Пошук  

   

Рубрики  

   

Рекомендуємо відвідати  

       У 2012 році в міській раді
         запроваджено систему
           управління якістю

   

Увійти/Вийти  

   

                                                  Додаток 1

                                         до НЯ

                                            (пункт 4.2.2)

 

ПЕРЕЛІК  ДІЮЧИХ ПРОЦЕСІВ

 системи управління якості Соледарської міської ради

 

з\п

Назва процесу

Власник процесу

Відповідальний за організацію діяльності в рамках процесу

Вид процесу

(основний-О, допоміжний-Д)

1.

Управління системами та

процесами

Міський голова

Представник керівництва якості

 

              О

2.

Управління процесами надання послуг

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів

Керівники виконавчих органів

  О

3.

Аналізування потреб і очікувань

Представник керівництва

Керівники виконавчих органів

  О

 4.

Планування

Перший заступник міського голови

Відділ економіки та прогнозування, керівники виконавчих органів

  О

   5.

Аналізування , вимірювання та поліпшення

Представник керівництва якості

керівники виконавчих органів

  О

6.

Керування документаційними процесами

Керуючий справами виконкому

Загальний та організаційний відділи, керівники виконавчих орагнів

Д

7.

Процес забезпечення людськими ресурсами

Керуючий справами виконкому

Спеціаліст з питань кадрової роботи

Д

8.

Процес забезпечення фінансовими

ресурсами

Міський голова

Відділ бухгалтерського обліку та звітності

Д

9.

Керування інфраструктурою

Перший заступник міського голови

Керівники підприємств,

виконавчих орагнів

Д

10.

Керування робочим середовищем

Перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів,

керуючий справами

виконкому

Керівники виконавчих орагнів

Д

                                             

                           

                                                Додаток 2

                                         до НЯ

                                            (пункт 4.2.2)

 

ПЕРЕЛІК  ПРОЦЕСІВ АУТСОРСИНГА

 системи управління якості Соледарської міської ради

 

з\п

Назва процесу

Відповідальний за

організацію  діяльності в

рамках процесу

Контроль над процесом

1.

Комунальніпослуги з озеленення

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

2.

Комунальніпослуги з вивезення сміття

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

3.

Комунальні

    послуги з поховання

 

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

4.

Комунальніпослуги з утримання будинків, споруд та при будинкових територій в житловому фонді комунальної власності територіальної громади

КП «Ремонтник»

Відділ комунального господарвства

   5.

Послуги в сфері незалежної оцінки об’єктів приватизації права комунальної власності територіальної громади м Соледар;

 

 

Підприємство за конкурсом

Відділ з управління комунальною власністю

                                                  Додаток 3

                                         до НЯ

                                            (розділ  4.2.2)

 

Матриця показників результативності процесів та послуг

 

Ступені досконалості показників функціонування

Таблиця 1

 

Ступінь досконалості

Ступінь    показника

Пояснення

1

Формальний підхід відсутній

Немає очевидного процесного підходу: механізмів планування, створення програм, оцінювання результатів, непрогнозовані результати, багато скарг споживачів

2

Реагувальний підхід

Системний підхід, в основу якого покладено усунення проблем чи коригування на базі звернень споживачів. Наявні плани та програми, мінімальні дані про результати їх оцінювання стосовно поліпшення.

3

Стабільний формальний системний підхід

Системний підхід, в основу якого покладено запобіжні процеси; початкова стадія систематичних поліпшень. Наявні дані про середньострокові стратегії, відповідність цілям та існування тенденцій до поліпшення.

4

Зосередженість на постійному поліпшенні

Застосовують процес поліпшення; добрі результати і сталі тенденції до поліпшення

5

Оптимальні показники

Активно інтегрований процес поліпшення; продемонстровані оптимальні результати за зіставним оцінюванням (бенчмаркінгом).

 

Показники результативності процесів

Таблиця 2

 

№ п\п

Показники результативності процесів

Ступені досконалості показника

1

2

3

4

5

Управління системами та процесами

1.                

Керівництво застосовує процесний підхід для результативного функціонування процесів надання послуг та забезпечення поліпшення показників процесів МР

 

 

 

 

 

2.                

Найвище керівництво демонструє своє лідерство, зобов’язання та залучення

 

 

 

 

 

3.                

Керівництво враховує потенційні переваги налагодження партнерських відносин із постачальниками

 

 

 

 

 

Аналізування потреб і очікувань

4.                

Керівництво визначає потреби та очікування замовників на постійній основі

 

 

 

 

 

5.                

Керівництво визначає потребу посадових осіб у визнанні, задоволеності роботою, компетентності та індивідуальному професійному рості

 

 

 

 

 

6.                

Керівництво забезпечує врахування законодавчих та регламентувальних вимог

 

 

 

 

 

Планування

7.                

Політика в сфері якості сформульована з погляду вимірюваних цілей та забезпечує розуміння потреб та очікувань замовників та інших зацікавлених сторін

 

 

 

 

 

8.                

Цілі в сфері якості конкретизовані і вимірні, розроблені критерії результативності

 

 

 

 

 

9.                

Доведено до кожного рівня управління цілі для забезпечення персональної участі в їх досягненні

 

 

 

 

 

Керування документаційними та допоміжними процесами

10.            

Є документи та протоколи, використані для підтримки результативного функціонування процесів МР

 

 

 

 

 

11.            

Забезпечено наявність ресурсів, необхідних для досягнення цілей

 

 

 

 

 

12.            

Забезпечено наявність фінансових ресурсів, необхідні для підтримання результативності СУЯ і для забезпечення досягнення цілей МР

 

 

 

 

 

13.            

Забезпечено встановлення відповідальності та інформування про неї посадових осіб

 

 

 

 

 

14.            

Залучено посадових осіб до діяльності з метою поліпшення результативності СУЯ

 

 

 

 

 

15.            

Забезпечено відповідність компетентності посадових осіб  поточним та майбутнім потребам

 

 

 

 

 

16.            

Забезпечено інформування про вимоги, цілі та досягнення усфері якості

 

 

 

 

 

17.            

Забезпечено наявність належної інфраструктури для досягнення цілей

 

 

 

 

 

18.            

Враховуються екологічні аспекти, пов’язані з інфраструктурою

 

 

 

 

 

Аналізування , вимірювання та поліпшення

19.            

Найвище керівництво забезпечено достовірною вхідною інформацією для аналізування з боку керівництва

 

 

 

 

 

20.            

Під час аналізування з боку керівництва оцінюють інформацію для поліпшення результативності СУЯ

 

 

 

 

 

21.            

Забезпечено доступність належної інформації для вироблення рішень на підставі фактів

 

 

 

 

 

22.            

Керівництво забезпечує збирання пов’язаних із замовниками даних для аналізування з метою одержання інформації для поліпшень

 

 

 

 

 

23.            

Керівництво застосовує  оцінювання СУЯ для поліпшення загальної результативності процесів та послуг

 

 

 

 

 

24.            

Керівництво управляє невідповідностями процесів\ продукції та аналізує невідповідності для одержання висновків і для поліпшення

 

 

 

 

 

25.            

За допомогою коригувальних дій керівництво оцінює і усуває зареєстровані проблеми, які впливають на показники її діяльності

 

 

 

 

 

26.            

За допомогою запобіжних дій керівництво забезпечує запобігання втратам

 

 

 

 

 

27.            

Аналізує дані з метою оцінювання своїх показників і визначення ділянок, що потребують поліпшення

 

 

 

 

 

Управління процесами надання послуг

28.            

Наявні процеси проектування і розроблення, включаючи визначення вимог щодо проектування і розроблення і реалізацію запланованих виходів

 

 

 

 

 

29.            

Процес проектування і розроблення  включає аналізування проекту, перевірку, затвердження та управління змінами

 

 

 

 

 

30.            

Забезпечено оцінка постачальників та підрядників відповідності закупленої продукції на всіх стадіях, починаючи від специфікації і закінчуючи прийманням

 

 

 

 

 

31.            

Наявність керування процесами надання послуг від входів до виходів

 

 

 

 

 

32.            

Забезпечено перевірку та затвердження усіх процесів надання послуг

 

 

 

 

 

33.            

