та інше

55

Надання згоди на розробку містобудівної документації та збір вихідних даних на проектування для будівництва (реконструкції, реставрації капітального ремонту, технічного переобладнання) об’єктів цивільного та промислового призначення

56

Видача  паспорту прив’язки тимчасової споруди (ТС) для провадження підприємницької діяльності

57

Видача  будівельного паспорта забудови земельної ділянки

58

Видачамістобудівних умов та обмеженьзабудови земельних ділянок (МУОЗ)

59

Затвердження акта міської міжвідомчої комісії по обстеженню технічного стану об’єктів  житлового та соціально-культурного призначення

 

Відділ торгівлі , громадського харчування ,побутових та платних послуг

 

5

Видача листа-погодження режиму роботи об»єктів торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування населення, розташованих на території м.Соледара

 

Відділ комунального господарства

 

15

Надання дозволу громадянину (нам) на виконання проектних робіт по встановленню газової колонки в квартирі багатоповерхового житлового будинку

16

Надання дозволу громадянину (нам) на підключення садибної ділянки  до міського водопроводу

17

Видача дозволу  на проведення земляних робіт на території м.Соледар

18

Надання дозволу на експлуатацію об»єктів поводження з небезпечними  відходами

Організаційний відділ

23

Видача копії рішення Соледарської міської ради

Загальний відділ

24

Видача копії рішень виконкому або розпоряджень міського голови 

25

Видача довідки про склад сім’ї з  місця проживання

26

 Видача  довідки про  склад сім»ї  або зареєстрованих у житловому приміщенні / будинку/ осіб

Служба у справах дітей

27

Надання дозволугромадянину(ці)  вчинити купівлю – продаж (міну, дарування, прийняття в дар) житла/майна (квартири, будинку, їх частини, інш.), що належить на праві приватної власності (користування) малолітній (неповнолітній) дитині

28

Надання дозволу громадянину(ці) вчинити купівлю – продаж ( дарування, прийняття в дар) житла/майна (квартири, будинку, їх частини, інш.)

29

Надання дозволу громадянину(ці)на укладання договору про припинення права на аліменти, у зв'язку з передачею права власності на житло малолітній (неповнолітній) дитині

30

Визначення місця проживання малолітньої (неповнолітньої) дитини

31

Встановлення порядку побачення  з мало-літньою(неповнолітньою) дитиною з одним із батьків, який проживає окремо від дитини

32

Призначеннягромадянина(ки)опікуном /піклувальника/ над малолітньою (неповнолітньою) дитиною

Відділ земельних ресурсів

 

33

Видача довідки про право фізичної особи на отримання доходу від податкового агента без утримання податку

34

Затвердження  проекту (технічної документації) землеустрою щодо відведення земельної(их) ділянки(ок) у м.Соледарі

35

Затвердження  технічної документації  із землеустрою щодо встановлення меж земельної ділянки в натурі (на місцевості) у м.Соледарі

36

Затвердження технічної документації із землеустрою щодо  поділу або об’єднанню земельних ділянок у м.Соледарі

37

Надання дозволу на розробку проекту (технічної документації)  землеустрою щодо відведення  земельної(их) ділянки(ок) у м.Соледарі

38

Надання дозволу на розробку технічної документації із землеустрою щодо встановлення меж земельної ділянки в натурі (на місцевості) у м.Соледарі

39

Надання дозволу на розробку технічної документації із землеустрою щодо поділу чи об’єднанню земельних ділянок у м.Соледарі

40

Припинення оренди земельної ділянки(частини)   у м. Соледарі

41

Припинення права постійного користування земельною ділянкою (частини) у м.Соледарі

42

Подовження дії договору оренди земельної ділянки у м. Соледарі

43

Внесення змін до рішень міської ради щодо земельних відносин

 

Спеціаліст з державної реєстрації актів цивільного стану

 

44

Реєстрація  народження

45

Реєстрація  смерті

46

Реєстрація  шлюбу

47

Видачадовідки на отримання допомоги на поховання

48

Видачадовідки на отримання допомоги у зв’язку з народженням дитини

49

Видачадовідки на отримання допомоги у зв’язку з народженням дитини матері-одиначки, яка не перебуває в шлюбі

 

 

   

Яндекс.Метрика