Пошук  

   

Рубрики  

   

Рекомендуємо відвідати  

       У 2012 році в міській раді
         запроваджено систему
           управління якістю

   

Увійти/Вийти  

   

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення  міської ради

23.02.2017 №7/3-90     

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ  Соледарської міської ради

І. Загальні положення

   1. Загальний відділ  Соледарської міської ради (далі – відділ ) утворюється рішенням Соледарської міської ради відповідно  до  Закону України “ Про місцеве самоврядування у Україні ”. Відділ є виконавчим органом міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету міської ради, міському голові та безпосередньо за розподілом обов’язків керуючому справами виконкому.

  2. Головною метою відділу є задоволення потреб територіальної громади  через надання якісних і доступних послуг громадянам та юридичним особам.

   3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України , законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції»,  «Про звернення громадян», актами Президента України , Кабінету Міністрів України; Інструкцією з діловодства Соледарської міської ради та її виконавчих органів; регламентами Соледарської міської ради та її виконавчих органів, рішеннями Соледарської міської ради  та Артемівської районної  адміністрації  і їх виконавчих комітетів, розпорядженнями Соледарського міського голови,  цим Положенням та іншими нормативно - правовими актами , що регламентують діяльність у межах наданих повноважень.

  4. Положення про відділ , яким регулюється  його організаційно-правовий статус,  штатна чисельність відділу затверджуються рішенням Соледарської міської ради; структура та фонд оплати праці відділу затверджується розпорядженням міського голови.

     5. Загальна чисельність відділу становить – 8,5 шт. одиниць:

- начальник відділу   - 1 шт. од.

- головний спеціаліст  - 1 шт. од.

- спеціаліст І категорії з протокольної роботи – 1 шт.од.

- спеціаліст ІІ категорії по роботі зі зверненнями громадян – 1 шт. од.

- секретар керівника – 1 шт. од.

- водій автотранспортного засобу – 1шт. од.

- кур’єр  - 1 шт. од.

- прибиральник службових приміщень - 1,5 шт. од.

  6. Працівники відділу призначаються на посаду і звільняються з посади за розпорядженням міського голови в установленому законодавством порядку.

    7.  Посадові інструкції працівників відділу, у тому числі начальника, розробляються начальником відділу та затверджуються за розподілом обов’язків керуючим справами виконкому.

   8. Відділ правами юридичної особи не володіє. Має круглу печатку відділу, не має свого бланку. Для листування з органами державної влади, органів місцевого самоврядування, організаціями, установами, підприємствами , громадянами тощо використовується бланк Соледарської міської ради; для скріплення підпису посадових осіб відділу використовується кругла печатка загального відділу або гербова печатка Соледарської міської ради в залежності від статусу документа.

    9. Ліквідація та реорганізація відділу здійснюється на підставі рішення Соледарської  міської ради .

    10. Повне найменування відділу: загальний відділ   Соледарської міської ради.

    11. Юридична адреса відділу: 84545, Україна, Донецька область, Бахмутський район,  м. Соледар, вул. Паркова, 3А.

    Тел. 44-30-35,  адреса електронної пошти zagalnuy@solerada. gov.ua

ІІ. Основні завдання відділу

   12. Встановлення  єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами  із  застосуванням  сучасних  автоматизованих систем,   методичне   керівництво   і   контроль   за  дотриманням установленого  порядку  роботи   з   документами   у виконавчих органах міської ради.

   13. Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів як вищих органів, так і власних рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, доручень керівництва.

   14. Організація роботи зі зверненнями .

   15. Організація роботи з архівними документами.

   16. Здійснення моніторингу та оперативного контролю за станом вимог по роботі із зверненнями громадян та організації діловодної роботи у виконавчих органах міської ради, підприємствах комунальної власності.

   17. Забезпечення збереження  майна та утримання у належному технічномутасанітарному стані службових приміщень та прилеглої території.

ІІІ. Функції  відділу

   18. Надання адміністративних послуг щодо:

- видачі довідок про склад сім’ї з  місця проживання;

- видачі довідок про склад сім’ї або зареєстрованих у житловому приміщенні /будинку/ осіб;

- видачі копій рішень виконкому Соледарської міської ради та розпоряджень міського голови.    

   19. Розробка інструкції з діловодства виконавчих органів міської ради.

   20.Складання та оформлення  зведеної номенклатури справ виконавчих органів міської ради.

   21.Організація:

- особистого прийому громадян як у міській раді, так і за місцем їх проживання: виїзні прийоми, „Телефон довіри”, „Прямі лінії”, „День контролю” тощо;

- роботи з розгляду звернень, заяв , скарг, пропозицій; узагальнення та аналізу стану цієї роботи у виконавчих органах міської ради та на комунальних підприємствах;  

- проведення засідань виконкому, апаратних нарад і ведення протоколів;

- збереження  документаційного  фонду  міської ради  та користування ним.

   22. Реєстрація і облік вхідної та вихідної кореспонденції, звернень громадян, запитів, телефонограм, факсограм та здійснення контролю за її виконанням.

   23. Реєстрація, облік, систематизація, зберігання  протоколів апаратних нарад, засідань виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.