Забезпечено піклування  власністю споживачів

 

 

 

 

 

34.            

Забезпечено управління обладнанням для моніторингу та вимірювальної техніки для забезпечення отримання і використання достовірних даних

 

 

 

 

 

 

                      Документування результатів оцінювання

Один з можливих підходів оформлення оцінювання показників, зазначення оцінок досконалості і реєстрації можливих дій з поліпшення подано в таблиці 3.

 

Приклад протоколювання результатів оцінювання

Таблиця3

 

Номер питання

Спостереження щодо реальних показників

Оцінка

Дія з поліпшення

28

Наш процес за цим пунктом є найкращим у світі

5

Жодної не потрібно

30

У нас цей пункт системою не охоплений

1

Для врахування цього потрібно побудувати процес – КИМ І В ЯКИЙ ТЕРМІН?

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Додаток 4    
                                                                                        до НЯ

                                                                                     ( пункт 4.2.2)

                                    
                                           Методика процесу
                                 «Керування документацією»

 

                               1. Загальні відомості про процес

 

          1. Дана Методика процесу (далі – МП) визначає загальний порядок та особливості процесу керування документаційними процесами у виконавчих органах Соледарської  міської ради .

           2. Відповідальний за організацію процесу – керуючий справами виконкому; виконавці процесу: начальник загального відділу, керівники виконавчих органів.

           3. Відповідальність за актуалізацію МП покладається на представника керівництва з питань якості.    

          4. Порядок ведення загального діловодства детально визначений в Інструкції з діловодства в Соледарській міській радістосовно  наступних процесів:

          1) приймання вхідної документації, її реєстрація, контроль виконання;

          2) складання та порядок обробки вихідних документів; 

3)     порядок складання службових документів;

4)     організація контролю за виконанням документів;

5)     складання номенклатурисправ,формування та збереження справ;

 

6) організація роботи з електронними документами з моменту їх
створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву
міської ради .

 

5. Керівники виконавчих органів виконують функції керування документацією, на них покладається персональна відповідальність за забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в міській раді.

          6.    Скорочення:

 

  НД –нормативний документ;

ЗВ - загальний  відділ;

 ДСТУ – державний стандарт України;

ВО-виконавчий орган

      

         7.У цій методиці використано терміни та визначення, встановлені ДСТУ 2732, ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 4423-2:2005 згідно з додатком 5

                                      2. Структура процесу

7. Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як посадових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в міській раді та її виконавчих органах охоплює  дії, що наведені у блок-схемі процесу  на мал. 2.1.

 

Дія 1

                          Визначення оригіналу документа


          Оригіналом внутрішнього документа є примірник документа, що має справжню підпис міського голови  (а у разі його відсутності посадової особи , яка його заміщує)  та справжні реквізити затвердження керівництвом (печатка, підпис, дата затвердження).

          Оригіналом зовнішнього документа є документ, що надходить із зовнішніх джерел, що має справжні реквізити (печатка, підпис, дата затвердження), або від офіційних джерел по каналах зв'язку і на підставі запитів підприємств. Оригінал документа і його завірена копія мають однакову юридичну силу.

 

                  Визначення контрольного примірника документа


          Оригінал є контрольним примірником документів фонду контрольних документів. 

Контрольний примірник є своєчасно актуалізованим офіційним документом, призначеним для звірення з ним робочих документів і розсилання його видання на паперовому та електронних носіях.

                   Зберігання контрольного примірника документа

Контрольний примірник документа на паперовому носії зберігається в порядку зростання позначень у спеціально відведеному місці зберігання у виконавчому органі.

Дія 2

                     Визначення адресатів,тиражування


          Визначення адресатів, кому повинен бути спрямований документ, вказу-ється розробником у розділі «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕНА» за  формою згідно з додатком 1.

         На підставі списку адресатів , зазначених у документі, утримувачем  контрольного екземпляра:
         здійснюється тиражування документа засобами оперативної поліграфії;           присвоюються враховані номера розтиражованим екземплярам документа (наприклад, Врахована Копія 03);
          у контрольній картці ведеться обліковий запис  розсилки врахованих  примірників  контрольного документа.
          Після присвоєння  врахованих номерів  екземпляри  документа підлягають  розсилці  (передачі виконавцю).

 

                                Невраховані екземпляри


          Для використання в тендерах, сторонніми користувачами та адресатами  спеціальної розсилки, коли не передбачається внесення змін в документацію, слід робити відповідну вказівку на таких примірниках.
ПРИМІТКА. Неналежне забезпечення цього процесу може призвести до неу-
мисного використання застарілих документів.

 

Дія 3

                         Розсилка документа

 Розсилка (передача) врахованих примірників документів фіксується у відповідній графі контрольної картки посадовою особою,  відповідальною  за керування документацією.

            Ознайомлення персоналу з документом

Керівник виконавчого органу зобов'язаний ознайомити зі змістом  доку-мента під розпис посадових осіб, які використовують даний  документ  в  своїй  діяльності, про що робиться запис у листі ознайомлення. Термін ознайомлення не повинен перевищувати 5 днів від дати отримання документа, якщо не вказано інше.
         Посадові особи несуть відповідальність за збереження документів, що знаходяться в користуванні.


Дія 4
                       Перевірка актуальності документа
         Не рідше ніж один раз на рік  керівник виконавчого органу призначає перевірку актуальності всіх документів. Посадова особа,  яка призначена  здійснювати перевірку, робить відповідну позначку на титульному аркуші документа:

Перевірено. Актуально на поточний  20___рік. ПІБ. Дата

         Перевірено. Потрібно внести зміни до ________ ПІБ. Дата

 Зразок титульного аркуша додається (додаток 2).

Дія 5,6

                                  Ідентифікація змін

Ідентифікація змін, визначення контрольного примірника змін проводиться в тій же послідовності і з тими ж вимогами, які пред'являються до основного документа.
          Зміни оформляються повідомленням про зміну («Повідомлення про зміну»). Внесення змін відповідно до повідомлень про зміну у враховані екземпляри нор-мативних документів здійснюється відповідальною посадовою особою ​​з відповід-ними відмітками в аркушах обліку змін за зразком згідно з додатком 3.

Внесення змін здійснюється заміною листа (листів) на новий (і) лист (ли- сти)  із обов'язковим вилученням листа (листів) застарілої редакції документа з усіх пунктів його розсилки.

У випадку множинних змін документ перевидається в новому виданні з новим ідентифікаційним номером.

Дія 7,8,9,   

 

Визначення адресатів, кому повинно бути направлено «Повідомлення про  зміну» і зміна, проводиться за списком визначених адресатів основного діючого  документа і направляється за тими ж адресами, що й основний  доку-                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     мент.
         Присвоєння врахованих номерів змін, тиражування, розсилка (передача)  «Повідомлень про зміну» і врахованих примірників, ознайомлення  персоналу  виконується в тій же послідовності і з тими ж вимогами, які визначені для  ос-новного  документа.

Дія 10

                    Зберігання контрольного примірника зміни
          Контрольний примірник зміни до документа зберігається разом з контрольним примірником документа.

Дія 11       

Анулювання застарілих документів здійснюється на підставі розпорядження  міського голови.

         Відмітка про анулювання врахованого примірника документа робиться в  журналі обліку (додаток 4)  анульованої документації шляхом проставляння дати і розпису  уповноваженої посадової особи.

         Здані примірники документів знищуються. Якщо вимогами державних  органів або умовами договору не обумовлені інші терміни зберігання, то один  контрольний  примірник і комплект змін до нього зберігаються протягом 5 років.
         Відмітка про анулювання робиться на титульному аркуші, проставлян- ням   грифу «Анульовано».

         Анульовані документи передаються для зберігання до архіву.

         Після закінчення встановлених термінів зберігання документи знищуються.

 

2.2. Розробка, узгодження і впровадження нормативних документів

 

Розробка нормативних документів ініціюється рішеннями міської ради та    виконкому , розпорядженнями міського голови.

Розробку нормативних документів (далі НД) організує керівник виконавчого органу, відповідальний за реалізацію процесів (послуг), яких стосується НД.

Розробка НД здійснюють у такій послідовності:

розробка та узгодження проекту НД;

внутрішнє погодження проектів НД ;

розробка остаточної редакції НД з зауваженнями і пропозиціями;

виготовлення оригіналу НД, ідентифікація та реєстрація;

візування та затвердження НД;

тиражування, розсилка врахованих примірників;

ознайомлення персоналу;

зберігання документа; 

перевірка НД на актуальність та внесення змін. 

Методичну допомогу в розробці НД і загальний нагляд за їх створенням здійснює  представник керівництва з якості.

При розробці НД слід передбачати, щоб вимоги розробленого документа не суперечили вимогам документів більш високого рівня (закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, доручення Президента України, Прем’єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, рішення сесії міської ради, розпорядження міського голови, ДСТУ, Настанова з якості, Регламент міської ради, Регламент виконавчих органів, методики) і нижчого рівня (інструкції, обліково-звітні документи і т. д.), а також вимогам чинних нормативних документів такого ж рівня.

 

 
 

Мал. 2.1Блок-схема процесу«Керування документацією»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Мал. 2.1Блок-схема процесу«Керування документацією»

.


                                                     Узгодження перед затвердженням

Документація  до  випуску повинна  надходити  на  розгляд  та погоджен-ня уповноважених осіб (наприклад, спеціаліста-юрисконсульта), щоб  забезпе-чити ясність,точність і правильність її викладу і побудови. З метою врахування  думок усіх   заінтересованих сторін передбачувані користувачі також   повинні мати можливість ознайомитися з документацією і представити свої зауваження (додаток листи погоджень) . Документація, що випускається , повинна  затверджуватися відповідальними за її впровадження  особами.  На  кожному  примірнику   повинно  бути проставлено засвідчення документів.

Впровадження НД здійснюється на підставі розпорядження міського голови.

                                   2.3 Звітні документи

Записи (протоколи) є об'єктивними свідоцтвами того, що система управління якістю у виконавчих органах міської ради відповідає встановленим вимогам і результативно функціонує.

Цілісність записів і звітних документів забезпечується тим, що в нормативних документах   міської ради вказана уповноважена особа, яка має право робити записи, а також вносити доповнення, примітки, викреслювання після того, як записи створені.

Для записів на електронних носіях передбачена система періодичного збереження та оновлення записів, щоб запобігти аварійному видаленню записів.

Простежуваність записів забезпечується тим, що форми для записів і звітних документів передбачають ідентифікацію уповноваженої особи. Між нормативними документами та звітними документами, що відносяться до тих самих процесів, встановлені контекстуальні зв'язки, які документують послідовні етапи діяльності виконавчих органів міської ради і тим самим забезпечують простежуваність.

Достовірність звітних документів і записів міської ради забезпечена тим, що:

відрегульований порядок створення, розповсюдження, зберігання звітних документів і записів;

гарантовано, що творці записів і звітних документів уповноважені та ідентифіковані;

забезпечений захист звітних документів і записів проти несанкціонованого доповнення, викреслювання, зміни, використання та вилучення.

Надійність звітних документів і записів забезпечується тим, що записи створюються:

в той час, коли відбувається дія по процесу, з яким вони пов'язані;

або під час укладання договору, контракту;

або незабаром після події уповноваженими особами, які володіють інформацією і знають достовірні факти.

                            Збереження і доступ

Звітні документи зберігаються у міській раді у справах, включених до номенклатури справ, що забезпечує швидкий доступ уповноважених осіб до записів і звітних документів.

Обмеження доступу до звітних документів і записів застосовується по відношенню до зовнішніх користувачів. Зовнішній користувач подає заяву на ім’я міського голови, який накладає резолюцію до доступу.

Обмеження доступу з метою забезпечення конфіденційності та безпеки накладаються на документи і записи, що містять особисту,  оперативну  або конфіденційну інформацію.

                 Аналіз документів перед підшивкою у справи
          Аналіз документів перед підшивкою у справу полягає у перевірці їх комплектності, наявності віз виконавців, відміток про перевірку (якщо застосовується).
          Керівник виконавчих органів призначає відповідального виконавця за аналіз документів перед підшивкою їх у справи.
                                     Перевірка документів
          Щорічно у виконавчих органах проводиться перевірка ведення справ і перевірка документів, що містяться в справах. Перевірка проводиться уповноваженою особою з проставлянням підпису та дати перевірки.
          При перевірці вибірково перевіряється:
          правомочність перебування документів у справі, тобто в справі повинні знаходитися документи, пов'язані з того питання, по якому порушено справу;
          комплектність документів, що знаходяться у справі.
          За результатами перевірки визначаються документи і справи, що підлягають знищенню.

                                    Зберігання поточних справ
         
Документи в справах або в електронному середовищі повинні зберігатися і утримуватися таким чином, щоб:
          виключалася можливість пошкодження або втрати документів і даних із справ або баз даних;
           документи і дані були швидко відновлюваними;
           був забезпечений вільний доступ до справ і даних уповноваженим посадовим особам.
          Встановлення термінів збереження документів забезпечується встанов-ленням термінів збереження відповідних справ, включених до номенклатури справ виконавчих органів
                                           Знищення
          Знищення справ здійснюється після закінчення встановленого терміну зберігання і оформляється відповідним актом.
          Процес знищення звітних документів і записів управляється такими принципами:
          знищення проводиться уповноваженими особами;
          записи та звітні документи, що мають відношення до судових і арбітраж-них розглядів, не підлягають знищенню;
          всі копії записів і звітних документів, які підлягають знищенню, повинні бути знищені, включаючи копії резервного зберігання.

 

                         3. Моніторинг параметрів процесу

 

3.1. Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена в таблиці

 

 

Таблиця 3.1.

Параметр

Відповідальний

за вимір

Частота вимірів

Частота аналізування

Форма реєстрації

Рівень аналізу

Частка проведених заходів по перевірки документів до запланованих, %

Керівник виконавчого органу

згідно з планами

один раз на рік

Звіт, план

Керуючий справами

4. Нормативні акти та документи, що використовуються привиконанні процесу

 

4.1. Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесунаведено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

 

 

 

Тип документа

Рівень затвердження

Місце зберігання контрольних екземплярів

1. Настанова з якості

Міський голова

Загальний відділ

2. Інструкції з діловодства в Соледарській міській раді та її виконавчих органах

Міський голова

Загальний відділ

3. Регламент виконавчих органів Соледарської міської ради

Виконком Соледарської міської ради

Загальний відділ

4. Номенклатура справ

Виконавчий орган

Виконавчий орган

5. Записи за результатами процесу

 

 

5.1. Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесу, наведена в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1.

Запис

Відповідальний за заповнення

Місце зберігання

Термін зберігання

в підрозділі

в архіві

1. Загальний звіт про проведення перевірки документації

 

Керуючий справами

ЗВ

3 роки

ні-

2. План проведення перевірок документації

Керуючий справами

ЗВ

1 рік

-

3. Записи ознайомлення

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

4. Записи про враховані копії

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

5. Записи про перевірку актуальності

Керівники ВО

ВО

ДНМТА

-

6. Записи про зміни

Керівник ЗВ

ЗВ

ДНМТА

-

7. Записи про анулювання

Керівник ЗВ

ЗВ

ДНМТА

-

 

* ДНМТА - Доки не мине термін актуальності документа

 

Додаток

Форма моніторингу процесу „Керування документацією”

Параметр

Відповідальний за вимір

Кількісні цілі

Форма реєстра-ції

Рівень аналізу

план, %

факт, %

Приклад: Частка проведе-них заходів щодо перевірки документів до запланованих, %

Керівник структурного підрозділу

100

 

Звіт, план

Керуючий справами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                       Додаток 1

                                                                                       до дії 2 МП

 

             ЗРАЗОК АРКУША  « ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ »

 

 

                      АРКУШ  «ОБЛАСТЬ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ»

                             СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА               

                                           НАЗВА ДОКУМЕНТА

( Наприклад: РОЗПОРЯДЖЕННЯ МІСЬКОГО ГОЛОВИ  від 22.02.2013 № 35р  « Про  затвердження графіка чергування відповідальних працівників апарату міської ради на період з 08 березня по 10 березня 2013 року »

Перелік адресатів

(Наприклад:

Загальний відділ – 3 прим.