   24. Ведення :

- єдиної системи обліку документів, що містять публічну інформацію та знаходиться у володінні апарату міської ради;

- системи обліку запитів.

   25. Здійснення:

- підготовки проектів розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконкому з питань особистого прийому громадян, розгляду звернень  та з інших питань у  межах повноважень відділу;

- підготовки регуляторних актів та відстеження їх виконання;

- аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- своєчасного розміщення матеріалів з питань, що входять до повноважень відділу, на інформаційному стенді чи офіційному веб-сайті Соледарської міської ради;

- контролю за виконанням організаційно-розпорядчих документів вищих державних органів , рішень  виконавчих комітетів Соледарської мыськоъ ради  і Артемівської районної  адміністрацї, розпоряджень Соледарського міського голови  і Артемівської районної адміністрації; за листуванням з органами державної влади та місцевого контролю за дотриманням виконавчими органами міської ради архівних вимог щодо розробки номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів; складання та оформлення  номенклатури справ міської ради;

- контролю за дотриманням виконавчими органами міської ради вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію;

- утримання у належному технічному, санітарному та протипожежному стані службових приміщень та прилеглої території; охорони службових приміщень та майна;

- належного утримання  державної та місцевої символіки а адміністративному будинку;

- схоронності документів та зберігання печатки, штампів відділу;

- господарського забезпечення проведень пленарних засідань виконкому міської ради, нарад та інших заходів;

- підготовки матеріалів на пленарні засідання міської ради, виконкому з питань, які входять до компетенції відділу.     .

   26. Засвідчення гербовою печаткою організаційно-розпорядчих документів, підписаних міським головою, або особою, яка його заміщує.

   27. Надання методичної допомоги в організації роботи з питань діловодства у виконавчих органах міської ради, комунальних підприємствах та організаціях міста відповідно до чинного законодавства.

    28. Висвітлення в ЗМІ інформаційно-аналітичних матеріалів з напрямків  роботи відділу.

    29.Ініціювання підвищення кваліфікації працівників міської ради з питань діловодства.

     30. Впровадження  та використання інформаційно -телекомунікаційної системи діловодства в міській раді.

   31. Проведення регулярних перевірок стану діловодства у виконавчих органах міської ради,  а  також  на  підприємствах комунальної власності.

    32.Складання статистичних звітів.

ІУ. Права відділу

    33. Відділ у межах компетенції має право:

підписувати, посвідчувати, узгоджувати, візувати  документи;

за дорученням керівництва міської ради представляти міську раду в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, правоохоронних органах,  установах та організаціях , на підприємствах,  ;

одержувати в установленому порядку від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій необхідну інформацію , а у разі потреби -   відповідні документи;

здійснювати перевірки  підприємств, установ та організацій ;

проводитив установленному порядку наради та інші заходи;

вносити на розгляд керівництва міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу;

брати участь у роботі сесій міської ради, засіданнях виконкому, нарадах та інших заходах, що проводяться міською радою та її виконавчими органами.

У. Організація роботи відділу

 

34. Робота відділу ведеться :

згідно з квартальними та місячними планами, що складаються на основі перспективних та квартальних планів роботи міської ради та її виконкому, доручень керівництва, функцій відділу;

згідно з номенклатурою справ відділу, інструкцією з ведення діловодства Соледарської міської ради та її виконавчих органів.

35. Відділ очолює начальник, який здійснює керівництво діяльністю відділом і виконує функції керування документацією, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та за забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами у відділі, згідно з посадовою інструкцією.

УІ. Взаємодія відділу

 

   36. При вирішенні питань у межах наданих повноважень взаємодіє з:

 1) керівництвом міської ради щодо отримання доручень та надання аналітичних\інформаційних матеріалів; підготовки проектів організаційно-розпорядчих документів;

 2)   виконавчими органами Соледарської міської ради:

- організаційним відділом щодо щомісячного планування роботи відділу, участі у сесіях міської ради, нарадах та інших заходах;

- кадровою службою щодо формування кадрового резерву, проведення щорічної оцінки, атестації, підвищення кваліфікації; декларування доходів ; оформлення відпусток, відряджень;

- відділом бухгалтерського обліку та звітності щодо матеріально-технічного забезпечення;

- юридичною службою  щодо погодження організаційно-розпорядчих документів та отримання правової допомоги при вирішенні завдань відділу;

 3) загальним відділом  Артемівської районної адміністрації щодо отримання методичної допомоги, обміну інформацією та відповідною документацією;

 4) іншими виконавчими органами міської ради щодо розгляду звернень громадян, запитів на публічну інформацію ; участі в особистому прийомі громадян міським головою, у засіданнях виконкому, нарадах та інших заходах; виконання контрольних документів; складання номенклатури справ, ведення діловодства та архівної справи;

 5) органами державної виконавчої влади , правоохоронними органами, підприємствами , організаціями та установами   щодо обміну інформацією та відповідною документацією в процесі виконання завдань відділу та доручень керівництва Соледарської міської ради.

УІІ. Відповідальність відділу

   37. Працівники відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих їм прав, порушення норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

 

 

Начальник загального відділу                                                                                           Т.С.Черноусова      

Секретар міської ради                                                                                                         С.М.Редченко 

 

 

   

Яндекс.Метрика