Башкірова А.М. – 1 прим.

Служба «05» – 1 прим.

Відділ бухгалтерського обліку - 1 прим.)

 

Посада                                                         підпис                         ПІБ

 

 

                                                                                     Додаток 2

                                                                                     до дії 4 МП

             ЗРАЗОК ТИТУЛЬНОГО АРКУША ДОКУМЕНТА

                                  СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА

 

                                                                                     ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

                                                                                         (ПОГОДЖЕННЯ)

 

                                                                                    ( ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                      Рішення виконавчого

                                                                                      комітету \міської ради

                                                                                                     або

                                                                                        Розпорядження

                                                                                        міського голови )

                                                                                       

                                                                                      _______2013 № ______)

 

                                   

                                           НАЗВА ДОКУМЕНТА

                                            ( посередині аркуша)

             ( Наприклад: 

 МЕТОДИКА ПРОЦЕСУ «КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ»)

                                                                                       Додаток 3

                                                                                       до дії 5,6 МП

 

 

                                     ЗРАЗОК АРКУША ОБЛІКУ ЗМІН

 

                                             АРКУШ  ОБЛІКУ ЗМІН

                                                                                     

                                СОЛЕДАРСЬКА МІСЬКА РАДА

                                   

 

№ з\п

Назва документа

Дата та індекс документа

  Дата внесення змін та індекс документа

Виконавець

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 


                                                                                      Додаток 4

                                                                                      до дії 12 МП

 

 

                                                 ЖУРНАЛ


                               обліку анульованої документації

 

№ з/п

Назва , дата та індекс документа

Дата анулювання

Підпис особи

1

2

3

4


 
 

 

                                                                                                 Додаток 5

                                                                                                 до дії 12 МП

 

Терміни та визначення, встановлені

ДСТУ 2732, ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 4423-2:2005,

використані в цій  методиці

 

            Керування документаційними процесами -галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність;

            індексування або ідентифікація-процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації;

            метадані - дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу;

                  переміщування - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автен­тичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися .Дивись конвертування ;

            забезпечення збереженості - процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі;

            доступ - право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації;

            відповідальність - принцип, за яким особи, організації та спільноти відповіда-ють за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій;

            контроль строків виконання дійзі службовими документами - процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваже-ними здійснювати таку діяльність;

передавання службових документів до архівуабо вилучання їх для знищування - певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах;

                  архівна справа - галузь життєдіяльності суспільства, що охоп­лює правові, наукові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних; установ ігромадян, пов'язані з відбиранням, накопичуванням, обліком, зберіганням архівних документів, користуванням ними та вико­ристовуванням їхньої інформації;

                  архівний документ- документ, що припинив виконувати функцію, гін задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно;

                              діловодство; справочинство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами;

                         документ - зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця. Інформація, зафіксована на матеріальному  носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі;

            зміст документа - інформація в документі, потреба зафіксува­ти яку — основна мета його створення;

            документна інформація  - уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резо­люції, підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, еле­менти бланка та захисту);

            копія (документа) - документ, що містить точне знакове відтво­рення змісту чи документної інформації іншо­го документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;

            службовий документ - документ, який створила або отримала уста­нова (чи інший суб'єкт господарювання)  в процесі діяльності.

                Інформація, яку організація створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності;

                              документація - сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підроз­ділу;

           юридична сила (службового документа) - властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції;

                  оригінал{службового документа) - примірник службового документа, що пер­шим набуває юридичної сили;

                  дублікат оригіналу(службового документа) - повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу;

                  незасвідчена копія (службового документа) - копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили;

                  засвідчена копія{службового документа) - копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їйюридичної сили;

                  система документації - сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі;

                  керування документацією - комплекс заходів, спрямованих на здійсню­вання процесів створювання та функціонування службових документів;

                  створювання службового документа - складання тексту та оформлювання служ­бового документа;

                  правила документування - вимоги та норми, що регламентують порядок створювання службових документів;

                  оформлювання службового документа - фіксування реквізитів службового документа;

                  текст (службового) документа- зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом;

                  підпис (службового документа)- реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиний чи один з реквізитів, що надають документові юридичної сили;

                  гриф погодження   - реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автори документа, з його змістом;

                  гриф затвердження  - реквізит службового документа, який свідчить про його затвердження посадовою особою або іншим нормативним документом;

                  дата (службового) документа  - реквізит службового документа, який свідчить про час створення і (або) підписан­ня, затвердження, прийняття, реєстрування службового документа;

                  віза документа- реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом;

            документаційна система - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі;

            реєстрування  - надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучення до документаційної системи;

            контроль  - створення, долучення та зберігання інформації про рух та використання службових документів;

            передавання - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідаль­ності за дії з цими документами.

           Переміщування службових документів з одного місця до іншого;

            вихідний документ- службовий,документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;

            відпуск документа - копія вихідного документа, що залишається у адресанта;

            вхідний документ - службовий документ, що надійшов до уста­нови;

реєстрування (службового) документа  - внесення до облікових форм коротких відомо­стей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати  реєстрування;

реєстраційний індекс (службового) документа- цифрова чи абетково-цифрова познака, на­дана службовому документові під час його реєстрації;

            виконання документа (діловодство)  - вид управлінської діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені документною інформацією;

            контроль виконання документа- сукупність процесів, які забезпечують своєчасне виконання документа;

            строк виконання документа- строк, визначений змістом документа, нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією;

            ініціативний документ - документ, що став підставою для започаткування розглядання якогось питання;

            справа -документ або сукупність документів, що  стосуються  одного питання чи напряму діяль­ності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці);

            формування справи- групування виконаних службових документів у справу відповідно до номенклатури справ;

            оформлювання справи - комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування;

           строк зберігання документів - період обов'язкового зберігання документів  без обумовлення граничних календарних дат, визначений унаслідок виконання експертизи їхньої цінності;

           номенклатура справ- обов'язковий для  кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання;

         індекс справи- цифрова і (або) абетково-цифрова познака справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці

 

                                         Додаток 4

                                         до НЯ

                                            (пункт 4.1)

 

ПЕРЕЛІК  ПРОЦЕСІВ АУТСОРСИНГА

 системи управління якості Соледарської міської ради

 

з\п

Назва процесу

Відповідальний за

організацію  діяльності в

рамках процесу

Контроль над процесом

І.

Комунальніпослуги з озеленення

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

ІІ.

Комунальніпослуги з вивезення сміття

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

ІІІ.

Комунальні

    послуги з поховання

 

КП «Комунальник»

Відділ комунального господарвства

 ІУ.

Комунальніпослуги з утримання будинків, споруд та при будинкових територій в житловому фонді комунальної власності територіальної громади

КП «Ремонтник»

Відділ комунального господарвства

   У.

Послуги в сфері незалежної оцінки об’єктів приватизації права комунальної власності територіальної громади м Соледар;

 

 

Підприємство за конкурсом

Відділ з управління комунальною власністю

 

                                            

                                                                              Додаток 5

                                                                                 до НЯ

                                                                               ( розділ 4.2.2)

             Методика процесу

                    “Моніторинг діяльності та удосконалення”

 

І. Загальні відомості про процес

 

          1. Дана методика процесу (далі по тексту – МП) визначає порядок моніторингу поточної діяльності у Соледарській  міській раді та його виконавчих органах, а також удосконалення, прийняття коригувальних та запобіжних дій, проведення внутрішніх аудитів системи управління якістю міської ради.

          2. Відповідальність за процес покладається на представника керівництва з питань якості. До виконання процесу залучаються всі виконавчі органі  міської ради.

          Координацію діяльності щодо проведення внутрішніх аудитів здійснює керуючий справами виконавчогокомітету.                

          3. Відповідальність за актуалізацію МП покладається на секретаря міської ради, представника керівництва.

4.    Скорочення:

 

 

ЗУ - Закон України

ПК – представник керівництва

ВРУ - Верховна Рада України

КМУ - Кабінет Міністрів України

ISO– міжнародна організація з стандартизації

СУЯ – система управління якістю

ДСТУ – державний стандарт України

НЯ - настанова з якості

МР - міська рада

ВО –виконавчі органи;

НПБ – нормативно-правовабаза;

 

ПЕСР - програма економічного і соціального розвитку

КС – кадрова служба

ОВ - організаційний  відділ;

ВЕП - відділ  економіки та прогнозування;

ЗВ - загальний  відділ;

СЮ – спеціаліст - юрисконсульт;

ЗМІ – засоби масової інформації.

ВА – внутрішній аудит

 


ІІ. Структура процесу

1. Поточний аналіз

Міська рада постійно проводить аналіз власної діяльності щодо досягнення установлених цілей та відповідності послуг, що надаються виконавчими органами міської ради, вимогам ДСТУ ISO 9001-2009, документації системи управління якістю міської ради.

Аналіз проводиться у формі періодичних заходів відповідно до табл. 2.1.

Таблиця 2.1

 

Заходи

Періодичність

Учасники

Голова заходу/

секретар

Форми рішень

Тематичні наради

у разі потреби

Відповідно до Регламенту  виконавчих органів МР, Порядку проведення нарад

Відповідно до Порядку проведення нарад

Протокол тематичної наради

Апаратні наради

один раз на тиждень

Відповідно до Регламенту виконавчих органів МР, Порядку проведення нарад

Відповідно до Порядку проведення нарад

Протокол апаратної наради

Засідання сесії

раз на квартал

Відповідно до Регламенту роботи  МР

Відповідно до Регламенту роботи  МР

Протокол сесії МР

Засідання виконкому

раз на квартал

Відповідно до Регламенту виконавчих органів

Відповідно до Регламенту виконавчих органів

Протокол засідання виконавчого комітету

Крім зазначених, у міський раді можуть проводитися інші заходи на різних рівнях у разі виникнення необхідності. У рамках зазначених заходів розглядаються наступні джерела інформації:

результати внутрішніх і зовнішніх аудитів СУЯ;

результати виконання міського бюджету;

інформації про виконання заходів ПСЕР;

результати  зворотного зв’язку із споживачами:

вимір задоволеності та очікувань споживачів;

звернення громадян: пропозицій, заяв, скарг

функціонування процесів і відповідності наданих адміністративних послуг;

стан запобіжних і коригувальних дій;

дії за результатами попереднього аналізування на  сесії Соледарської МР;

 

зміни, які можуть впливати на СУЯ:

зміни в політиці органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування;

зміни в місцевих демографічних даних;

зміни у законах і регламентах;

зміни в документації СУЯ;

рекомендації щодо поліпшення.

 

  Для кожного заходу (згідно табл. 2.1) відповідальний працівник завчасно сповіщає учасників про місце і час проведення заходу. В порядок денний кожного заходу включається контроль виконання рішень, прийнятих на попередніх заходах з даного питання.

  Протоколи проведених заходів є інформацією для аналізу результативності діючої СУЯ з боку керівництва МР відповідно до п.5.6 Настанови з якості.

У ході заходів аналізуються тенденції змін вимірюваних показників процесів (згідно з формою “Аналіз виконання процесу” додаток 6).

Якщо визначена одна з наступних ситуацій:

          невідповідність СУЯ вимогам стандарту ДСТУ ISO 9001-2009;

          невідповідність послуг, що надаються, установленим вимогам;

          скарги споживачів,-

то вивчаються причини їх виникнення (аналіз відбувається або безпосередньо в процесі обговорення, або за відповідним дорученням).

Невідповідності можуть виявлятися:

при проведенні внутрішніх аудитів - фіксуються у Листі реєстрації невідповідностей (додаток 5);

в процесі поточного аналізу діяльності виконавчих органів МР - фіксуються  в Протоколі невідповідності послуги (додаток 7).

Після визначення причин виникнення дійсних і потенційних невідповідностей, учасники заходу приймають рішення про доцільність проведення коригувальних і запобіжних дій. Вибір відповідних дій здійснюється або безпосередньо в рамках заходу, або міським головою даються відповідні доручення керівникам ВО.

 

         Одним з результатів дій та заходів можуть бути розпорядження міського голови про розроблення та внесення змін до внутрішніх нормативних документів:                                                                                                                                регламентів, настанов,  методик, положень, інструкцій тощо.

 

Крім визначення коригувальних і запобіжних дій, кожен учасник заходу може надати пропозиції, спрямовані на удосконалення діяльності виконавчих органів МР.

 

Порядок прийняття коригувальних дій наведений в п 2.3 поточної методики.

 

Керівник виконавчого органу, у якому виявлена невідповідність, аналізує отриману інформацію і за результатами аналізу управляє невідповідними послугами згідно з п. 2.2 поточної методики.

При недостатності необхідної інформації може бути проведений повторний внутрішній аудит відповідного виконавчого органу з акцентуванням уваги на виявлених в ході попередньої перевірки невідповідностях. Керівник ВО за результатами аудиту визначає конкретні причини появи невідповідностей та розробляє коригувальні дії.

2. Управління невідповідними послугами

Невідповідною послугою є послуга виконавчих органів МР, що не відповідає параметрам (критеріям), визначеним в нормативно-правових регламентах процесів: актах, інструкціях, методиках, регламентних картках.

Інформація про невідповідність послуги може бути отримана з наступних джерел:

результатів поточного аналізу діяльності з боку керівництва ;

інформації, яка надійшла  з облдержадміністрації;

скарг споживачів, звернень депутатів, громадян;

інших джерел інформації.

Інформація про невідповідність послуги, що надійшла з будь-якого джерела, передається керівнику ВО, що відповідає за надання цієї послуги. У разі потреби він перевіряє достовірність цієї інформації, уточнює її масштаб.

Керівник ВО заповнює першу частину Протоколу реєстрації невідповідності (форма Додаток 7). Наводячи опис невідповідності, він максимально точно вказує її масштаб, на яких саме споживачів розповсюджена ця невідповідність. Після цього він визначає можливість оперативного усунення невідповідності і робить відповідну позначку в Протоколі.

Якщо усунення невідповідності можливе, він заповнює розділ „Коригування” Протоколу, вказуючи дії з коригування, відповідальних виконавців та терміни виконання.

У подальшому керівник ВО контролює усунення невідповідності та робить відповідні позначки у Протоколі.

Якщо невідповідність не може бути оперативно усунена в рамках повноважень керівника ВО, відповідна інформація передається для прийняття рішення курируючому заступнику міського голови або міському голові, який приймає рішення та робить позначку у Протоколі.

Причини невідповідності та коригувальні дії в Протоколі заповнює особа, яка визначає можливість усунення невідповідності.

Після прийняття рішення щодо усунення невідповідності відповідальна особа приймає рішення про необхідність інформування споживачів та засоби  такого інформування.

Це може бути:

інформування про факт невідповідності;

пояснення причин та можливостей усунення;

вибачення перед споживачами;

запропоновані компенсаційні заходи, тощо.

Якщо усунення невідповідності неможливе, інформування споживачів є обов’язковим.

Інформування може поширюватися як на конкретних споживачів, які отримали послугу з встановленими невідповідностями, так і на усі категорії споживачів послуг виконавчих органів МР. У подальшому курируючий заступник міського голови контролює інформування споживачів та робить відповідні позначки у Протоколі.

3. Коригувальні дії

Управління коригувальними діями складається з чотирьох етапів:

1-й етап - виявлення невідповідностей;

2-й етап - виявлення причин виникнення невідповідностей та їх аналіз;

3-й етап - визначення і реалізація коригувальних  дій;

4-й етап – перевірка результативності коригувальних дій.

Відповідальна особа: керівник ВО або курируючий заступник міського голови (залежно від розподілу обов’язків) аналізує причини виникнення невідповідності та визначає коригувальні дії, спрямовані на усунення цих причин.

Якщо прийняття коригувальних дій виходить за межі повноважень заступника міського голови, він виносить відповідну інформацію на один з планових заходів, ініціює проведення позапланового заходу по визначенню і виконанню відповідних коригувальних дій (див. табл. 3.1).

При цьому в Протоколі дається посилання на відповідні пункти протоколів цих нарад.

Учасники заходу на основі повної інформації та проведення аналізу причин невідповідностей планують короткострокові та довгострокові коригувальні дії, що фіксується у відповідних протоколах.

Відповідальні за виконання коригувальних дій доповідають про їхнє виконання в рамках відповідних заходів (табл. 2.1) в установлені терміни.

Результативність коригувальних дій оцінюють при проведенні наступного внутрішнього аудиту, а також результативність оцінюють особи,  відповідальні за процеси.

У випадку наявності систематичного повторення невідповідностей плануються запобіжні дії (п. 2.4).

4. Запобіжні дії

Управління запобіжними діями складається з п'яти етапів:

1-й етап - виявлення потенційних невідповідностей;

2-й етап - виявлення можливих  причин виникнення  потенційних невідповідностей та їх аналіз;

3-й етап - оцінка потреби в запобіжних діях;

4-й етап - визначення і реалізація запобіжних дій;

5-й етап - перевірка  результативності запобіжних дій.

Джерела інформації, перелічені у п.2.2, також можуть використовуватися для визначення  потенційних невідповідностей і відповідних запобіжних дій.

Міський голова, секретар міської ради,  заступники міського голови, керуючий справами виконкому (залежно від розподілу обов’язків)  виносить питання про потенційну невідповідність на один з планових заходів, або ініціює проведення позапланового заходу (табл. 2.1) для аналізу необхідності розробки запобіжних дій. По кожній потенційній невідповідності учасники заходу проводять аналіз можливих причин її виникнення. Причини розподіляються по ступені важливості і вибираються ті, котрі є найбільш вірогідними і можуть критично вплинути на якість процесу і/або послуги, а також визначаються можливі рішення по усуненню цих причин.

Прийняті запобіжні дії відображають у протоколі, при цьому вказується термін і відповідальні за їхнє виконання.

 


Малюнок 2.1. Блок-схема процесу „Моніторинг діяльності та удосконалення”

 

 

       
 
 
   
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                 ні


5. Внутрішній аудит

      У виконавчих органах МР регулярно (не рідше одного разу на рік) відповідно до вимог п. 8.2.2 ДСТУ ISO 9001:2009 проводяться аудити функціонування СУЯ.

Проведення внутрішнього аудиту забезпечує отримання інформації, що є основою для прийняття заходів для постійного вдосконалення та покращення результатів діяльності. Блок-схема діяльності «Внутрішній аудит» приведена на мал. 2.2.

          Принципи проведення аудиту:

          конфіденційність;

          неупередженість;

          професіоналізм;

          незалежність;

          чесність;

          добросовісність викладу фактів;

          підхід на основі фактів.

   Дотримання зазначених принципів є передумовою для отримання надійних і об’єктивних висновків за результатами аудиту.

          Програма внутрішнього аудиту

   Програма ВА повинна охоплювати всю діяльність, необхідну для планування і організації типів та кількості аудитів, для забезпечення їх ресурсами.

   Процедури програми внутрішнього аудиту повинні охоплювати наступне:

          планування та складання графіків ВА (додатки 1,2,4);

          забезпечення компетентності аудиторів, керівників груп з аудиту;

          вибір відповідних груп з аудиту та розподіл обов’язків і відповідальності;

          проведення повторних аудитів у разі необхідності;

          моніторинг виконання програми аудиту та її результативності;

          звіт керівництву про результати програми аудиту (додаток 3).

 

    Виконання програми ВА повинно відстежуватися та з відповідною періодичністю аналізуватися для оцінки досягнення цілей і ідентифікації можливостей покращення діяльності. 

          Процес управління програмою аудиту відображено на мал. 2.3.

          Відповідальність і обов‘язки головного аудитора, аудиторів і керівників виконавчих органів наведені в додатку 8.

          Реєстр внутрішніх аудиторів наведений в додатку 9.

          Вимоги по кваліфікації аудиторів наведені в додатку 10.


 

 

 

Малюнок 2.2  Блок-схема діяльності «Внутрішній аудит»

 

 

 

 
 

 

 

 


Малюнок 2.3. Алгоритм  “Управлінняпрограмоюаудиту”

 

 

 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІІ. Моніторинг параметрів процесу

 

          Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена в
 таблиці 3.1.

 

Таблиця 3.1.

 

Параметр

Відповідальний за вимір

 

Частота вимірів

Форма реєстрації

Рівень аналізу

Коригувальні та запобіжні дії, виконані у встановлений термін

 

Керівники ВО

Один раз на квартал

Аналітична довідка

Курируючий напрямок діяльності заступник міського голови

Кількість скарг споживачів, за якими були розроблені коригувальні дії

 

Керівники ВО

Один раз на квартал

Звіт

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови

Відсоток рішень, розпоряджень, доручень, виконаних у встановлений термін

 

Загальний та організаційний відділи

Один раз на півріччя

Аналітична довідка

Представник керівництва

Кількість усунутих невідповідностей  за результатами внутрішніх  аудитів

Керівники ВО

Один раз на півріччя

Звіт

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови.

Представник керівництва

Кількість виконаних/невиконаних заходів, передбачених поточними планами

 

Виконавці процесів

  один раз на квартал

Звіт про виконання планів роботи

Курируючий напрямок діяльності заст. міського голови.

Представник керівництва

 


ІУ. Нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу

 

          Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу наведено в таблиці 4.1.

 

 

Таблиця 4.1.

 

Тип документа

Рівень затвердження

Місце зберігання контрольних екземплярів

НПБ з питань ОМС

ВРУ, Президент України

КМУ

ЗВ

НПБ з питань бюджету

ВРУ, Президент України

КМУ, сесія МР

ВБОЗ

Настанова з якості

МП «Керування документацією»

МП «Моніторинг діяльності та удосконалення»

 

 

Рішення виконкому

 

ЗВ

Регламент роботи міської ради

МР

ОВ

Регламент виконавчих органів

Виконком

ЗВ

Положення про виконавчі органи

 МР

КС

Посадові інструкції

   Міськийголова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому(згідно з розподілом обов»язків)

КС

 

 

 

У. Записи за результатами процесу

 

          Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесу, наведена в таблиці 5.1.

 

Таблиця 5.1.

 

Запис

Відповідальний за заповнення

Місце зберігання

Термін зберігання (рік)

в підрозділі

в архіві

Матеріали щодо аналізу виконання процесу надання послуг

Керівник ВО

Відповідальний ВО

3

-

Пропозиції щодо проведення наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

-

Матеріали до наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

-

Протокол наради

Ініціатор, відповідно до компетенції

У відділі ініціатора

3

5 років

Графік проведення аудитів

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Програма внутрішнього аудиту

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Опитувальні листи

Головний аудитор

ЗВ

1

-

Підсумкові звіти про внутрішні аудити

Головний аудитор

ЗВ

3

-

Протокол реєстрації невідповідності

Аудитор, керівник виконавчого органу

ЗВ

3

-

План заходів по проведенню коригувальних та запобіжних дій

Керівники виконавчих органів, аудитори

ЗВ

3

-

Звіт про функціонування СУЯ

Представник керівництва з питань якості

ЗВ

3

-

 

 

 

УІ. Умовні позначення

 

 

 

 

Секретар міської ради                                                               С.М.Редченко

 

Керуючий справами виконавчого

комітету                                                                                     А.М.Башкірова

 

 

                                                                                                        Додаток 1

                                                                                                        (до пункту 5)

 

 

Графік проведення внутрішніх аудитів

на період з _________ по _____ 20_ року

 

 

 

 
 

місяць

 

 


Підрозділ.

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

 

Х

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Х

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         

Х   - планована перевірка

Х   - відмітка про виконання

   - позапланова перевірка

Примітка: Позапланові перевірки вносяться до вільних граф графіка з вказівкою дати і причини проведення в нижче приведенійтаблиці:

Дата перевірки

Підрозділ

Причина перевірки

 

Розробив

Представник керівництва з     питань якості        _____________

 


                                                                               Додаток 2

                                                                                     

 

                                                                                                 (до пункту 5)

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

_______ 2012 №____

 

 Програма внутрішнього аудиту

 

 

 

Підстава перевірки : розпорядження від _________ №__________

Структурний підрозділ ____________________________

Ціль перевірки ___________________________________

__________________________________________________

Критерії перевірки:_______________________________

___________________________________________________________

Дата перевірки ___________________________________

 

Аудиторська група:

 

головний  аудитор_______________________   

 

 аудитори:______________________

  _______________________

  _______________________

                                   (П.І.Б)

                                                  

 

 

 

 

Дата/

час

Місце

 проведення перевірки

Учасники:

аудитори

від відділу

посада

П.І.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


                                                     Додаток 3

                                                                                                                   (до пункту 5)

 

Внутрішній Аудит 

Підсумковий звіт

  №Звіту

 

 

Дата Аудиту:

 

 

Аудитори:

Стандарт Аудиту:

Перевірені процеси \ підрозділи \ види діяльності

 

 

 

 

Виявлені невідповідності

Попередня нарада

 

 

 

 

 

 

Присутні

Заключна нарада

Підсумковий опис спостережень аудиту

 

 

 

 

 

 

 

Висновки /Зауваження

ціль перевірки досягнута ( не досягнута): ______________________________________________________

пояснення (при необхідності) _____________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

діяльність  підрозділу, що перевіряється, ___________________________________________.

                                                                                                                                                  задовольняє (не задовольняє) 

корегувальні   дії ________________________________________________________________

                                                           (лист реєстрації  невідповідностей, протокол наради)

Протоколи реєстрації  невідповідностей №№_________________________________________

необхідність повторної перевірки   так/ні  

 

 

Розсилка

Додатки

Підпис головного аудитора


Додаток 4

 

                                                                                                                       (до пункту 5)

 

 

Опитувальний лист

Номер Посилання

Міська Рада 

м.

 

Підрозділ

Дата

Стандарт Аудиту

ДСТУ ISO 9001: 2009

Представник підрозділу, що перевіряється

Аудитор

Номер

Питання

Параграф Стандарту

Спостереження аудиту

Відмітки про

невідповідності

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

Додаток 5

                                                                                                                       (до пункту 1)

 

Протокол реєстрації  невідповідності

Міська Рада

м.

№ Звіту

 

 

Підрозділ

 

Дата

 

Аудитор:

 

Представник підрозділу.

 

 

Стандарт Аудиту

ДСТУISO 9001: 2009

Параграф Стандарту

 

 

Спостереження в ході аудиту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підпис представника підрозділу, що перевіряється

 

Дата

Корегувальні /запобіжнідії

 

 

 

 

 

 

Підпис керівника підрозділу, що перевіряється

 

Завершити до (дата):

Зроблені дії

 

 

 

 

 

Підпис керівника підрозділу, що перевіряється

 

Дата

Дія закрита (дата):

 

Підпис Аудитора

 

Дата

           

 

Додаток 6

                                                                                                                 (до пункту 1)

 

АНАЛІЗ ВИКОНАННЯ ПРОЦЕСУ

 

___________________________________________ за __________20 __р.

                              (найменування процесу)                                                      (звітний період)

           

 

                                              

№ п/п

Показник

План

Факт за попередній звітний період

Факт за даний звітний період

Відповідальний за виконання

Причини відхилення

Пропозиції, щодо усунення причин відхилення

Примітки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Відповідальний за процес                                                                                                        П.І.Б.

 


Додаток 7

(до пункту 1)

ПРОТОКОЛ РЕЄСТРАЦІЇ

НЕВІДПОВІДНОЇ ПОСЛУГИ № _____

Дата _____________

Структурний підрозділ:

_________________________________________________________________________

Послуга та критерій якості послуги (відповідно до інформаційній карти процесу):

_________________________________________________________________________

Джерело інформації:

_________________________________________________________________________

Споживач:

_________________________________________________________________________

Опис невідповідності:

_________________________________________________________________________

 

Причини невідповідності:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

Можливість оперативного виправлення:

 

ТАК

НІ

Поза компетентністю

Керівник структурного підрозділу

 

 

 

Заступник міського голови

 

 

 

Міський голова

 

 

 

Коригування:

Дія

Відповідальний

Термін виконання

Відмітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Необхідність інформування споживачів:

ТАК

НІ

Дії з інформування:

Дія

Відповідальний

Термін виконання

Відмітка

 

 

 

 

Коригувальні дії:

Нарада

Дата/№ протоколу

№ пункту

 

 

 

 

 

                                                                                                                                      Додаток 8

                                                                                                          (до пункту 5)

 

Обов’язки і  повноваження
головного аудитора, аудиторів і керівників структурних підрозділ
ів

 

Обов’язки і  повноваження головного аудитора

 

Головний аудитор несе всю повноту відповідальності за проведення всіх етапів аудиту. Він має навички і досвід керівництва і має повноваження прийняття остаточного рішення відносно аудиту і зроблених під час нього спостережень.

В обов‘язки головного аудитора також входять:

підготовка графіка внутрішніх аудитів;

·       складання програми внутрішньої перевірки  і організація роботи групи аудиторів;

·       роз'яснення об'єкту і цілей перевірки керівництву підрозділу, що перевіряється;

·       керівництво аудиторами в ході перевірки;

·       дозвіл розбіжностей на своєму рівні і представлення невирішених

суперечливих питань представникові керівництва з питань якості;

·       складання  «Звіту про невідповідності» і «Підсумкового звіту» про результати внутрішньої перевірки;

·       контроль впровадження корегувальних /запобіжнихдій і перевірка їх результативності;

·       проведення вступних і завершальних зборів за результатами перевірки;

·       зберігання і ведення документації по перевірці до передачі в ЗВ.

Повноваження:

·       отримувати всю необхідну інформацію при проведенні перевірки;

·       ухвалювати рішення необхідні для здійснення перевірки;

·       приймати рішення при оцінці результатів перевірки;

·       контролювати впровадження корегувальних /запобіжнихдій;

·       проводити додаткову перевірку результативності  упроваджених корегувальних /запобіжнихдій.

 

Відповідальність і обов’язки аудиторів

 

Внутрішні аудитори несуть відповідальність за:

·     дотримання вимог до проведення аудиту якості з наданням необхідних пояснень;

·     розподіл, ефективне і результативне виконання обов‘язків;

·     документування спостережень;

·     повідомлення про результати аудиту;

·     перевірку ефективності коригувальних дій, здійснених за результатами аудиту якості;

·     відповідне збереження документів, які стосуються аудиту якості;

·     видачу документів;

·     забезпечення конфіденційності документів;

·     співпрацю з головним аудитором і надання йому необхідної допомоги.

Внутрішні аудитори зобов’язані:

·     дотримуватись встановлених рамок проведення аудиту;

·     бути об’єктивними;

·     збирати та аналізувати докази, необхідні і достатні для формування висновків по відношенню до СУЯ, що перевіряється;

·     не випускати з поля зору ніяких виявлених фактів, здатних вплинути на результати аудиту;

·     в своїх діях завжди дотримуватись норм етики.

 

Відповідальність і обов’язки керівників виконавчих органів

 

Керівництво виконавчих органів зобов’язане:

·     повідомити учасникам про цілі і обсяги аудиту якості;

·     призначити відповідальних осіб для супроводу членів аудиторської групи;

·     забезпечити аудиторську групу всіма засобами, необхідними для ефективного і результативного проведення аудиту;

·     на запит аудиторів надавати їм доступ до необхідної інфраструктури підрозділу і документів;

·     співпрацювати з аудиторами, сприяти вирішенню завдань з аудиту якості;

·     розробити коригувальні дії на базі звіту по аудиту і усунути зауваження.

 

 

                                                                                                                                                                                   Додаток 9

                                                                                                                  (до пункту 5)

 

Реєстр внутрішніх аудиторів

 

 п/п

П.І.Б.

Посада

Підрозділ

Підстава

1

2

3

4

5

1.

Башкірова Алла Миколаївна

керуючий справами виконавчого комітету

 

апарат

Сертифікат

№ 06\08-287

 від 23.03.2012

2.

Нікітіна Марина Сергіївна

спеціаліст-юрисконсульт

Апарат

 

 

Сертифікат

 № 06\08-289від 23.03.2012

3.

Сафарова Галина Миколаївна

спеціаліст

загальний відділ

 

 

Сертифікат

№ 06\08-292

від 23.03.2012

4.

Черноусова Тетяна Сергіївна

начальник

загальний відділ

 

 

Сертифікат

№ 06\08-293

від 23.03.2012

5.

Чуйко Оксана Георгіївна

начальник

відділ з управління комунальною власністю

Сертифікат

 № 06\08-294

 від 23.03.2012

 

 


                                                                                                                     Додаток 10

                                                                                                    (до пункту 5)

 

 

Вимоги до кваліфікації, досвіду і особистих якостей аудиторів

                Кваліфікація (знання):

          наявність вищої освіти;

 знання основоположних нормативних документів, зокрема  ДСТУ ISO 9001, законодавчих вимог;

знання документації СУЯ;

знання принципів, методів і організації проведення перевірок  по ДСТУ ISO 19011.

     Досвід:

досвід роботи в МР не менш 1 року;

уміння працювати з документами.

Особисті якості:

уміння слухати, комунікабельність;

об'єктивність і реалістичність;

аналітичне мислення;

цілеспрямованість;

уміння висловлювати свої думки;

тактовна і лояльна поведінка;

дотримання конфіденційності.

   

                                                                                                      Додаток 7   

                                                                                                      до НЯ           

                                                                                                   (  пункт 4.2.2)

                                       Перелік   адміністративних  послуг,

           що надаються виконавчими  органами Соледарської  міської  ради  

 

Ідентифі-каційний

картки

Назва послуги

 

Відділ з управління комунальною власністю

 

1

Надання довідки про перебування  (неперебування) на квартирному обліку при  Соледарській міській раді

6

Взяття на облік громадян(ина), які(ий) потребують(є) поліпшення житлових умов при  Соледарській  міській раді

7

Зняття громадян (ина) з обліку громадян,які (ий) потребують (є)  полі-пшення житлових умов   при  Соледарській  міській раді 

8

Внесення змін до облікових (ої) справ (и)громадян(ина)

9

Надання дозволу громадянам(ину) на зміну договору найму на житлові(е) приміщення в м. Соледарі

10

Надання житлових (ого) приміщень(ня)громадянам (ину) в м. Соледарі

11

Включення (виключення) квартир до (з) числа службових

12

Затвердження спільних рішень адміністрацій та профспілок щодо заселення  службового житлового приміщення у м. Соледарі

13

Надання дозволу громадянам на обмін житлових приміщень

14

Надання дозволу на бронювання житлового приміщення

 

Відділ бухгалтерського обліку та звітності

 

2

Видача довідки з архіву про заробітну плату для обчислення пенсії

19

Видача  довідки  з архіву про підтвердження трудового стажу

20

Видача довідки про заробітну плату для отримання кредиту

21

Видача довідки про доходи

22

Видачадовідки про середню заробітну плату (дохід) (для розрахунку виплат на випадок безробіття)

 

Відділ архітектури та містобудування

 

3

Видача ордера на видалення зелених насаджень

4

Внесення змін в існуючу нумерацію у забудові м.Соледара і присвоєння окремого поштового номера об»єкту нерухомого майна 

50

Надання висновку про  погодження проекту землеустрою щодо відведення земельної ділянки 

51

Надання дозволу на розміщеннязовнішньої  реклами

52

Затвердження акта  міської комісії виконавчого комітету по обстеженню зелених насаджень, що підлягають видаленню

53

Надання згоди на розробку  містобудівної документації та збір вихідних даних  на проектування  для переведення житлового приміщення в нежитлове

54

Надання згоди на розробку містобудівної документації щодо будівництва (реконст-рукції, реставрації капітального ремонту, технічного переобладнання) житлових будинків, квартир, вбудованих  та прибу-дованих приміщень, мансард, господарських споруд та інше

55

Надання згоди на розробку містобудівної документації та збір вихідних даних на проектування для будівництва (реконструкції, реставрації капітального ремонту, технічного переобладнання) об’єктів цивільного та промислового призначення

56

Видача  паспорту прив’язки тимчасової споруди (ТС) для провадження підприємницької діяльності

57

Видача  будівельного паспорта забудови земельної ділянки

58

Видачамістобудівних умов та обмеженьзабудови земельних ділянок (МУОЗ)

59

Затвердження акта міської міжвідомчої комісії по обстеженню технічного стану об’єктів  житлового та соціально-культурного призначення

 

Відділ торгівлі , громадського харчування ,побутових та платних послуг

 

5

Видача листа-погодження режиму роботи об»єктів торгівлі, ресторанного господарства та побутового обслуговування населення, розташованих на території м.Соледара

 

Відділ комунального господарства

 

15

Надання дозволу громадянину (нам) на виконання проектних робіт по встановленню газової колонки в квартирі багатоповерхового житлового будинку

16

Надання дозволу громадянину (нам) на підключення садибної ділянки  до міського водопроводу

17

Видача дозволу  на проведення земляних робіт на території м.Соледар

18

Надання дозволу на експлуатацію об»єктів поводження з небезпечними  відходами

Організаційний відділ

 

23

Видача копії рішення Соледарської міської ради

 

Загальний відділ

 

24

Видача копії рішень виконкому або розпоряджень міського голови 

25

Видача довідки про склад сім’ї з  місця проживання

26

 Видача  довідки про  склад сім»ї  або зареєстрованих у житловому приміщенні / будинку/ осіб

 

Служба у справах дітей

27

Надання дозволугромадянину(ці)  вчинити купівлю – продаж (міну, дарування, прийняття в дар) житла/майна (квартири, будинку, їх частини, інш.), що належить на праві приватної власності (користування) малолітній (неповнолітній) дитині

28

Надання дозволу громадянину(ці) вчинити купівлю – продаж ( дарування, прийняття в дар) житла/майна (квартири, будинку, їх частини, інш.)

29

Надання дозволу громадянину(ці)на укладання договору про припинення права на аліменти, у зв'язку з передачею права власності на житло малолітній (неповнолітній) дитині

30

Визначення місця проживання малолітньої (неповнолітньої) дитини

31

Встановлення порядку побачення  з мало-літньою(неповнолітньою) дитиною з одним із батьків, який проживає окремо від дитини

32

Призначеннягромадянина(ки)опікуном /піклувальника/ над малолітньою (неповнолітньою) дитиною

 

Відділ земельних ресурсів

 

33

Видача довідки про право фізичної особи на отримання доходу від податкового агента без утримання податку

34

Затвердження  проекту (технічної документації) землеустрою щодо відведення земельної(их) ділянки(ок) у м.Соледарі

35

Затвердження  технічної документації  із землеустрою щодо встановлення меж земельної ділянки в натурі (на місцевості) у м.Соледарі

36

Затвердження технічної документації із землеустрою щодо  поділу або об’єднанню земельних ділянок у м.Соледарі

37

Надання дозволу на розробку проекту (технічної документації)  землеустрою щодо відведення  земельної(их) ділянки(ок) у м.Соледарі

38

Надання дозволу на розробку технічної документації із землеустрою щодо встановлення меж земельної ділянки в натурі (на місцевості) у м.Соледарі

39

Надання дозволу на розробку технічної документації із землеустрою щодо поділу чи об’єднанню земельних ділянок у м.Соледарі

40

Припинення оренди земельної ділянки(частини)   у м. Соледарі

41

Припинення права постійного користування земельною ділянкою (частини) у м.Соледарі

42

Подовження дії договору оренди земельної ділянки у м. Соледарі

43

Внесення змін до рішень міської ради щодо земельних відносин

 

Спеціаліст з державної реєстрації актів цивільного стану

 

44

Реєстрація  народження

45

Реєстрація  смерті

46

Реєстрація  шлюбу

47

Видачадовідки на отримання допомоги на поховання

48

Видачадовідки на отримання допомоги у зв’язку з народженням дитини

49

Видачадовідки на отримання допомоги у зв’язку з народженням дитини матері-одиначки, яка не перебуває в шлюбі

 

 

 

   

Яндекс.Метрика